HR-integrierte Personalbudgetplanung durchführen 

Verwendung

Für die HR-integrierte Personalbudgetplanung stellt SAP einige Funktionen im Rahmen von Business Planning and Simulation (BW-PLA-BPS) zur Verfügung, die den Planungsprozess vereinfachen bzw. die eine Berechnung des für die HR-Ausgaben benötigten Budgets auf Grundlage der HR Daten vornimmt.

Eine wesentliche Vereinfachung besteht darin, dass Sie die HR-Daten (Stellenanteile, Kostenverteilung und Personalkosten), wie sie für das Planjahr im OLTP-System gepflegt bzw. kalkuliert wurden, während der Planung als Referenzdaten genutzt werden können.

Diese Referenzdaten aus dem SAP HR werden in den InfoCubes Budgetplanung: Stellenanteile (0PSM_C43), Budgetplanung: Kostenverteilung (0PSM_C45) und Budgetplanung: Bedarf - Echtwerte (0PSM_C47) abgelegt. Ebenfalls können für den Bedarf der Personen und Planstellen Durchschnittssätze genutzt werden. Diese können nicht aus dem OLTP über eine InfoSource geladen werden, sondern müssen über ein Layout im BW-PLA-BPS manuell erfasst werden.

Über eine Planungsfunktion des BW-PLA-BPS wird nun auf Grundlage der Stellenanteile, der Kostenverteilung und des Bedarfs der Budgetbedarf für Personen und Planstellen errechnet. Das Ergebnis der Kalkulation wird in dem InfoCube Budgetplanung: HR-Ergebnis (0PSM_C48) abgelegt. Diese Datensätze wurden bereits um die HHM-Kontierungen angereichert (Aufruf der FMDERIVE aus dem OLTP-System). Sollten Buchungs- und Budgetträger genutzt werden, werden die Daten in diesem InfoCube mit der Kontierung des Buchungsträgers gespeichert. Dieses HR-Ergebnis wird nun über weitere BW-PLA-BPS Funktionen in den InfoCube Geplantes Budget (BCS) 0PU_C31 fortgeschrieben. Dieser InfoCube dient auch schon als Datenspeicher für die Budgetplanung. Bei der Fortschreibung erfolgt auch eine Ableitung des Budgetträgers aus dem Buchungsträger, soweit diese Funktion verwendet wird. Der so ermittelte Budgetbedarf für HR wird anschließend in dem InfoCubes Geplantes Budget (BCS) 0PU_C31 übergeleitet. Um das Budget der HR-integrierten Personalbudgetplanung eindeutig identifizieren zu können, wurde in diesem InfoCube das Merkmal Herkunft des Budgets (0PSM_OOB) eingefügt. Die Ausprägung dieses Merkmals lautet für alle Budgetwerte, die über die HR-integrierte Personalbudgetplanung erstellt wurden, HRPBC. Um diese Daten in das Budgetverwaltungssystem BCS übernehmen zu können, kann die Plandatenübernahme aus dem SAP BW, wie gewohnt genutzt werden.

Voraussetzungen

Um für die HR-integrierte Personalbudgetplanung Echtwerte als Vorlage für den Personalbudgetbedarf nutzen zu können, müssen Sie diese Werte zunächst im OLTP-System mit der Funktion Vorbereitung der Budgetplanung –> Freie Selektion (Transaktionscode HRPBC_BPREP) erstellen. Voraussetzung dafür ist die Verwendung der SAP HR-Abrechnung. Außerdem müssen die Customizingeinstellungen für die Budgetplanung vorhanden sein.

Die Erstellung der Daten für den Personalbudgetbedarf erfolgt jeweils für eine Version. Eine Version wird aus dem Subtyp abgeleitet, der für die Erstellung der Planwerte ausgewählt wird. Die Zuordnung von Subtyp zu Version erfolgt im Customizing des Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung in der IMG-Aktivität Budgetierungsdaten für Übernahme aus PersBudPlanung festlegen.

Anschließend müssen diese Daten noch über den bereitgestellten Extraktor ins BW geladen werden.

Die Referenzwerte für die Stellenanteile sowie die Kostenverteilung werden direkt, d.h. ohne vorherige Manipulation im OLTP-System, mittels Extraktor ins BW geladen.

Vorbereitung durch den Administrator

Bevor Sie mit der Planung beginnen können, müssen Sie in der Planungsworkbench (Transaktionscode BPS0) globale Einstellungen im Planungsgebiet 4PSBP30 vornehmen. Dies geschieht, indem Sie im Planungsgebiet Variablenwerte ändern. So müssen Sie beispielsweise den Buchungs-, Finanzkreis, die Version und das Planjahr festlegen.

Als weiteren Schritt müssen Sie die Referenzdaten für die Personalbudgetplanung aus dem OLTP-System laden.

Bei der Extraktion des individuellen Bedarfs wird die Version aus dem OLTP-System übernommen. Es ist also darauf zu achten, dass der Bedarf (individuell) im OLTP für die Version erstellt wird, die dann auch in der Planung verwendet werden soll. Sollen die gleichen Bedarfswerte in verschiedenen Planungsversionen verwendet werden, ist es aus Laufzeit-Sicht sinnvoll, die Planwerte nicht noch einmal im OLTP-System errechnen zu lassen, sondern die Werte in der Planung über eine Funktion von einer Version zu der anderen Version zu kopieren. Die dafür benötigte Funktion existiert nicht und muss vom Kunden angelegt werden.

Nachdem die Referenzdaten für die aktuelle Planversion bereitgestellt wurden, muss eine initiale Kalkulation der Budgetwerte auf Grundlage der Referenzdaten vorgenommen werden. Sie können Sie in der Planungsmappe Budgetplanung: HR-integrierte Planung (4PSMBP30) aufrufen. Dort steht Neuberechnung als globale Planungsfunktion zur Verfügung.

Durchführung der Planung

Wenn die initiale Neuberechnung erfolgt ist, kann der eigentliche Planungsprozess beginnen. Dafür müssen Sie eine Planungsmappe erstellen. Als Grundlage können Sie die Planungsmappe Budgetplanung: HR-integrierte Planung (4PSMBP30) verwenden. Dieses Layout dürfte aber für die meisten Kunden zu viele Funktionen bzw. Layouts bereitstellen. Durch Kopieren und anschließende Nachbearbeitung können Sie eine kundenindividuelle Planungsmappe erstellen.

In der bereitgestellten Planungsmappe werden die Daten für eine Organisationseinheit angezeigt. So werden in den Layouts nur diese Personen und Planstellen angezeigt, die dieser Organisationseinheit zugeordnet sind. Welcher User für welche Organisationseinheiten zuständig ist, kann über die Variable ORGUNIT im Planungsgebiet 4PSBP30 gesteuert werden.

Folgende Funktionen sind in der Planungsmappe enthalten:

·        Neuberechnung

Das HR-Ergebnis wird auf  Basis der Daten der vier InfoCubes 0PSM_C43, 0PSM_C45, 0PSM_C46 und 0PSM_C47 neu aufgebaut. Die ausgewählte Organisationseinheit wird bei dieser Funktion nicht berücksichtigt.

·        Berechnen

Es wird das sich ergebende Delta für das HR-Ergebnis berechnet, das sich durch die Manipulation der Daten in den verschiedenen Layouts während der aktuellen Planungssession ergeben hat. Diese Funktion wird auch automatisch ausgeführt, sobald ein Wechsel von einem zu einem anderen Layout durchgeführt wird. So können also die Auswirkungen der vorgenommenen Änderungen auf das Budget überprüft werden, bevor das Layout gewechselt wird.

Folgende Planungslayouts stehen zur Verfügung:

·        Kapazitäten je Organisationseinheit

Auf diesem Layout können die Stellenanteile der zu der ausgewählten Organisationseinheit zugeordneten Personen und Planstellen betrachtet und überarbeitet werden. Auf diesem Layout wird ebenfalls die Funktion zur Übernahem der Daten aus der Version ‚#’ in die aktuelle Planungsversion angeboten. Die dort angezeigten Daten werden in der Regel durch Extraktion bereitgestellt, können aber in diesem Layout auch manuell erfasst werden.

·        Kostenverteilung je Organisationseinheit

Auf diesem Layout kann die Kostenverteilung der zu der ausgewählten Organisationseinheit zugeordneten Personen und Planstellen betrachtet und überarbeitet werden. Auf diesem Layout wird ebenfalls die Funktion zur Übernahme der Daten aus der Version ‚#’ in die aktuelle Planungsversion angeboten. Die dort angezeigten Daten werden in der Regel durch Extraktion bereitgestellt, können aber in diesem Layout auch manuell erfasst werden.

·        Bedarf (individuell)

Auf diesem Layout kann der Bedarf der zu der ausgewählten Organisationseinheit zugeordneten Personen und Planstellen betrachtet und überarbeitet werden. Die dort angezeigten Daten werden in der Regel durch Extraktion bereitgestellt, können aber in diesem Layout auch manuell erfasst werden.

·        Bedarf (Durchschnittssätze)

Auf diesem Layout können Durchschnittssätze gepflegt werden, auf die zurückgegriffen wird, sofern kein individueller Bedarf für eine Person oder Planstelle gepflegt wird.

Auf diese Daten wird ebenfalls zurückgegriffen, wenn bestimmte Merkmale nicht mehr übereinstimmen. Wurde beispielsweise eine Person befördert (Änderung der Tarifgruppe oder ‑stufe auf dem Layout Kapazitäten je Organisationseinheit), existiert kein individueller Bedarf für diese Person mit der neuen Tarifgruppe/‑stufe. In diesem Fall wird ebenfalls auf den entsprechenden Durchschnittssatz zurückgegriffen. Generell lässt sich sagen, dass nicht mehr auf den individuellen Bedarf sondern auf die Durchschnittssätze zurückgegriffen wird, sobald eine Abweichung der Merkmale Tarifart, Gruppe Tarifregelungen, Tarifgruppe oder Tarifstufe auf dem Layout Kapazitäten je Organisationseinheit und dem Layout Bedarf (individuell) für eine Person bzw. Planstelle besteht.

In diesem Layout wird die ausgewählte Organisationseinheit nicht berücksichtigt, da Durchschnittssätze nicht je Organisationseinheit sondern für die gesamte Organisation hinterlegt werden. Es handelt sich auf diesem Layout also um globale Daten, d.h. eine Änderung kann sich auf das geplante Budget mehrerer Organisationseinheiten auswirken.

Um den Budgetbedarf der ausgewählten Organisationseinheit zu betrachten, werden drei Layouts im Ausgabebereich angeboten. Diese zeigen sofort die Auswirkungen der vorgenommenen Änderungen in den Planungslayouts, sobald von einem Planungslayout zu einem anderen gewechselt wird oder die Funktionen Neuberechnen oder Berechnen ausgewählt werden.

·        Ergebnis (FM-Sicht – Buchungskontierung)

Auf diesem Layout wird der Budgetbedarf auf Ebene der Buchungskontierungen für die verschiedenen HHM-Kontierungen angezeigt.

·        Ergebnis (Gesamtsicht – Buchungskontierung)

Auf diesem Layout wird der Budgetbedarf auf Ebene der Buchungskontierungen für die verschiedenen HHM-, CO-Kontierungen und die HR-Daten angezeigt.

·        Ergebnis (FM-Sicht – Budgetkontierung)

Auf diesem Layout wird der Budgetbedarf auf Ebene der Budgetkontierungen für die verschiedenen HHM-Kontierungen angezeigt. Sollten keine Buchungs- bzw. Budgetkontierungen verwendet werden, ist das Ergebnis auf diesem und auf dem Layout Ergebnis (FM-Sicht – Buchungskontierungen) identisch.

Sollte bei der Durchführung der Planung weder ein passender Bedarf (individuell) noch ein Bedarf (Durchschnittssatz) für eine Person/Planstelle gefunden werden, kann eine Fehlermeldung ausgegeben werden. Wird allerdings diese Feldermeldung aktiviert, können die Daten nicht mehr gespeichert werden, solange diese Feldermeldung auftritt.

Um die Fehlermeldung einzuschalten muss in der Parametergruppe CALCHRBU der Funktion CALCHRBU Planungsebene HRRESULT Planungsgebiet 4PSBP30 der Parameter ERRORMSG auf X gesetzt werden.

In den folgenden Fällen müssen Sie das ABAP-Coding in der Funktionsgruppe BPREP_BW_HR anpassen:

·        die Art der Berechnung des Budgetwerts erfüllt Ihre Wünsche nicht

·        Sie nutzen zusätzlich andere InfoObjekte

·        Sie ersetzen vorhandene InfoObjekte

·        Sie verwenden ein anderes Planungsgebiet bzw. ‑ebene um die HR integrierte Personalbudgetplanung durchzuführen

Ergebnis

Am Ende dieses Planungsprozesses haben Sie geplante Budgetwerte für das HR für das Planjahr im System abgelegt (auf Ebene der Buchungskontierungen im InfoCube 0PSM_C48 und auf Ebene der Budgetkontierungen in InfoCube 0PU_C31). Diese Budgetwerte können Sie durch eine Plandatenübernahme in ihr operatives System für das Budgetverwaltungssystem (BCS) übernehmen. Informationen hierzu finden Sie im Einführungsleitfaden des Haushaltsmanagements Öffentliche Verwaltung im Bereich Plandatenübernahme aus dem SAP BW in das Haushaltsmanagement.