Die folgende Übersicht nennt die Ausgleichsvorgänge im Standardsystem und die Funktionen, mit denen sie gebucht werden.

• Sie wünschen eine andere Bezeichnung des Vorgangs. In diesem Fall müssen Sie lediglich die Bezeichnung des Ausgleichsvorgangs überschreiben.

• Sie benötigen weitere Vorgänge. Sie müssen diese Vorgänge definieren.

Die nachfolgende Abbildung zeigt die Auswahlmöglichkeit des Vorgangs in der allgemeinen Ausgleichsfunktion und welche Ausgleichsvorgänge im System definiert sind.

Zu jedem Vorgang sind abhängig von der Kontoart folgende Buchungsschlüssel für Soll- und Habenbuchungen angegeben:

• Für die Kontoart "Debitor" und "Kreditor" sind es die Buchungsschlüssel für Ausgleichsbuchung, Restpostenvortrag und Sonderhauptbuchvorgänge.

• Für die Kontoart "Sachkonten" ist es nur der Soll- und Habenbuchungsschlüssel. Die Buchungsschlüssel werden nicht weiter differenziert.

Wenn Sie eigene Vorgänge definieren, sollten Sie jeweils alle genannten Buchungsschlüssel pflegen. Anhand des Zahlungseingangs wird im folgenden erläutert, warum dies notwendig ist.

Bei einem Zahlungseingang benötigt das System einen Buchungsschlüssel, um die Gegenbuchung zu den ausgewählten offenen Posten zu erzeugen. Dazu verwendet es den debitorischen Habenbuchungsschlüssel für die Ausgleichsbuchung. Alle weiteren Buchungsschlüssel werden für Sonderfälle benutzt, die bei einer Eingangszahlung vorkommen können:

• Der debitorische Sollbuchungsschlüssel für die Ausgleichsbuchung wird bei einer Buchung über verschiedene Geschäftsbereiche benötigt. Wurden für den Vorgang z.B. eine Rechnung und eine Gutschrift aus unterschiedlichen Geschäftsbereichen selektiert, muß das System zusätzlich zur Habenbuchung eine Sollbuchung zum Ausgleichen der Gutschrift buchen.

• Die kreditorischen Buchungsschlüssel werden benötigt, um bei einer Verrechnung zwischen Debitoren und Kreditoren Gegenbuchungen auf dem Kreditorenkonto vorzunehmen.

• Die Buchungsschlüssel für die Sonderhauptbuchvorgänge (z.B. Anzahlungen) werden benötigt, wenn Sie zum Beispiel in einem Vorgang eine Rechnung und eine Anzahlung ausgleichen wollen.

Beim Buchen mit Ausgleich können Zahlungsdifferenzen behandelt werden. Auch dazu benötigt das System Buchungsschlüssel. Sie können die Zahlungsdifferenzen wie folgt behandeln:

• Sie buchen die Zahlung als Teilzahlung. In diesem Fall bleiben die ursprünglichen Forderungen bestehen, das System kennzeichnet die selektierten Posten nicht als ausgeglichen. Die Teilzahlung wird mit Rechnungsbezug auf dem Debitorenkonto gebucht. Dadurch kann jederzeit der Bezug zwischen Rechnung und geleisteter Teilzahlung hergestellt werden. Für die Teilzahlung benutzt das System die Buchungsschlüssel, die Sie für den Ausgleich von Posten angegeben haben. Bei debitorischer Teilzahlung ist dies im Standardsystem der Buchungsschlüssel "15" für Eingangszahlungen.

• Sie buchen die Restforderung als Restposten auf dem Debitorenkonto. Die ursprüngliche Forderung wird automatisch ausgeglichen. Zum Buchen des Restpostens benutzt das System die Buchungsschlüssel, die in den Feldern für den Restpostenvortrag angegeben sind.

Die Buchungsschlüssel zum Vorgang Umbuchung mit Ausgleichen werden für die allgemeine Ausgleichsfunktion und für das Ausgleichen eines Konto benutzt, sofern interne Umbuchungen vom System vorgenommen werden.

Das Zahlungsprogramm und die speziellen Funktionen für den Zahlungsausgang und Zahlungseingang benutzen die Buchungsschlüssel, die für die Vorgänge Zahlungseingang und Zahlungsausgang hinterlegt sind.

Die genannten Vorgänge können nicht gelöscht werden.

Die Buchungsschlüssel für die Schnellerfassungsfunktion von Rechnungen und Gutschriften werden im System separat hinterlegt.