Belegvorerfassung und -freigabe mit Workflow 

Verwendung

Workflow-Muster

Für die Belegvorerfassung werden mehrere Workflow-Muster ausgeliefert: ein Workflow-Rahmen (WS10000051) und fünf Subworkflows. Im Customizing der Finanzbuchhaltung legen Sie fest, welches Subworkflow-Muster zur Laufzeit vom Workflow-Rahmen benutzt werden soll. Sie können dort auch selbstdefinierte Subworkflows eintragen. Diese müssen allerdings dieselben Daten vom Workflow-Rahmen empfangen und weitergeben wie die Subworkflow-Muster.

Die Betragsfreigabe kann einstufig, zweistufig oder dreistufig erfolgen, wenn Sie die zu diesem Zweck ausgelieferten Subworkflow-Muster benutzen möchten (WS10000052, WS10000053, WS10000054). Wenn Sie mehr als drei Freigabestufen verwenden möchten, können Sie die Workflow-Muster der Betragsfreigabe kopieren und entsprechend erweitern. Wenn Sie keine Betragfreigabe durchführen wollen, können Sie ein leeres Subworkflow-Muster (WS20000006) zuweisen. Für die Kontierungsfreigabe können Sie den vierten der ausgelieferten Subworkflow-Muster verwenden (WS10000055).

Standardaufgaben

Für die Belegvorerfassung werden drei Standardaufgaben ausgeliefert, die aus dem Eingangskorb des Workflows angesteuert und in den Workflow-Mustern verwendet werden können:

Sie können über die Kurzbezeichnung "FIPP" nach diesen Aufgaben suchen.

Aktivitäten

Ereigniskopplung für das Ereignis CREATED eintragen

Wenn für den vorerfaßten Beleg eine Belegfreigabe erforderlich ist, wird beim ersten Sichern das Ereignis CREATED ausgelöst.

In der Workbench des Workflows müssen Sie im Workflow-Rahmen die Ereigniskopplung für dieses Ereignis eintragen. Was Sie eintragen, ist in der folgenden Übersicht dargestellt:

Daten für die Ereigniskopplung

Objekttyp

FIPP

Ereignis

CREATED

Verbrauchertyp

WS10000051

Verbraucher FB

SWW_WI_CREATE_VIA_EVENT

Check Funktion

Verbrauchertyp FB

 

global

X

enabled

X

 

Organisationsobjekte für die Belegfreigabe anlegen und zuordnen

Die Organisationsobjekte (Organisationeinheiten, Stellen, Planstellen) können entweder im Organisationsmanagement, über die Workbench des Workflows oder aus dem Customizing der Finanzbuchhaltung (Freigabeberechtigte) angelegt werden. Im Customizing können Sie der Workflow-Variante, dem Freigabeweg, dem Betrag und der Freigabestufe OrgObjekte zuordnen, die Belege abhängig von den dort hinterlegten Kriterien freigeben sollen.

Wenn Sie Organisationseinheiten anlegen, müssen Sie diesen Stellen oder Planstellen zuzuordnen. Den Planstellen können Sie wiederum Benutzer zuordnen.

Beispiele für Zuordnungen:

Organisationseinheit X < Planstelle Y < Benutzer

Organisationseinheit X < Stelle Y < Planstelle Z < Benutzer

Die für die Betragsfreigabe im Customizing der Finanzbuchhaltung hinterlegten Organisationsobjekte werden im Hintergrund automatisch der Standardaufgabe Betragsfreigabe zugeordnet.

Die Organisationsobjekte für die Kontierungsfreigabe und für die Änderung von vorerfaßten Belegen odrnen Sie im Organisationsmanagement oder über die Workbench des Workflows den entsprechenden Standardaufgaben explizit zu. Die Aufgabe "Ändern" können Sie stattdessen auch als generelle Aufgabe definieren (Zusatzdaten ® Klassifikation).

Wenn Sie die Kontierungsfreigabe verwenden wollen, ordnen Sie die entsprechenden Organisationsobjekte z B. der Kostenstelle oder dem SAP-Organisationsobjekt Sachkonto (BUS3006) im Organisationsmanagement zu.