Statusverwaltung (Audit)
Der Initialstatus des Auditobjekts Audit ist In Erstellung.
Das Objekt Audit weist ein komplexes Statusdesign auf. Falls nicht mit Genehmigungspflicht gearbeitet wird, kann ein Ablauf In Erstellung → Freigegeben → Unterschrift geleistet → Abgeschlossen → Zu Archivieren → Archiviert abgebildet werden. Daneben sind verschiedene Varianten mit steigender Komplexität möglich.
Wenn Sie mit Genehmigungspflicht arbeiten wollen, müssen Sie den Status Genehmigungsrelevanz setzen entweder manuell setzen oder im Customizing für Auidts vordefinieren.
Abhängigkeiten
· Ein Audit kann im Status In Erstellung gelöscht werden, sofern es nicht genehmigungspflichtig ist. Beim Löschen wird ein betriebswirtschaftlicher Vorgang durchgeführt. Ein neu angelegtes Audit kann ohne Statusprüfung gelöscht werden.
· Audits im Status Löschvormerkung bzw. Storniert werden bei einer Archivierung sofort zur Archivierung vorgemerkt und dann gelöscht. Audits im Status Abgeschlossen werden hingegen erst nach Ablauf einer Residenzzeit gelöscht werden. Auf diese Weise können Sie einer Dokumentationspflicht Rechnung tragen.
· Im Status In Erstellung können Fragenlisten und deren Elemente zugeordnet, geändert oder gelöscht werden. Dies gilt auch, wenn Genehmigungspflicht besteht, da sich die Genehmigung nicht auf Frageninhalte bezieht. Im Status Freigegeben können nur noch ungeplante Fragen angelegt, geändert oder gelöscht werden.
· Das Audit als eigenständiges Objekt kann unabhängig vom Status des Auditplans freigegeben werden.
· Wenn Sie die Freigabe eines Audits zurücknehmen, wird automatisch der Status In Bearbeitung gesetzt. Das Audit kann dann nicht mehr gelöscht werden. Falls das Audit genehmigt war, wird dieser Status ebenfalls zurückgenommen, d. h. das Audit muss erneut genehmigt werden. Es kann in diesem Zustand auch zur Genehmigung vorgemerkt werden.
Mit der Rücknahme der Freigabe werden ggf. folgende Status zurückgenommen:
¡ Download durchgeführt
¡ Rückgemeldet
¡ Bericht erstellt
¡ Bewertung durchgeführt
· Im Zustand Gesperrt sind außer dem Entsperren keine Aktivitäten zulässig.
· Die Status Download und Rückgemeldet haben keinen steuernden Einfluss, d. h. sie dienen ausschließlich Dokumentationszwecken. Diese Status können nicht manuell zurückgenommen werden; die zu Grunde liegenden betriebswirtschaftlichen Vorgänge können mehrfach durchgeführt werden.
·
Der Status Bewertung
durchgeführt dokumentiert, dass die Bewertung des Audits durchgeführt
worden ist. Der zugrunde liegende betriebswirtschaftliche Vorgang wird
durchgeführt, wenn Sie im Audit auf der Registerkarte Ergebnis die Drucktaste 
Bewerten wählen. Das System nimmt den Status bei
Änderungen der Bewertungsvorgaben oder bei Änderungen von bewertungsrelevanten
Daten der Auditfragen automatisch zurück.
· Der Status Bericht erstellt hat keinen steuernden Charakter. Er kann nicht manuell zurückgenommen werden; der zu Grunde liegende Vorgang kann nur einmalig durchgeführt werden. Der Bericht kann auch noch erstellt werden, nachdem die Unterschrift geleistet wurde.
· Der Status Unterschrift geleistet hat steuernden Charakter. Er kann nicht manuell zurückgenommen werden; der zu Grunde liegende Vorgang kann nur einmalig durchgeführt werden. Nachdem die Unterschrift geleistet wurde, können nur noch Maßnahmen und das Audit abgeschlossen werden. Mit dem Leisten der Unterschrift werden alle Maßnahmen im Status Angelegt automatisch eröffnet (Status Offen). Anschließend wird geprüft, ob offene Maßnahmen existieren. Dies wird ggf. durch den Status Offene Maßnahmen dokumentiert.
· Der Status Abgeschlossen mit offenen Maßnahmen wird automatisch gesetzt, wenn beim Abschließen noch offene Maßnahme vorhanden sind. Nach Abschluss aller offenen Maßnahmen wird dieser Status deaktiviert und durch den Status Abgeschlossen ersetzt.
· Wenn der Status Abgeschlossen oder Abgeschlossen mit offenen Maßnahmen zurückgenommen wird, werden für das Audit folgende Status zurückgenommen:
¡ Offene Maßnahmen
¡ Abgeschlossen mit offenen Maßnahmen
¡ Unterschrift geleistet.
Siehe auch
Statusverwaltung im Auditmanagement