Vorauszahlungen für Betriebskosten, Heizkosten und Umsatzmieten stellen in technischer Hinsicht debitorische Anzahlungen dar und werden als solche im Controlling fortgeschreiben. Um die Fortschreibung sicherzustellen, ist jedem Sonderhauptbuchkonto eine Erlösart für die Anzahlungsfortschreibung zuzuordnen.
Hierzu gehen Sie wie folgt vor:
Legen Sie zu jedem Sonderhauptbuchkonto, das für die Anzahlungsvorgänge benutzt werden soll, ein paralleles Sachkonto an:
Beispiel:
Sonderhauptbuchvorgang Sonderhauptbuchkonto paralleles Sachkonto
J VZ-Anforderung 196900 841100
K Betriebskosten 196910 841110
U Umsatzmiete 196920 841120
C Barkaution 196930 841130
Diese Sachkonten sind als GuV-Konten (Erfolgskontentyp) anzulegen.
Auswirkung dieses Vorgehens:
Die Sollstellung schreibt in der Finanzbuchhaltung die Konten 196900-196930 (im Beispiel) fort, die die Sonderhauptbuchkonten zu den benutzten Sonderhauptbuchvorgängen darstellen.
Die Konten 841100-841130 werden in der Finanzbuchhaltung (!) nicht bebucht, zeigen also nach der Sollstellung keine Salden. Sie werden ausschließlich benutzt, um im Controlling die Anzahlungen fortzuschreiben.
Ist keine Erlösart in der Tabelle "Konten für die Fortschreibung der Anzahlungen Immobilien" eingetragen, wird die Erlösart für debitorische Anzahlungen, die abhängig vom Kostenrechnungskreis gepflegt werden kann, verwendet "Default-Kostenarten für Anzahlungsfortschreibung". Bitte beachten Sie, daß diese Defaultkostenart nicht zwischen J- und K-Buchungen unterscheidet, so daß sich die Soll- und die Habenbuchung saldieren.
Achtung: Auch wenn diese Defaultkostenart nicht benötigt wird, muß sie gepflegt sein, da die Sollstellung sonst mit einer Fehlermeldung abbricht.