Ein Zahlungsauftrag wird gebildet, wenn die Zahlung zwar ausgeführt werden soll (Formular wird erstellt, Überweisungsauftrag wird per DTA an die Bank übermittelt), die Buchung der Zahlung aber erst dann erfolgen soll, wenn die Zahlung auf dem Kontoauszug der Hausbank erscheint.

Für den Zeitraum zwischen dem Zahlungslauf und der Verarbeitung des Kontoauszugs müssen die bezahlten Posten so gekennzeichnet werden, daß sie nicht durch einen anderen Zahllauf erneut reguliert werden. Auch andere Ausgleichstransaktionen oder ein Storno sind nicht mehr zulässig.

Um das zu erreichen, werden vom Zahlprogramm Zahlungsaufträge erzeugt. Jeder Zahlungsauftrag erhält automatisch eine Nummer, die innerhalb eines Mandanten eindeutig ist. Der Zahlungsauftrag besteht aus Kopfdaten und Positionsdaten. In den Kopfdaten sind der zahlende Buchungskreis, der Zahlbetrag, der Zahlweg, das Hausbankkonto und weitere Informationen abgelegt. Für jede bezahlte Belegposition wird ein separater Satz in den Positionsdaten abgelegt. Dieser enthält neben dem Schlüssel der Belegposition (Belegnummer, Buchungskreis, Geschäftsjahr, Belegposition) den Bruttobetrag, den Skontoabzug und den Quellensteuerbetrag.

Die Nummer des Zahlungsauftrags wird auf dem Zahlungsformular oder im Datenträger festgehalten. Diese Nummer tritt an die Stelle, an der sonst die Belegnummer des Zahlungsbeleges zu finden wäre, wenn die Buchung der Zahlung gleich durch das Zahlprogramm erzeugt würde.

Im Kontoauszug der Hausbank wird diese Nummer wieder angegeben, so daß über den Zahlungsauftrag eine schnelle und eindeutige Selektion der bezahlten Posten möglich ist. Der Ausgleich der Posten erfolgt dann mit dem Buchen des Kontoauszugs.

Die Vorteile dieses neuen Verfahrens liegen in folgenden Punkten:

• Bei Fremdwährungszahlungen kann mit dem Umrechnungskurs der Bank gebucht werden.

• Bei Zahlungsaufträgen die mit einem Ausführungstermin in der Zukunft versehen werden, erfolgt der Ausgleich der Posten nicht wesentlich früher als die Ausführung der Zahlung.

Mit der Systemauslieferung sollten für Zahlungsaufträge 10 Nummernkreise voreingestellt sein. Diese Nummernkreise ermöglichen einen problemlosen parallelen Betrieb von bis zu 10 Zahlläufen.

Nur in folgenden Fällen müssen Sie die Nummernkreise ändern:

• Die Nummernkreise sind nicht korrekt voreingestellt.
• Die Nummerkreisstände sind fehlerhaft
• Bei intensiver Nutzung der Parallelisierung soll die Anzahl der Nummernkreise erhöht werden.

Pro Zahlweg können Sie festlegen, ob anstelle einer Zahlungsbuchung nur ein Zahlungsauftrag erzeugt werden soll. Die entsprechende Kennzeichnung des Zahlwegs erfolgt in den länderspezifischen Daten.

Zahlwege für Wechsel, Wechselanforderung oder Zahlungsanforderung können nicht auf Zahlungsaufträge umgestellt werden. Zahlungsaufträge können zur Zeit auch noch nicht in Verbindung mit der erweiterten Quellensteuerabwicklung (Quellensteuer 2) eingesetzt werden. Weitere Informationen zur Quellensteuer finden Sie in der Dokumentation FI - Übergreifende Themen.

Um beim manuellen Buchen eines Kontoauszuges die Selektion nach der Nummer eines Zahlungsauftrags zu ermöglichen, müssen Sie das Feld Zahlungsauftrag (Feldname: PYORD) als mögliches Selektionsfeld für Ausgleichstransaktionen zulassen.

Wenn die Finanzdisposition so fortgeschrieben werden soll, wie sie auch im Falle einer Buchung durch das Zahlprogramm fortgeschrieben würde, müssen Sie im Customizing zum automatischen Zahlungsverkehr die Kontenfindung pflegen. Im zahlenden Buchungskreis geben Sie für die Hausbank, den Zahlweg und die Währung ein Bankunterkonto an. Dieses Konto wird nicht für eine Buchung benötigt, aber um die Ebene für die Finanzdisposition abzuleiten.

Das Zahlungsprogramm erstellt Zahlungsaufträge automatisch. Ein Zahlungsauftrag wird gelöscht, wenn die zugehörigen offenen Posten beim Buchen des Kontoauszugs ausgeglichen werden.

Innerhalb einer Ausgleichstransaktion können Sie nach Zahlungsaufträgen selektieren. Die zugehörigen Posten werden dann selektiert und sind aktiv. Manuelle Änderungen (Posten inaktiv setzen, Skonto inaktiv setzen, Skonto ändern, Teilzahlungen, Restposten,...) sind nicht möglich. Die Selektion weiterer Posten ist ebenfalls nicht möglich, es sei denn Sie selektieren über weitere Zahlungsaufträge.

Wenn sie bei einer Ausgleichstransaktion die offenen Posten nicht über Zahlungsaufträge selektieren, werden stets alle Posten, die in einem Zahlungsauftrag enthalten sind, übergangen.

Explizites Löschen von Zahlungsaufträgen kann nur dann sinnvoll sein, wenn Formulare oder Datenträger noch nicht versendet worden sind oder zurückgerufen werden.

Bei der Reorganisation von Zahlungsläufen werden nur solche Zahlungsläufe gelöscht, zu denen keine unerledigten Zahlungsaufträge mehr existieren.

Beim expliziten Löschen von Zahlungsdaten zu einem Zahlungslauf erscheint eine zusätzliche Sicherheitsabfrage, falls noch unerledigte Zahlungsaufträge existieren.

Offene Posten, die in einem Zahlungsauftrag enthalten sind, werden bei Belegänderungen so behandelt wie ausgeglichene Posten.

Durch das Erstellen und Löschen von Zahlungsaufträgen kann die Finanzdisposition fortgeschrieben werden. Voraussetzung ist, daß im Customizing zum zahlenden Buchungskreis für die Hausbank, den Zahlweg und die Währung ein Bankunterkonto eingetragen wird, aus dem die Finanzdispoebene abgeleitet werden kann. Ist diese Voraussetzung erfüllt, erfolgt die Fortschreibung in der Finanzdisposition genau so, als würde das Zahlungsprogramm bereits den Zahlungsbeleg buchen.