Dieser Prozeß beschreibt, wie Sie Mitarbeiter Ihrer Organisation aus den Budgets von Haushaltselementen finanzieren können.

Die Haushaltselemente der Stellenwirtschaft korrespondieren mit einer Kombination aus Fonds, Finanzstelle und Finanzposition in einem Finanzkreis (HHM-Kontierung) des Haushaltsmanagements.

Wenn Sie das Budget eines Haushaltselementes zur Finanzierung einer Person oder einer Planstelle beanspruchen, dann ermittelt das System den Finanzierungsbedarf für das zu finanzierende Objekt und legt auf der korrespondierenden HHM-Kontierung eine Mittelreservierung an.

In der folgenden Tabelle sind die Möglichkeiten aufgeführt, wie das System den Finanzierungsbedarf ermitteln kann. Die Ermittlung des Finanzierungsbedarfs können Sie im Customizing festlegen.

Bei der direkten Finanzierung eines Mitarbeiters aus dem Budget eines Haushaltselements können Sie Haushaltsmittel zur Deckung von dessen Personalaufwendungen bereitstellen. Diese Form der Finanzierung wird als direkte Finanzierung bezeichnet, da sie sich unmittelbar an den Mitarbeiter richtet und nicht über die Ebene der Planstellen erfolgt. Sie können dadurch auch Mitarbeiter finanzieren, die keiner Planstelle zugeordnet sind. Eine direkte Finanzierung erzeugt im Haushaltsmanagement eine Mittelbindung, die durch die Buchung der Personalabrechnung abgebaut wird.

Bei der indirekten Finanzierung können Sie Budget von einem Haushaltselement für eine Planstelle bereitstellen, um die Personalausgaben für die zu dieser Planstelle zugeordneten Mitarbeiter zu decken. Diese Form der Finanzierung wird als die indirekte Finanzierung bezeichnet, da sie über Planstellen erfolgt und sich nicht unmittelbar an den Mitarbeiter richtet. Eine indirekte Finanzierung erzeugt im Haushaltsmanagement eine Mittelvorbindung. Wird diese Planstelle anschließend mit einer Person besetzt und wird diese Person über diese Planstelle finanziert, so wird die Mittelvorbindung in eine Mittelbindung für die Person aktualisiert. Der Betrag der Mittelvorbindung basiert auf der Durchschnittsbewertung der Planstelle. Die Mittelbindung basiert dagegen auf den tatsächlichen Bezügen der Person.

Die indirekte Finanzierung können Sie auch für (noch) unbesetzte Planstellen zum Zwecke der Reservierung von Budget für diese Planstellen durchführen.

Die beiden Finanzierungsformen können Sie beliebig mischen, d.h. Sie können einen Mitarbeiter anteilig direkt oder indirekt finanzieren.

Bei der Bereitstellung der benötigten Mittel (= Finanzierungsbedarf) für einen Mitarbeiter werden auch dessen Abwesenheiten berücksichtigt. So benötigt beispielsweise ein Mitarbeiter, der unbezahlten Urlaub macht, keine Mittel. Die Berücksichtigung von Abwesenheiten in der Stellenwirtschaft können Sie im Customizing festlegen.

Zur Durchführung einer Finanzierung sind - abhängig von den jeweiligen Gegebenheiten - eine Haushaltsstruktur mit entsprechenden Haushaltselementen und deren Budgets, eine Organisationsstruktur mit Planstellen, Personenstammdaten sowie ggf. Verknüpfungen zwischen Planstellen und Personenstammdaten erforderlich. Eine Finanzierung können Sie nur auf beanspruchbare Haushaltselemente anwenden, d.h. die Haushaltselemente dürfen keine Verdichtungspositionen sein.

Sie müssen im Customizing unter Haushalt ® Finanzierungseinstellungen ® Finanzierungsarten je Objekttyp einrichten festgelegt haben, welche Finanzierungsarten (Geldbeträge und Stellenanteile) für Planstellen und Personen zulässig sind. Ferner müssen Sie unter Haushalt ® Bewertung der Abwesenheiten pflegen die Auswirkungen von Abwesenheiten des Mitarbeiters auf die Finanzierung definiert haben.

Sie müssen im Customizing unter Haushalt ® Finanzierungseinstellungen ® Ermittlung des Finanzierungsbedarfs festgelegt haben, wie der Finanzierungsbedarf für Mitarbeitergruppierungen ermittelt werden soll.

Außerdem müssen Sie alle Customizingeinstellungen unter Integration bearbeitet haben.

Wenn Sie in der Stellenwirtschaft Planstellen finanzieren wollen, dann müssen Sie für diese Planstellen bzw. bei deren übergeordneten Organisationseinheiten in der R/3-Komponente Organisationsmanagement im Infotyp Kontierungsmerkmale (1008) einen einen Buchungskreis gepflegt haben.

Falls Sie die Integration der Stellenwirtschaft in das Haushaltsmanagement auf bestimmte Mitarbeitergruppen und -kreise beschränkt haben (siehe Customizing), dann müssen Sie bei Planstellen, die an der Integration teilnehmen sollen, die entsprechenden Mitarbeitergruppen und -kreise im Infotyp Mitarbeitergruppe/-kreis (1013) zugewiesen haben.