Einkaufswagen (einfaches und erweitertes Formular) (SAP-Bibliothek

Einkaufswagen (einfaches und erweitertes Formular)

Verwendung

Um den jeweiligen Bedürfnissen der verschiedenen Benutzer gerecht zu werden, können Sie drei unterschiedliche Benutzungsoberflächen in der Anwendung Einkaufen verwenden: das erweiterte Formular, das einfache Formular und den Wizard. Als Einkäufer oder Einkaufsassistent können Sie mit der umfassenden Benutzungsoberfläche erweitertes Formular Ihren Einkaufswagen schnell und komfortabel mit Produkten füllen, als Mitarbeiter mit der vereinfachten Benutzungsoberfläche einfaches Formular unkompliziert Produkte bestellen. Standardmäßig ist für den Mitarbeiter die Benutzungsoberfläche Wizard eingestellt, dies kann im Customizing geändert werden.

Menüpfad im Einführungsleitfaden (IMG): Supplier Relationship Management ® SRM Server ® Anwendungsübergreifende Grundeinstellungen ®Rollen ® Rollen festlegen.

Sie können mit dem BAdI Änderung der Anzeige im Einkaufswagen die Standardeinstellungen der Benutzungsoberflächen übersteuern und individuell anpassen.

Menüpfad im Einführungsleitfaden (IMG): Supplier Relationship Management ® SRM Server ® Business Add-Ins (BAdIs) ® Einkaufswagen und Anforderungspositionen ® Änderung der Anzeige im Einkaufswagen

Einkaufswagen füllen

Produkte können Waren sein (z. B. Büromaterial) oder Leistungen (z. B. Druckerreparaturen). Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Einkaufswagen zu füllen:

· Suche in einzelnen Katalogen: Sie können in einzelnen Katalogen oder über eine manuelle Eingabe nach Produkten suchen und einzelnen Positionen oder auch gesamte Einkaufswagen aus Ihren alten Bestellungen und Vorlagen in Ihren neuen Einkaufswagen übernehmen.

· Katalogübergreifende Suche: Die Kataloge, die die katalogübergreifende Suche unterstützen, werden Ihnen in einem separaten Feld angezeigt. Sie können einen Suchbegriff eingeben und die Suche starten.

· Limitposition anlegen: Sie können Positionen mit Wertlimit und/ oder Laufzeit anlegen. So können Sie z. B. geringfügige Beschaffungsvorgänge schnell und einfach durchführen. Diese Beschaffungsvorhaben werden in Form einer allgemeinen Beschreibung mit einem Grenzwert erfasst. Bis zu diesem Wertlimit dürfen Bestätigungen zu Wareneingängen oder Dienstleistungen sowie Rechnungen erfasst werden.

Dieser Link kann mit dem BAdI Änderung der Anzeige im Einkaufswagen ein- oder ausgeblendet werden.

· Anfragen: Sie können bezüglich externer Mitarbeiter oder Dienstleistungen bei Lieferanten anfragen. Siehe auch Anfrage

Dieser Link kann mit dem BAdI Änderung der Anzeige im Einkaufswagen ein- oder ausgeblendet werden. In der Benutzungsoberfläche Wizard kann er jedoch nicht eingeblendet werden, da er hier als Anwendung im Seitenmenü vorhanden ist.

· Bestellen: Sie können externe Mitarbeiter oder Dienstleistungen bestellen. Siehe auch Bestellung von externen Mitarbeitern

Dieser Link kann mit dem BAdI Änderung der Anzeige im Einkaufswagen ein- oder ausgeblendet werden.

· Anforderung beschreiben: Wenn Sie im Katalog nichts Passendes gefunden haben, können Sie eine Beschreibung der gewünschten Ware oder Leistung eingeben. In der Benutzungsoberfläche einfaches Formular geben Sie die Beschreibung in einem speziellen Bestellformular ein, in der Benutzungsoberfläche erweitertes Formular stehen Ihnen hierfür mehrere leere Positionszeilen in der Übersicht Positionen im Einkaufswagen zur Verfügung.

Dieser Link kann mit dem BAdI Änderung der Anzeige im Einkaufswagen ein- oder ausgeblendet werden.

Nachdem Sie Ihren Einkaufswagen gefüllt haben, können Sie ihn entweder sofort bestellen oder über Merken speichern, um ihn später zu vervollständigen.

Wenn der Einkaufswagen bestellt wird, wird ein Workflow gestartet, der prüft, ob eine Genehmigung erforderlich ist.

· Wenn ja, wird ein Workitem in den Nachrichteneingang des entsprechenden Genehmigenden gesendet.

· Wenn nicht, werden aus dem Einkaufswagen Bestellanforderungen, Bestellungen und/oder Reservierungen angelegt. Welche Belege angelegt werden und in welchem System, ist von den Daten im Einkaufswagen und den Einstellungen im Customizing von SAP Enterprise Buyer abhängig.

Wenn bei den lokal im Enterprise Buyer-System angelegten Einkaufswagen (Bestellungen) Informationen fehlen – beispielsweise wurde der Lieferant nicht angegeben–, erhält der Einkäufer die Bestellung zur Vervollständigung in seinen Arbeitsvorrat, siehe Bearbeiten von Bestellungen.

Voraussetzungen

· Wenn Sie im Backend-System Leistungsbestellungen anlegen wollen, muss das Backend-System den Release-Stand 4.0B oder höher haben.

· Die Aufbauorganisation und die Attribute zu den Organisationseinheiten müssen eingerichtet sein. Über die Attribute werden die Werte in den Eingabehilfen zu Produktkategorie, Werk etc. gesteuert.

· Im Customizing ist festgelegt, mit welchen Backend-Systemen Sie arbeiten und in welchen Systemen Bestellungen, Bestellanforderungen und Reservierungen angelegt werden.

Menüpfad im Einführungsleitfaden (IMG): Supplier Relationship Management ® SRM Server ® Technische Grundeinstellungen ® Backend-Systeme festlegen und Backend-System zur Produktkategorie festlegen

· Im Customizing müssen die Kataloge eingerichtet sein und Sie müssen festgelegt haben, welche Belege im Backend-System bzw. im Enterprise Buyer-System aus den Einkaufswagen erstellt werden.

Menüpfad im Einführungsleitfaden (IMG): Supplier Relationship Management ® SRM Server ® Stammdaten ® Externe Web-Services definieren und Supplier Relationship Management ® SRM Server ® Anwendungsübergreifende Grundeinstellungen ® Objekte (Banfen, Reservierungen, Bestellungen) im Backend-System festlegen

· Falls Sie mit Einkäuferkarten bestellen wollen, müssen

¡ diese im Customizing eingerichtet sein: Supplier Relationship Management ® SRM Server ® Einkäuferkarte

¡ Bestellungen lokal im Enterprise Buyer-System angelegt werden

¡ die Lieferanten diese Einkäuferkarten akzeptieren, siehe Geschäftspartner

¡ die Daten zur Einkäuferkarte für den bestellenden Benutzer vorliegen. Die Daten können direkt beim Anfordern des Benutzerstammsatzes oder später über die Funktion Einstellungen eingegeben werden.

Funktionsumfang

Funktion	Beschreibung
Voreinstellungen für Positionen	Diese Funktion dient als Erfassungshilfe. Hier vorgenommene Eingaben werden in alle neuen Positionen übernommen, bestehende Positionen werden allerdings nicht geändert. Bei Positionen, die Sie aus alten Bestellungen und Vorlagen übernehmen, werden die Voreinstellungen nicht übernommen. Sie können beispielsweise folgende Daten ändern: · Anlieferadresse/Erbringungsort · Kontierung · Produktkategorie · Buchungskreis Weiterhin können Sie als Einkäufer oder Einkaufsassistent auch Produkte stellvertretend für andere Benutzer einkaufen. Siehe Als Stellvertreter einkaufen Dieser Bereich kann mit dem BAdI Änderung der Anzeige im Einkaufswagen ein- oder ausgeblendet werden.
Alte Bestellungen und Vorlagen	Sie können einzelne Positionen oder auch gesamte Einkaufswagen aus alten Bestellungen und Vorlagen in Ihren neuen Einkaufswagen übernehmen.
(Löschen)	Sie können bereits eingegebene Positionen löschen.
(Detail)	Sie gelangen zu den Positionsdetails und können dort beispielsweise die Kostenzuordnung oder die Anlieferadresse ändern und Anlagen hinzufügen.
(Kopieren)	Sie können einzelne Positionen kopieren. Die Positionsdetails werden komplett übernommen.
Grunddaten	Sie können Grunddaten wie z. B. Produkttyp, Beschreibung, Produktkategorie, Buchungskreis, Standort, Menge oder Warenempfänger ändern und, falls gewünscht, Ihre Einkäuferkarte auswählen. Wenn Sie in einer Dropdown-Liste auf den Eintrag ‚...’ klicken, gelangen Sie zur Eingabehilfe.
Kostenzuordnung	Sie können Ihre Kontierungsdaten anzeigen oder ändern. Sie können den folgenden Objekten Konten (auch Mehrfachkontierung) zuordnen: · Anlage · Kostenstelle · Netzplan · Auftrag · Vertriebsauftrag · PSP-Element Sie können die eingegebene Kontierung in eine Zwischenablage kopieren und sie für weitere Positionen im Einkaufswagen verwenden. Siehe Zwischenablage für Kontierungsdaten.
Dokumente und Anlagen	· Lieferantentext: Sie können einen Text einfügen, der an den Lieferanten weitergeleitet wird. · Interne Notiz: Sie können interne Notizen anlegen, um dem Genehmigenden oder Einkäufer z. B. eine Nachricht zu schicken. · Anlagen: Sie können Dokumente hinzufügen, die weitere Informationen enthalten, z.B. für den Genehmigenden.
Anlieferadresse	Das System schlägt eine Anlieferadresse vor, die auf Positionsebene geändert werden kann (sofern in den Stammdaten der zuständigen Organisationseinheit eine Anlieferadresse vorhanden ist). SAP Enterprise Buyer überträgt die Anlieferadresse für die Bestellung oder Bedarfsanforderung in das Backend-System (ab Release 4.0B). Voraussetzung ist der SAP-Hinweis 358741.
Bezugsquellen	Es werden Ihnen die möglichen Bezugsquellen angezeigt, die im Backend-System oder lokal für das Produkt oder für Freitextpositionen vorliegen. Wenn das System beim Hinzufügen einer Position in den Einkaufswagen eine eindeutige Bezugsquelle findet, wird diese zugeordnet. Wenn Sie die zugeordnete Bezugsquelle nicht verwenden wollen, können Sie sie durch einen Wunschlieferanten ersetzen. Falls kein Wunschlieferant und auch keine Bezugsquelle zugeordnet werden, wird eine unvollständige Bestellung (lokal)/ Bestellanforderung (Backend) angelegt. · Hinzufügen einer Position in den Einkaufswagen Sie können entweder einen Wunschlieferanten eingeben, oder einen Lieferanten aus der Lieferantenübersicht auswählen. Die Lieferanten aus der Lieferantenübersicht haben für das Produkt z.B. einen gültigen Kontrakt oder Einkaufsinfosatz. Sie können diese Zuordnung über (Löschen) wieder rückgängig machen und einen neuen Lieferanten wählen. Sie können auch auf Lieferantenlisten zurückgreifen, die Ihr Einkäufer zusammengestellt hat. Die Lieferanten, die in eine Lieferantenliste aufgenommen wurden, sind in der Liste der Bezugsquellen entsprechend markiert. Je nach den Einstellungen im Customizing werden entweder alle Lieferanten aufgeführt, oder nur solche, die in einer Lieferantenliste aufgeführt sind. · Ändern einer Position im Einkaufswagen Das Ändern von Produktkategorie, Buchungskreis oder Werk führt zu einer erneuten Bezugsquellenfindung. · Leistungen Für lokale Leistungen sind nur lokale Bezugsquellen verfügbar, im Backend sind keine Bezugsquellen verfügbar. Sie können einen Lieferanten entweder über die Liste der Bezugsquellen oder über die Lieferantenliste wählen. Zusätzlich zum Lieferanten können Sie noch einen Leistungserbringer auswählen. Wenn Sie zuerst den Leistungserbringer bestimmen, wird der Lieferant automatisch zugeordnet. · Limitbestellungen Für Limitbestellungen stehen keine Bezugsquellen zur Verfügung, Sie können jedoch einen Lieferanten aus der Lieferantenliste auswählen.
Verfügbarkeit	Sie können prüfen, ob die benötigte Menge zum Wunschlieferdatum verfügbar ist. Voraussetzung dafür ist, dass es sich entweder um ein internes Produkt handelt, das im Backend-System weiterverarbeitet wird, oder dass der Lieferant angegeben wurde und entsprechend an das System angebunden wurde. Das System überprüft die Verfügbarkeit eines internen Produkts in mehreren Werken. Alle relevanten Werke sowie die Backend-Systeme, zu denen sie gehören, müssen für Sie in Ihren Attributen angegeben sein. Sie erhalten eine Liste mit der verfügbaren Menge und dem Datum. Beispielsweise sind derzeit 100 Stück verfügbar, in vier Tagen werden jedoch 250 Stück verfügbar sein. Sie können das gewünschte Werk in die Positionsdetails übernehmen. Für nicht interne Produkte und mit einem entsprechend angebundenen Lieferanten erhalten Sie die Meldung, ob das Produkt teilweise, vollständig oder nicht verfügbar ist.
Einkäuferkarte	Sie können mit der Einkäuferkarte bestellen. Diese Funktion steht zur Verfügung, wenn Bestellungen lokal im Enterprise Buyer-System angelegt werden und Sie die Daten zu Ihrer Einkäuferkarte bzw. Ihren Einkäuferkarten eingetragen haben.
Genehmigungsvorschau	Bevor Sie den Einkaufswagen bestellen, können Sie prüfen, ob der Einkaufswagen genehmigt werden muss, und wenn ja, von wem.
Budget	Sie sehen, ob ein Budget vorgegeben ist und inwieweit es bereits ausgeschöpft ist. Siehe Budget-Anzeige
Aktualisieren	Sie können die Anzeige Ihres Einkaufswagens aktualisieren, nachdem Sie in der Positionsübersicht z.B. Menge oder Preis geändert haben.
Merken	Sie nutzen diese Funktion, wenn Sie Ihren Einkaufswagen noch nicht fertig bearbeitet haben und ihn später vervollständigen wollen.
Prüfen	Sie nutzen diese Funktion, wenn Sie Ihren Einkaufswagen auf Fehler/ Warnungen überprüfen wollen. Falls Fehler bzw. Warnungen vorhanden sind, erscheint eine Meldung und der Einkaufswagen kann nicht bestellt, sondern nur gemerkt werden.
Bestellen	Sie nutzen diese Funktion, wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind und die Bestellung aufgeben wollen.
Einkaufswagen drucken	Sie nutzen diese Funktion, wenn Sie nach der Bestellung eine Übersicht über Positions- und Kontierungsdetails ausdrucken wollen.