Der Arbeit mit dem SAP-System liegt das Benutzerkonzept zugrunde: Ein Anwender kann sich nur dann am System anmelden, wenn für ihn ein Benutzerstammsatz mit einem entsprechenden Paßwort existiert. Um die Integrität der betriebswirtschaftlichen Daten im SAP-System zu gewährleisten, gibt es die Möglichkeit, Berechtigungen für Transaktionen einzurichten und den Zugriff auf bestimmte Daten zu beschränken. Im Benutzerstamm wird festgelegt, wie der Aktionsradius einzelner Benutzer im SAP-System jeweils begrenzt wird.

Jedem angelegten Benutzer wird automatisch die SAPoffice-Funktionalität (Business Workplace) zur Verfügung gestellt (Eingang,usw.) Damit erhält der Benutzer die Möglichkeit seine Geschäfts- und Kommunikationsprozesse in einer einheitlichen Arbeitsumgebung zu erledigen.