Beispiel: Erfassen von Anwesenheiten für die Personalwirtschaft 

Ihr Mitarbeiter David Andersen erfasst je acht Anwesenheitsstunden für den vergangenen Donnerstag und den vergangenen Freitag. Für sein Erfassungsprofil ist festgelegt, dass er seine Daten nicht explizit freigeben muss. Sie stehen sofort nach dem Sichern der Vorgesetzten Joy Flanders zum Genehmigen zur Verfügung.

Die Vorgesetzte Joy Flanders genehmigt die erfassten Daten noch am selben Tag. Da die im Arbeitszeitblatt erfassten An- und Abwesenheitsdaten jeden Abend in die Personalwirtschaft übergeleitet werden, sind beide Datensätze am nächsten Tag bereits übergeleitet. David Andersen merkt nun jedoch, dass er für den Freitag eine Stunde zu wenig erfasst hat. Er ändert den Datensatz vom Freitag auf neun Stunden ab. Er teilt dies seiner Vorgesetzten Joy Flanders mit, und diese genehmigt nun auch den geänderten Datensatz.

Abends findet wie üblich die Überleitung der Arbeitszeitblattdaten in die Personalwirtschaft statt. Der geänderte Datensatz von David Andersen kann jedoch nicht übergeleitet werden, weil sein Abrechnungskreis während der Überleitung gesperrt ist. Am nächsten Morgen werden die Datensätze, die nicht in der Personalwirtschaft verbucht werden konnten, nochmals übergeleitet. Dieses Mal wird der geänderte Datensatz fehlerfrei übergeleitet.

Abläufe auf den betroffenen Tabellen

Auf der Datenbanktabelle des Arbeitszeitblattes CATSDB stellt sich dieses Beispiel folgendermaßen dar:

David Andersen erfasst die beiden Datensätze mit je acht Stunden für Donnerstag und für Freitag. Er muss die erfassten Daten nicht explizit freigeben. Deshalb werden sie vom System beim Sichern mit dem Bearbeitungsstatus 20 (Freigegeben zur Genehmigung) in die Tabelle CATSDB geschrieben.

Sobald die Vorgesetzte Joy Flanders die erfassten Daten genehmigt, erhalten diese den Bearbeitungsstatus 30 (Genehmigt). Sobald ein Datensatz den Bearbeitungsstatus 30 (Genehmigt) hat, teilt ihm das System eine Belegnummer zu. Zugunsten der Übersichtlichkeit wurde hier darauf verzichtet, die Belegnummer - wie in der Tabelle CATSDB - zwölfstellig darzustellen.

David Andersen ändert nun den bereits genehmigten Datensatz vom Freitag. Sobald ein bereits genehmigter Datensatz geändert wird, erkennen Sie dies am Bearbeitungsstatus und am Referenzzähler. Der ursprüngliche Datensatz - für dieses Beispiel also der Datensatz vom Freitag mit acht Stunden, Zähler 5001 und Belegnummer 501 - erhält den Bearbeitungsstatus 50 (Nach Genehmigung geändert). Gleichzeitig erstellt das System einen neuen Datensatz mit folgenden Angaben: Neun Stunden, Status 20, Zähler 5002 und Referenzzähler 5001. Durch den Referenzzähler wird somit die Verbindung zum ursprünglichen Datensatz hergestellt. Nach der Genehmigung des geänderten Satzes erhält der ursprüngliche Datensatz den Bearbeitungsstatus 60 ( Storniert) und der neue Satz den Bearbeitungsstatus 30 (Genehmigt) sowie eine Belegnummer (502).

Die Überleitung von Daten in eine Zielkomponente hat keine Folgen auf den Datenbestand der Tabelle CATSDB.

Nun interessiert uns, was während dieser Vorgänge in der Schnittstellentabelle für An-/Abwesenheiten (PTEX2000) passiert ist. Hierzu die folgende Grafik:

David Andersen hat in diesem Beispiel zwei Anwesenheiten erfasst. Als Arbeitszeitattribut hat er den Arbeitsstunden eine Anwesenheitsart mitgegeben. Durch dieses Arbeitszeitattribut erkennt das System, dass die erfassten Daten für die Schnittstellentabellen der Personalwirtschaft relevant sind.

Nachdem Joy Flanders die erfassten Anwesenheiten genehmigt hat, schreibt das System sie in die Schnittstellentabelle PTEX2000. In der Schnittstellentabelle PTEX2000 dient das Feld Referenzschlüssel (AWKEY) dazu, einen Verweis auf den Datensatz der Tabelle CATSDB herzustellen, denn der Referenzschlüssel entspricht der Belegnummer der CATSDB.

Nach erfolgter Überleitung vergibt das System weiterhin zwei Status. Anhand dieser Status können Sie erkennen, ob die Überleitung fehlerfrei verlief bzw., wenn Fehler auftraten, welcher Art diese Fehler waren. In diesem Beispiel verlief die erste Überleitung fehlerfrei, bei der zweiten Überleitung trat ein Fehler auf, die dritte Überleitung war wieder erfolgreich.

Lesen Sie hierzu: Die Schnittstellentabellen des Arbeitszeitblattes

Wenn ein Datensatz nach der Genehmigung geändert wurde, stehen insgesamt drei Datensätze für den geänderten Datensatz in der Schnittstellentabelle PTEX2000: Der ursprüngliche Datensatz ohne Stornokennzeichen, der ursprüngliche Datensatz mit Stornokennzeichen und der neue Datensatz. Durch das Stornokennzeichen erkennt das System, dass sich die beiden ursprünglichen Datensätze gegenseitig aufheben. Da der ursprüngliche Datensatz bereits übergeleitet war, leitet das System bei der nächsten Überleitung auch den ursprünglichen Datensatz mit Stornokennzeichen über, so dass sich die beiden ursprünglichen Datensätze in der Personalwirtschaft gegenseitig aufheben. Wäre der ursprüngliche Datensatz noch nicht übergeleitet worden, würden beide ursprünglichen Datensätze in der Schnittstellentabelle bleiben, ohne in die Personalwirtschaft übergeleitet zu werden.

Zu den beiden Schnittstellentabellen der Personalwirtschaft existiert zusätzlich eine Verzeichnistabelle. In dieser wird für dieses Beispiel folgendes gespeichert:

Für die Tabelle PTEXDIR gilt wie für die PTEX2000, dass das System die Anwesenheitsdaten nach der Genehmigung in ihr speichert. Als Verweis auf den Datensatz der Tabelle CATSDB gibt es auch in dieser Tabelle einen Referenzschlüssel (AWKEY), der der Belegnummer der CATSDB entspricht.

Lesen Sie hierzu ebenfalls: Die Schnittstellentabellen des Arbeitszeitblattes.

Nach der Überleitung schreibt das System folgende Datensätze in den Infotyp Anwesenheiten (Tabelle PA2002):

Wie Sie anhand der Grafik erkennen, enthält diese Tabelle wiederum einen Verweis auf die Tabelle CATSDB. Und zwar wird hier unter Referenzbeleg die Belegnummer der Tabelle CATSDB gespeichert. Gleichzeitig entspricht der Referenzbeleg der Tabelle PA2002 dem Referenzschlüssel der Schnittstellentabellen der Personalwirtschaft.

In diesem Beispiel bleibt der ursprüngliche Datensatz vom Freitag so lange in der Tabelle PA2002 stehen, bis der geänderte Datensatz durch die nochmalige Überleitung in der Personalwirtschaft verbucht wurde.

Der ursprüngliche Datensatz wird hierbei aus der Tabelle PA2002 gelöscht, da bei der nochmaligen Überleitung der ursprüngliche Datensatz mit Stornokennzeichen übergeleitet wurde. Durch diesen erkennt das System, dass der ursprüngliche Datensatz gelöscht werden muss. An dessen Stelle wird der neue Datensatz gespeichert. Wenn es sich bei der Änderung des Datensatzes um eine Stornierung des Datensatzes gehandelt hätte, würde nun kein Datensatz mehr für den Freitag in der Tabelle PA2002 stehen.