Die Vorselektion der betroffenen Artikelstammsätze hängt davon ab, ob es sich bei dem Lieferanten um einen externen Lieferanten oder ein Verteilzentrum handelt.

• Vorselektion externer Lieferant

• Vorselektion Verteilzentrum

Für alle in der Vorselektion ermittelten Artikelstammsätze werden außerdem folgende Prüfungen durchgeführt:

• Der Satz muß Dispositionsstatus haben.
• Für den dem Artikelstammsatz zugrundeliegenden Betrieb darf nur eine Einkaufsorganisation zuständig sein. Es muß sich dabei um die Einkaufsorganisation handeln, die die geänderte Datenhaltungsebene charakterisiert.
• Die Datenhaltungsebene, auf die der Artikelstammsatz durchfällt, muß ermittelt werden (s.u.).
• Prüfung des Lieferbetriebs, wenn es sich bei dem Lieferanten um ein Verteilzentrum handelt. Damit wird festgestellt, ob der Betrieb, der dem Artikelstammsatz zugrundeliegt, auch wirklich von dem Verteilzentrum beliefert wird.
• Prüfung des Bezugsquellenschlüssels. Ein Artikelstammsatz wird nur dann angefaßt, wenn der erste Eintrag für seinen Bezugsquellenschlüssel eine Beschaffungsart enthält, die zu dem betroffenen Lieferanten paßt. Wenn es sich bei dem Lieferanten etwa um einen externen Lieferanten handelt und der Bezugsquellenschlüssel für den Artikelstammsatz aussagt, daß eine Umlagerung vor Fremdbeschaffung durchzuführen ist, dann wird der Artikelstammsatz nicht weiter betrachtet.
• Prüfung des Beschaffungskennzeichens bei externen Lieferanten. Der Artikelstammsatz wird nur dann weiterbetrachtet, wenn das Beschaffungskennzeichen auf Fremdbeschaffung hinweist.

Bei der Verarbeitung eines Artikelstammsatzes wird unterschieden, ob das von einer Änderung betroffene Feld nur im Artikelstammsatz oder zusätzlich auch im Einkaufsinfosatz vorkommt (wenn dieser existiert, bei einem Verteilzentrum nicht unbedingt der Fall). Ist letzteres jedoch gegeben, gelten der Artikelstamm und der Einkaufsinfosatz als eine Einheit. Das Feld im Artikelstammsatz ändert nur dann seinen Wert, wenn auch der Wert im Einkaufsinfosatz sich ändert. Zu berücksichtigen ist dabei, daß in dem Fall, wenn zu dem Artikelstammsatz nur ein betriebsunabhängiger Einkaufsinfosatz vorliegt, dieser unter Umständen auf eine andere Datenhaltungsebene durchfällt als der eigentliche Artikelstammsatz.

Sie nehmen eine Änderung auf einer dieser Datenhaltungsebenen vor. Dies kann auch eine Löschung (nicht bei der Ebene, die nur durch die Einkaufsorganisation charakterisiert ist) oder eine Neuaufnahme in der Ebene sein. Dann vergleicht das System den aktuellen Wert aus dem Artikelstamm mit dem Wert aus der Datenhaltungsebene, auf die der Artikelstammsatz ohne die Änderung durchgefallen wäre. Nur wenn die beiden Werte identisch sind, erhält der Artikelstammsatz den Wert aus der Datenhaltungsebene, auf die es jetzt durchfällt. Falls es sich um Änderungen an Feldern handelt, die auch im Einkaufsinfosatz auftreten, werden die Änderungen nur dann durchgereicht, wenn sie zusätzlich auch am Einkaufsinfosatz vorgenommen wurden. Damit soll erreicht werden, daß manuell durchgeführte Änderungen am Artikelstamm nicht automatisch überschrieben werden.