Optional: Sie können die Alert-Klassifizierung definieren. Diese sind zum Gruppieren von Alert-Kategorien nützlich. So können Sie z. B. eine Alert-Klassifizierung CRM anlegen, die Alert-Kategorien mit CRM-Bezug enthält. Alert-Klassifizierungen können nun über Unterklassifizierungen verfügen. Somit können Sie Ihre eigene Klassifizierungshierarchie anlegen. Vor allem wenn Sie Alert-Management (ALM) intensiv nutzen, helfen Ihnen Klassifizierungen und Unterklassifizierungen bei der Organisation Ihrer ALM-Alert-Landschaft, sodass Sie einen klaren Überblick behalten.

Für die verschiedenen Alert-Typen müssen Sie verschiedene Kategorien festlegen. Die Kategorie enthält verschiedene Eigenschaften und weitere Spezifikationen, die die Alerts dieser Kategorie bestimmen, z. B. Verfallsdatum oder Eskalationsempfänger. Sie können eine Alert-Kategorie entsprechend Ihren Anforderungen festlegen und der passenden Klassifizierung zuordnen. So können Sie z. B. für die Alert-Klassifizierung CRM die Alert-Kategorien Vertrag gekündigt und Umsatzeinbruch anlegen. Wenn die in der Alert-Kategorie festgelegte kritische Situation eintritt, erkennt das System dies und sendet eine Alert-Instanz dieser Kategorie an die vorgesehenen Empfänger. Die Alerts können stets in den Anzeigeprogrammen gefunden werden, die für den Empfänger (ZAV, anwendungsspezifisches Programm oder Alert-Inbox) konfiguriert sind. Außerdem werden die Alerts über anschließende externe Kommunikationskanäle, z. B. als E-Mail, als SMS oder als Fax, gesendet.

Sie müssen Empfänger bestimmen, sodass Alert Management weiß, welcher Alert einer bestimmten Kategorie welche Empfänger hat, damit die entsprechenden Beteiligten informiert werden.

Sie können konfigurieren, wie Alerts verarbeitet werden. Für den normalen Einsatz von Alert Management müssen Sie die Standardeinstellungen nicht ändern. Wenn Sie jedoch z. B. Alerts an Systeme von Fremdanbietern versenden, Alert-Bestätigungen via SMS oder Internet-Mail ermöglichen oder Protokolle erfassen möchten, müssen Sie die Alert-Verarbeitung konfigurieren.

Sie müssen für Alert Management Ihren Anforderungen entsprechend eine Reihe von Administrationsreports planen. Zum Beispiel muss der Report RSALERTPROC ausgeführt werden, um Eskalationen zu ermöglichen.

Alerts einer bestimmten Kategorie müssen zur Laufzeit von einer Anwendung ausgelöst werden. Alerts können auf verschiedene Art und Weise ausgelöst werden. Sie können einen Funktionsbaustein direkt oder über Middlewarekomponenten, die Alerts auslösen (z. B. Business Object Repository (BOR), Post Processing Framework (PPF), SAP-Workflow oder CCMS), aufrufen.

Empfänger können die ihnen zugeordneten Alerts im ZAV im Enterprise Portal (sofern dieses installiert ist), in anwendungsspezifischen Anzeigeprogrammen oder in der Alert-Inbox anzeigen. Außerdem können Benutzer Alerts als E-Mail, als SMS und als Fax empfangen, falls diese externen Kommunikationskanäle in SAPconnect konfiguriert wurden.

Wenn das Problem, das den Alert verursacht hat, durch den Empfänger gelöst wurde, kann dieser den Alert bestätigen. Das heißt, der Alert-Status wird geändert und der Alert wird nicht länger gesendet, eskaliert oder angezeigt. Alerts werden vom Empfänger üblicherweise im Anzeigeprogramm, z. B. dem ZAV oder der Alert-Inbox, bestätigt. Alerts, die über Internet-Mail oder SMS gesendet werden, können allerdings auch auf dem gleichen Weg zurück an das SAP-System bestätigt werden. Alert Management verwendet dafür die Eingangsverarbeitung.