Offene Posten stellen unerledigte Vorgänge dar. So wird z.B. eine nicht bezahlte Rechnungsposition auf dem Kreditorenkonto als offener Posten geführt, bis sie bezahlt wird.

Die offenen Posten eines Kontos können ausgeglichen werden, wenn ihnen ein gleich hoher Betrag auf der Gegenseite zugeordnet werden kann. Der Saldo der einander zugeordneten Posten muß also Null ergeben.

Beim Ausgleichen werden diese Posten mit einer Ausgleichsbelegnummer und dem Datum des Ausgleichs versehen. Dadurch werden zum Beispiel Rechnungen auf einem Kreditorenkonto als bezahlt und Posten eines Bankverrechnungskontos als geklärt gekennzeichnet.

Das Ausgleichen im R/3-System ist flexibel. Sie können mehrere Konten, verschiedene Kontoarten (Sachkonto, Kreditor, Debitor), Konten aus mehreren Buchungskreisen und Sonderhauptbuchvorgänge in einem Ausgleichsvorgang bearbeiten.

Sie können nur offene Posten ausgleichen, die auf Konten mit Offene-Posten-Verwaltung gebucht wurden. Debitoren- und Kreditorenkonten werden automatisch in dieser Weise geführt. Für Sachkonten muß dies im Stammsatz angegeben werden. Die folgenden Sachkonten werden i.d.R. mit Offene-Posten-Verwaltung geführt:

• Scheckverrechnungskonten (Bankverrechnungskonten)
• Wareneingang / Rechnungseingang
  Informationen über diese Sachkonten finden Sie in der R/3-Bibliothek unter "Materialwirtschaft"
• Lohnverrechnungskonto
  Informationen über diese Sachkonten finden Sie in der R/3-Bibliothek unter "Personaladministration und -abrechnung""

In der Regel setzen Sie das Zahlungsprogramm ein, um Rechnungen zu begleichen. Daher ist ein manuelles Ausgleichen offener Posten in der Regel nicht erforderlich. In einigen Fällen werden Sie jedoch Posten manuell ausgleichen müssen, z.B. wenn Ihr Kreditor eine Rückzahlung leistet oder das Lastschriftverfahren vereinbart ist.