Manuelle Istbuchungen erfassen 

  1. Geben Sie im oberen Bildbereich das Belegdatum und das Buchungsdatum ein.

    2. Das System schlägt das aktuelle Tagesdatum vor. Sie können diesen Wert jedoch überschreiben.

  2. Über Zusätze ® Nummernkreise können Sie die für die jeweilige vorgangsbezogene Verrechnung vorgesehenen externen bzw. internen Nummernkreise anzeigen.
    1. Wenn für den Sender ein Nummernkreis mit interner Nummernvergabe definiert ist und Sie keine Belegnummer eingeben, so wird die Belegnummer vom System automatisch generiert (siehe: Nummernkreise).
    2. Wenn für den Sender ein Nummernkreis mit externer Nummernvergabe definiert ist, so geben Sie eine noch nicht vergebene Belegnummer aus dem Nummernkreisintervall ein.

    Sie haben dadurch die Möglichkeit, durchgängig die externe Nummernvergabe zu nutzen. Dies bietet den Vorteil, daß die Controlling-Belege an die Nummernkonventionen aus vorgelagerten System (beispielsweise Erfassung von Arbeitsvorgängen in der Produktion) angepaßt werden können.

  3. Um Buchungen desselben Vorgangs nicht immer wieder neu erfassen zu müssen, können Sie bereits erfaßte Belege als Vorlage für die weitere Erfassung benutzen.

    4. Geben Sie dazu die Nummer des Vorlagebelegs an.

    1. Die Belegnummer des Vorlagebelegs können Sie mit der F4-Hilfe über das Belegdatum, das Buchungsdatum, die Periode und das Geschäftsjahr oder den Benutzer suchen.
    2. Um die Daten des Vorlagebelegs anzuzeigen, wählen Sie Vorlagebeleg anzeigen.
    3. Um die Daten des Vorlagebelegs zu übernehmen und ggf. zu ändern, wählen Sie Übernehmen.
  4. Sie können weitere Informationen zur der Buchung, wie Benutzer oder Kurstyp, anzeigen.

    5. Wählen Sie dazu den Kartenreiter Zusatzinformationen.

    Sie können die einzelnen Bildbereiche aus- und einblenden. Wählen Sie dazu die Ikone Einklappen von Datenbereichen am linken Rand des jeweiligen Bildbereichs.

  5. Wählen Sie eine Erfassungsvariante aus.

    6. Falls Sie keine Erfassungsvariante eingeben, verwendet das System die für die jeweilige Buchung vorgesehene SAP-Standardvariante.

    Eigene Erfassungsvarianten für die manuellen Istbuchungen definieren Sie im Customizing pro Vorgang. In der Erfassungsvariante legen Sie fest, wie das jeweilige Erfassungsbild aussehen soll.

    Weitere Informationen finden Sie im Einführungsleitfaden der jeweiligen Anwendung unter Istbuchungen ® Manuelle Istbuchungen ® Eigene Erfassungsvarianten für Buchungen im Controlling definieren.

  6. Geben Sie an, ob Sie die Daten mit der Listerfassung oder mit der Einzelerfassung eingeben möchten.
    1. Wenn Sie Listerfassung wählen, können Sie mehrere Buchungszeilen zu dem gewählten Beleg und Vorgang in einer Liste erfassen.
    2. Wenn Sie Einzelerfassung wählen, können Sie nur jeweils eine Buchungszeile pro Arbeitsschritt zu dem gewählten Beleg und Vorgang erfassen.

    Unterhalb des Bilds zur Einzelerfassung wird Ihnen eine Navigationsliste angeboten, in die Sie alle Buchungszeilen übernehmen können.

    Um zwischen den Buchungszeilen zu navigieren, klicken Sie die gewünschte Zeile an. Das System zeigt die Daten der gewählten Buchungszeile in dem Bild der Einzelerfassung an.

  7. Geben Sie die Daten für Ihre Buchung ein.

    8. Die Spalten der Listerfassung und die eingabebereiten Felder der Einzelerfassung richten sich nach der gewählten Erfassungsvariante.

    Umbuchungen zwischen den einzelnen Controlling-Objekten, z.B. Kostenstellen oder Aufträgen, können in jeder Währung durchgeführt werden, die im System hinterlegt wurde. Umrechnungen erfolgen automatisch zum Mittelkurs, der im Customizing gepflegt wurde (siehe: Währungen).

    Geben Sie unter Währung die Währung ein, in der die jeweiligen Belege gebucht werden sollen.

    Bei der Eingabe von Mengen können Sie Maßeinheiten weglassen. Das SAP-System zieht in diesem Fall automatisch die zugehörigen Einheiten der Summenbewegungsdaten heran.

  8. Im Listbild können Sie folgende Funktionen nutzen:

    9. Buchungszeile kopieren

    - Markieren Sie die Zeile, die Sie kopieren möchten.

    - Wählen Sie Kopieren.

    - Markieren Sie die Zeile, vor der Sie die kopierte Zeile einfügen wollen.

    - Wählen Sie Einsetzen.

    Eine oder mehrere Buchungszeilen ausschneiden und an anderer Stelle einfügen

    - Markieren Sie die betreffenden Zeilen.

    - Wählen Sie Ausschneiden.

    - Markieren Sie die Zeile, vor der Sie die kopierte Zeile einfügen wollen.

    - Wählen Sie Einsetzen.

    Eine oder mehrere Buchungszeilen löschen

    - Markieren Sie die betreffenden Zeilen.

    - Wählen Sie Zeile löschen.

    Einen bereits eingegebenen Wert für die nächsten Zeilen übernehmen

    - Positionieren Sie den Cursor auf den Wert, den Sie in die leeren Felder der Spalte übernehmen wollen.

    - Wählen Sie Spalte vorbelegen.

    Der Wert wird erscheint in der betreffenden Spalte in allen zuvor leeren Zeilen. Wenn Sie z.B. mehrere Buchungen für denselben Empfänger erfassen, entfällt so die wiederholte Eingabe des Empfängers. Sie können diesen Wert jedoch überschreiben.

    Um die Felder zurückzusetzen, positionieren Sie den Cursor in die entsprechende Spalte und wählen Spalte rücksetzen.

    Summe aller gebuchten positiven und negativen Posten pro Währung bzw. pro Mengeneinheit anzeigen

    - Wählen Sie hierzu Summenzeile ein-/ausblenden.

  9. In der Einzelerfassung können Sie folgende Funktionen nutzen:

Buchungssatz in die Navigationsliste übernehmen

Geben Sie die Daten ein und wählen Sie Übernehmen.

Buchungssatz löschen

Wählen Sie Löschen.

Buchungssatz kopieren

Wählen Sie Kopieren.

Einen bereits eingegebenen Wert in noch leere Felder einer Spalte übernehmen

- Positionieren Sie den Cursor auf den Wert, den Sie für weitere Buchungssätze übernehmen wollen.

- Wählen Sie Daten halten.

Der Wert erscheint in dem betreffenden Feld in allen weiteren Buchungssätzen, die erfaßt werden. Wenn Sie z.B. mehrere Buchungen für denselben Empfänger erfassen, entfällt so die wiederholte Eingabe des Empfängers. Sie können diesen Wert jedoch überschreiben.

Um die Felder zurückzusetzen, positionieren Sie den Cursor auf den entsprechenden Wert und wählen Halten beenden.

Sowohl aus der Listerfassung wie auch aus der Einzelerfassung können Sie in die Übersichtsliste verzweigen. Wählen Sie dazu Springen ® Übersichtsliste.

In der Übersichtsliste werden alle angelegten Buchungssätze zu einem Beleg angezeigt.