Um anhand des Ausgleichsbelegs erkennen zu können, aus welchem Grund eine Differenz aufgetreten ist, besteht die Möglichkeit, in den Belegpositionen einen Differenzgrund anzugeben. Differenzgründe werden durch Schlüssel gekennzeichnet, die Sie im Customizing frei definieren können.

Bei folgenden Bearbeitungsschritten können Sie Differenzgründe angeben:

• Sie erfassen für einen offenen Posten eine Teilzahlung
• Sie bilden zu einem offenen Posten Restposten. Hier können Sie einen oder mehrere Differenzgründe zuordnen. Im letztgenannten Fall ist der Differenzbetrag in entsprechend viele Teilbeträge aufzuteilen.
• Sie wollen die Differenz ohne Bezug zu einem offenen Posten akonto buchen
• Sie erfassen im Rahmen eines Ausgleichs die Belegposition manuell, und das Feld für das entsprechende Konto ist eingabebereit

Bei der Bearbeitung von Restposten steuert der Differenzgrund die Art der Buchung. Der Restbetrag wird folgendermaßen gebucht:

• auf ein dem Differenzgrund zugeordneten Sachkonto, wenn ein entsprechend gekennzeichneter Differenzgrund eingegeben wurde
• als neuer offener Posten auf den Debitor oder Kreditor, wenn kein Differenzgrund eingegeben wurde oder der eingegebene Differenzgrund nicht wie beschrieben gekennzeichnet ist.

Eigenschaften der Differenzgründe

• Sie haben die Möglichkeit, bei Eingangszahlungen eine Zahlungsmitteilung an den Debitor zu versenden. Dieser Prozeß kann automatisch ablaufen, wenn beim Ausgleich Differenzen auftreten. Zur Toleranzgruppe des Debitors legen Sie fest, welche Art der Mitteilung beim Auftreten von Teilzahlungen, Restposten oder Akontobuchungen erstellt werden soll.
• Die Art der Mitteilung kann auch vom Differenzgrund abgeleitet werden, sofern im gesamten Ausgleichsvorgang nur ein Differenzgrund auftritt.
• Für die Prüfung des Kreditlimits eines Debitors wird unter anderem die Summe seiner offenen Posten betrachtet. Sollen dabei bestimmte strittige Posten außer acht gelassen werden, so können Sie diese Posten mit einem Differenzgrund versehen, der für strittige Posten vorgesehen ist.

Differenzgründe steuern somit:

• die Art der Differenzbuchung (neuer offener Posten oder Buchung auf ein voreingestelltes Sachkonto)
• die Art der Zahlungsmitteilung, die zu versenden ist
• ob ein Posten bei der Prüfung des Kreditlimits berücksichtigt werden soll oder nicht

• Differenzgründe definieren (Zahlungseingang)
• Differenzgründe definieren (Zahlungsausgang)
• Standard-Differenzgründe für Ausgleich gemäß Avis hinterlegen.