Umschreiben von Elementen 

Verwendung

Mit dieser Funktion können Sie das eindeutige Kennzeichen der Elemente - Vorgangskennzeichen, Geschäftszeichen der Akte, Dokumentnummer eines Dokuments oder  Posteingangsstücks nachträglich ändern. Die Änderung wird in einem Protokoll festgehalten.

Eine Änderung des eindeutigen Kennzeichens ist in der Regel dann erforderlich, wenn sich die  inhaltliche und/oder organisatorische Zuordnung eines Elements ändert, die sich im eindeutigen Kennzeichen über die darin enthaltene Aktenplanposition und/oder aktenführende Stelle (Organisationseinheit) widerspiegelt.

Wenn das Kennzeichen eines Elementes vom Kennzeichen des übergeordneten Elementes  abhängig ist (Regelelement CONTAINER_ID ist in der Generierungsregel vorhanden), passt das System das Kennzeichen des Elementes bei der Zuordnung zu einem anderen Element automatisch an, indem das Element umgeschrieben wird; das Kennzeichen des neuen übergeordneten Elements wird dann automatisch in das Kennzeichen des Elements übernommen.

Voraussetzungen

Die Funktion Umschreiben steht dem Benutzer nur dann zur Verfügung, wenn die  Generierungsregel für dieses Kennzeichen eine Benutzereingabe erfordert.

Grundlage für die Vergabe von eindeutigen Kennzeichen bilden im Customizing des Records- und Case-Managements festzulegende Generierungsregeln. Eine Generierungsregel setzt sich aus einzelnen Regelelementen zusammen in denen festgelegt ist, welche Informationen das eindeutige Kennzeichen enthalten soll. Es gibt zwei Arten von Regelelementen. Regelelemente, die eine Benutzereingabe erfordern und Regelelemente, die einen Bestandteil des eindeutigen Kennzeichens automatisch aus bereits vorhandenen Informationen im System generieren.

Weitere Informationen zur Definition von Generierungsregeln finden Sie im Einführungsleitfaden  des Records- und Case-Managements unter Grundeinstellungen → Eindeutige Kennzeichen → Generierungsregeln definieren.

Funktionsumfang

Akte umschreiben

Wenn Sie die Funktion Umschreiben ausführen, müssen Sie die in der Generierungsregel für eine manuelle Eingabe vorgesehenen Teile des Geschäftszeichens manuell eingeben. Bei der Neugenerierung des Geschäftszeichens passt das System folgende Attribute der Akte an:

·        Das neue Geschäftszeichen wird im Attribut Geschäftszeichen hinterlegt.

·        Das bisherige Geschäftszeichen wird im mehrwertigen Attribut Alt-Geschäftszeichenhinterlegt.

·        Die laut Generierungsregel ggf. im Geschäftszeichen der Akte enthaltene Aktenplanposition wird im Attribut Aktenplanposition hinterlegt. Die ID des zugehörigen Aktenplans wird im unsichtbaren Attribut Aktenplan (SRM_FILEPLAN) hinterlegt.
Voraussetzung hierzu ist, dass die Generierungsregel ein Regelelement vom Typ Ablageplanposition mit dem Namen FILEPLAN_POS enthält. Deren Wert und Aktenplan-ID werden eingetragen.

·        Die laut Generierungsregel ggf. im Geschäftszeichen der Akte enthaltene aktenführende Stelle wird im unsichtbaren Attribut Aktenführende Stelle (RMPS_DOM_DEPARTMENT) hinterlegt. Dieses Attribut wird zur Prüfung organisationsbezogener Berechtigungen für die Akte und die in ihr enthaltenen Elemente verwendet.
(Voraussetzung hierzu ist, dass die Generierungsregel ein Regelelement vom Typ Organisationseinheit mit dem Namen RESPONSIBLE_OU enthält. Deren Wert wird in das Attribut eingetragen.)

Alle in der Akte enthaltenen Elemente werden anschließend ebenfalls umgeschrieben.

Vorgang umschreiben

Wenn Sie die Funktion Umschreiben ausführen, müssen Sie die in der Generierungsregel für eine manuelle Eingabe vorgesehenen Teile des Vorgangskennzeichens manuell eingeben. Bei der Neugenerierung passt das System das Attribut Vorgangskennzeichen an. Dabei werden Zählerwerte im Kennzeichen nur bei Notwendigkeit erhöht.

Alle im Vorgang enthaltenen Elemente werden anschließend ebenfalls umgeschrieben.

Dokument/Posteingangsstück umschreiben

Wenn Sie die Funktion Umschreiben ausführen, müssen Sie die in der Generierungsregel für eine manuelle Eingabe vorgesehenen Teile der Dokumentnummer manuell eingeben.

Bei der Neugenerierung passt das System das Attribut Dokumentnummer an. Dabei werden Zählerwerte im Kennzeichen nur bei Notwendigkeit erhöht.

Wenn das eindeutige Kennzeichen des direkt übergeordneten Elements (Akte/Vorgang) geändert wurde, wird das Attribut RMPS_DOM_REFERENCE (Geschäftszeichen) am Dokument entsprechend aktualisiert.

Sofern das Dokument einer Akte zugeordnet ist (auch mittelbar über Vorgänge), und in der Akte das Attribut Aktenführende Stelle geändert wurde, wird im Dokument das korrespondierende Attribut Federführende Organisationseinheit automatisch aktualisiert.

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