Die Kontierungsfreigabe wird dann angestoßen, wenn Sie den Beleg vollständig erfaßt haben und wenn Sie dies in der Vorerfassung explizit bestätigt haben.

Die Kontierungsfreigabe erfolgt für alle Organisationsobjekte (z.B. Stelle, Planstelle, Organisationseinheit), die diesem Freigabeschritt zugeordnet sind. Sie können im Organisationsmanagement Freigabeverantwortliche den Kostenstellen zuordnen. Diese Freigabeverantwortlichen müssen dann alle den Beleg freigeben. Zusätzlich stehen sogenannte User-Exits zur Verfügung, über die Sie andere Freigabeberechtigte ermitteln und zuweisen können. Wenn keine Freigabeberechtigten zugewiesen sind, wird die Kontierungsfreigabe übergangen.

Wenn alle Betragsfreigaben und Kontierungsfreigaben erfolgt sind, kann der Beleg gebucht werden. Wird die Freigabe abgelehnt, wird der Beleg zum Ändern an den Erfasser weitergeleitet. Nach Änderung des Beleges erfolgt die Betrags- und Kontierungsfreigabe von neuem. Wenn der Beleg freigaberelevant geändert wurde, werden alle Freigaben zurückgenommen, und der Beleg muß von neuem freigegeben werden.

Im Customizing legen Sie pro Kontoart (z.B. Sachkonto) fest, welche Änderungen freigaberelevant sind oder zu einer Rücknahme der Belegfreigabe führen.