Jeder Buchungskreis ist einem zentralen R/3- oder R/2-System zugeordnet, das die Bewegungsdaten von einem oder mehreren dezentralen R/3-Systemen aufnimmt. Das Szenario ermöglicht eine Hauptbuch-Hauptbuch-Kopplung sowie eine Trennung von Hauptbuch und Nebenbuch (Abb. 3.9)
Referenzmodell der verteilten Finanzbuchhaltung
Die Konten der dezentralen Finanzbuchhaltung können auf zwei Wegen in das zentrale R/3-System gelangen:
Welche der beiden Möglichkeiten genutzt wird, wird im Sachkontenstammsatz festgelegt. Dort gibt es ein Kennzeichen "Kontoführung extern". Wenn dieses gesetzt ist, erfolgt die Übernahme per Einzelposten. Ansonsten werden die Verkehrszahlendeltas übergeben. Für ein Nebenbuchkonto ist das Kennzeichen des entsprechenden Mitbuchkontos maßgeblich.
Mit dieser Technik wird die Kommunikation zwischen R/3-Systemen minimiert, da im Regelfall nur wenige Konten per Einzelposten verschickt werden. Andererseits ist gewährleistet, daß die Verkehrszahlen zu allen Hauptbuchkonten in das zentrale R/3-System gelangen.
Es besteht die Möglichkeit, vor der Übergabe die Sachkonten des dezentralen R/3-Systems auf die Sachkonten des zentralen Hauptbuchs tabellengesteuert umzusetzten. Das wird genutzt, wenn die Kontenpläne im zentralen und im dezentralen R/3-Systems unterschiedlich sind.
Für jedes dezentrale R/3-System wird in der zentralen Finanzbuchhaltung ein Verrechnungskonto geführt. Dies ist notwendig, da ein dezentrales R/3-System keine vollständigen Belege, sonder nur ausgewählte Belegzeilen schickt, die einen Saldo aufweisen können. In diesem Fall wird der Saldo der eingegangenen Belegzeilen auf dem Verrechnungskonto gegengebucht, um einen ausgeglichenen Beleg zu erhalten. Das Verrechnungskonto muß am Periodenende, wenn alle Daten des verteilten R/3-Systems übernommen wurden, ausgeglichen sein.
Beispiel zur verteilten Finanzbuchhaltung
Um den Ablauf in einer verteilten Finanzbuchhaltung zu verdeutlichen, betrachten wir das Zusammenspiel zwischen einem dezentralen R/3-Logistik-System, hier dem Einkauf, und einer zentralen Finanzbuchhaltung.
Verteilung Logistik - Finanzbuchhaltung
Wie oben schon erwähnt, wird diese Kopplung durch die Verteilung in der Finanzbuchhaltung realisiert.
Es wird davon ausgegangen, daß die Kontenpläne der beiden R/3-Systeme übereinstimmen. Nur das Mitbuchkonto für die Kreditoren trägt im R/3-Logistik-System das Kennzeichen "Kontoführung extern". Dadurch wird jeder offene Posten, der auf einen Kreditor gebucht wird, an das zentrale R/3-System weitergeleitet. Dort erfolgt die Zahlung.
Es werden folgende Vorgänge betrachtet:
Die einzelnen Vorgänge sind mit Ziffern versehen, um die zeitliche Reihenfolge zu verdeutlichen.
Buchungen im Logistik-R/3-System
Es wird ein Wareneingang im Wert von DM 1.000,00 gebucht (1). Dazu erfolgt ein Rechnungseingang von DM 1.150,00 einschließlich der Mehrwertsteuer (2). Anschließend kommt es im Logistik-R/3-System zu Warenausgängen als Verbrauch (4-6).
Wareneingang
Vorgang |
Sollkonto |
Sollbetrag |
Habenkonto |
Habenbetrag | |
(1) |
Bestand |
1000,00 DM |
an |
WE/RE(Verrech- nungskonto) |
1000,00 DM |
Rechnungseingang
Vorgang |
Sollkonto |
Sollbetrag |
Habenkonto |
Habenbetrag | |||
(2) |
MwSt |
150,00 DM |
an |
Lieferant |
1150,00 DM | ||
WE/RE |
1000,00 DM |
Warenausgänge
Vorgang |
Sollkonto |
Sollbetrag |
Habenkonto |
Habenbetrag | ||
(4) |
Verbrauch |
100,00 DM |
an |
Bestand |
100,00 DM | |
(5) |
Verbrauch |
200,00 DM |
an |
Bestand |
200,00 DM | |
(6) |
Verbrauch |
300,00 DM |
an |
Bestand |
300,00 DM |
Buchungen in der zentralen Finanzbuchhaltung
In der zentralen Finanzbuchhaltung erfolgt die Übernahme des offenen Posten für den Kreditor, die Zahlung und die Übernahme der Verkehrszahlen aus dem dezentralen R/3-System (3).
Vorgang |
Sollkonto |
Sollbetrag |
Habenkonto |
Habenbetrag | ||
(3) |
Verrechungskto. |
1150,00 DM |
an |
Lieferant |
1150,00 DM |
Dazu erfolgt eine periodische Verkehrszahlenübernahme ins zentrale R/3-System (7):
Vorgang |
Sollkonto |
Sollbetrag |
Habenkonto |
Habenbetrag | ||
(7) |
WE/RE |
1000,00 DM |
an |
WE/RE |
1000,00 DM | |
MwSt |
150,00 DM |
Bestand |
600,00 DM | |||
Bestand |
1000,00 DM |
Verrechnungskonto |
1150,00 DM | |||
Verbrauch |
600,00 DM |
Eine Zahlung an die Bank wird ausgelöst:
(8) |
Lieferant |
1150,00 DM |
an |
Bank |
1150,00 DM |
Logistik-R/3-System |
zentrale Finanzbuchhaltung | |||
WE/RE |
WE/RE |
|||
(2) 1000,00 DM |
(1) 1000,00 DM |
(7) 1000 |
(7) 1000,00 DM |
MwSt |
MwSt |
|||
(2) 150 |
(7) 150,00 DM |
Bestand |
Bestand |
|||
(1) 1000,00 DM |
(4) 100,00 DM |
(7) 1000,00 DM |
(7) 600,00 DM | |
(5) 200,00 DM |
||||
(6) 300,00 DM |
Aufwand |
Verbrauch |
|||
(4) 100,00 DM |
(7) 600,00 DM |
|||
(5) 200,00 DM |
||||
(6) 300,00 DM |
Lieferant |
Lieferant |
|||
(2) 1150,00 DM |
(8) 1150,00 DM |
(3) 1150,00 DM |
Bank |
||||
(8) 1150,00 DM |
Verrechnung |
Logistik Syst. 1 | |||
(3) 1150,00 DM |
(7) 1150,00 DM |
Zur Zeit werden keine Bewegungsdaten vom zentralen R/3-System an das dezentrale R/3-System versendet, also insbesondere keine Information über den Zahlungsausgang an den Kreditor, der im zentralen R/3-System gebucht wurde.
Da der offene Posten für den Kreditoren an die zentrale Finanzbuchhaltung versendet wurde, wird er im dezentralen R/3-System als ausgeglichen gekennzeichnet. So ist gewährleistet, daß die Zahlung nur vom zentralen R/3-System erfolgen kann. Eine doppelte Zahlung (zentral und dezentral) ist ausgeschlossen. Der "offene" Posten auf dem dezentralen R/3-System wir im Rahmen des FI-Belegreorgs reorganisiert.
Zur Zeit erfolgt kein Rückmeldung der Zahlungsinformation vom zentralen an das dezentrale R/3-System.
Versenden von Belegänderungen
Das Verhalten des dezentralen R/3-Systems bei Belegänderungen hängt in erster Linie davon ab, ob die Belegzeile per Einzelposten verschickt wurde oder Rollup-relevant ist. Bei Rollup-relevanten Belegzeilen bestehen keine Einschränkungen, da diese Belegzeile im Detail dem zentralen R/3-System nicht bekannt ist. Solche Zeilen kann man ändern, es werden keine Nachrichten verschickt.
Belegzeilen, die per Einzelposten verschickt wurden, können im nachhinein nur über gewisse Logistik-Transaktionen geändert werden. In der dezentralen Finanzbuchhaltung sind keine Änderungen mehr möglich, da aus buchhalterischer Sicht die Zuständigkeit für diese Belegzeile im zentralen R/3-System liegt. Aus der Logistik heraus sind nur Änderungen aus der Rechnungsprüfung (Einkauf) und der Fakturierung (Verkauf) zugelassen. Diese werden dann mit Hilfe des Nachrichtentyps FIDCCH (FInancial DoCument CHange) an das zentrale R/3-System verschickt.
Die Rechnungsprüfung bucht eine Eingangsrechnung, zu der der Wareneingang noch nicht erfolgt ist. Der offene Posten für den Kreditor im zugehörigen FI-Beleg wird mit einer logistischen Zahlsperre versehen und mit der Nachricht FIDCMT an das zentrale R/3-System geschickt. Nach Eintreffen der Waren wird die Rechnung vom Einkauf freigegeben, d. h. die logistische Zahlsperre in der Belegzeile für den Kreditor wird zurückgesetzt. Diese Änderung wird mit einer Nachricht FIDCCH an das zentrale R/3-System versendet. Dort erfolgt dann die Zahlung über das Zahlprogramm.
Analog werden aus dem Verkauf werden Änderungen an der Mahnsperre oder Referenzbelegnummer über die Nachricht FIDCCH an das zentrale R/3-System verschickt.
Zu verteilende Stammdaten
Zu verteilende Steuerdaten
Die für das Szenarium zu verteilenden Steuerdaten sind im ALE-Einführungsleitfaden beschrieben.
Einschränkungen
Eine zentrale Finanzdisposition wird nicht unterstützt.
Kein "Konzern-Netting", d. h. dezentrale Zahlvorschläge werden an die Zentrale geschickt, dort gebündelt und bezahlt.
Bei einem zentralen R/2-RF können Steuerkonten nicht per Einzelposten übernommen werden.
Eine systemübergreifende Umsatzsteuervoranmeldung wird nicht unterstützt.
Systemübergreifendes Kredit-Management wird nicht unterstützt.
Bewegungsdaten fließen nur vom dezentralen R/3-System an das zentrale System und nicht umgekehrt.
Sonderhauptbuchvorgänge (z. B. Anzahlungen auf Bestellungen) werden im verteilten Umfeld nicht unterstützt.
Es werden nur für das Hauptbuch relevante Daten versendet. Kontierungen auf CO-Objekte, wie z.B. der Kostenstelle, sind nicht Bestandteil des IDocs. CO-relevante Daten werden mit dem Nachrichtentyp CODCMT (siehe CO-Szenario) versendet.