Für das Aufsetzen der Telefonintegration sind einige Überlegungen zu Ihrer Telefonie-Umgebung erforderlich. Die folgenden Fragen sollen Sie dabei unterstützen, Ihre Telefonie-Umgebung auf die Anforderungen Ihres Unternehmens auszurichten.

Standorte repräsentieren in SAPphone einen physischen Unternehmensstandort, d.h. der Bereich mit gemeinsamer Vorwahl und Hauptnummer.

Jede Instanz der externen Telefonie-Software (d.h. der Verbindungssoftware zwischen SAP-System und Telefonsystem) muß durch einen Telefonie-Server im SAP-System repräsentiert werden. Pro Standort, SAP-System und Mandanten, in dem die Telefonintegration angewendet werden soll, benötigen Sie mindestens einen Telefonie-Server (also eine Instanz der Telefonie-Software).

Die Regeln hängen von den technischen Voraussetzungen der Telefonie-Software und von den örtlichen Gegebenheiten ab. Die Nummernänderungsregeln passen die Telefonnummern bei der Übergabe zwischen SAP-System und Telefonie-Software an die von dem annehmenden System erwartete Form an.

Die technische Lösung hängt z.B. davon ab, ob die Telefonie-Funktionen auch über den Web-Browser angewendet werden sollen.

Je nach Benutzergruppe werden bestimmte Aufgaben benötigt. Beispielsweise werden Vertriebsmitarbeiter Bestellungen anlegen und Servicemitarbeiter Servicemeldungen anlegen. Von der Benutzergruppe ist auch abhängig, welche Adreßdatenbereiche bei eingehenden Anrufen nach den Anruferdaten durchsucht werden müssen. Im Normalfall ist dies die Zentrale Adreßverwaltung, einige Anwendungen speichern ihre Adressen aber in eigenen Datenbereichen.

Für die Einstellungen jeder Benutzergruppe können Sie Muster anlegen, die diese sich dann nur noch zuordnen müssen. In den Einstellungen können Sie festlegen, wie eingehende Anrufe behandelt werden sollen (z.B. Anruferdaten anzeigen oder direkt eine Anwendung starten). Benutzergruppen können Sie zu Umleitungsgruppen zusammenschließen. Diese ermöglichen das manuelle Weiterleiten von Anrufen, die von dem Benutzer nicht selbst angenommen wurden.

Wenn die Einstellungen später geändert werden sollen, kann dies zentral durch die Systemadministration oder durch jeden Benutzer selbst vorgenommen werden. Um Anpassungen an die Anforderungen einzelner Benutzergruppen zu vereinfachen, können Sie zusätzlich bestimmten Benutzern die Berechtigung für die zentrale Pflege zuordnen.

Je nach dem wie stark die Eigenverantwortung bei den Mitarbeitern Ihres Unternehmens ausgeprägt ist, können Sie den Durchwahlschutz gestalten. Entweder Sie erlauben, daß die Benutzer sich prinzipiell allen Durchwahlnummern zuordnen können, und schützen gegebenenfalls besonders sensitive Nummern oder Sie verbieten prinzipiell alle Nummern und erlauben den Benutzern eines Standortes nur explizit angegebene Nummern.