Saldenbestätigung
Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Ihren Geschäftspartnern können Sie mit Hilfe der Saldenbestätigungen auf Richtigkeit prüfen. Gegebenenfalls treten Unstimmigkeiten auf, die mit dem Geschäftspartner zu klären sind, oder es sind Einzelwertberichtigungen zu buchen.
Für die Saldenbestätigungen werden je nach Zweck unterschiedliche Verfahren benötigt. Im SAP-System werden Ihnen folgende Verfahren angeboten:
Saldenbestätigung
Bei der Saldenbestätigung teilen Sie dem Geschäftspartner die Beträge, die er bestätigen soll, im einzelnen mit. Sie bitten ihn um eine Bestätigung, unabhängig davon, ob Übereinstimmung besteht oder nicht.
Saldenmitteilung
Bei der Saldenmitteilung teilen Sie dem Geschäftspartner die Beträge, die er bestätigen soll, ebenfalls im einzelnen mit. Sie erwarten eine Antwort jedoch nur dann, wenn der Geschäftspartner dem angegebenen Saldo nicht zustimmt.
Saldenanforderung
Bei der Saldenanforderung bitten Sie Ihren Geschäftspartner, den Saldo Ihres Kontos gemäß seiner Buchhaltung mitzuteilen.
Anschreiben und Rückantwort
Für jede Auswertung wird jeweils ein Anschreiben und ein Rückantwortschreiben gedruckt. Das Rückantwortschreiben enthält je nach Verfahren eine Auflistung der offenen Posten oder nur Felder, die der Geschäftspartner ausfüllen soll (Saldenanfrage).
Das Rückantwortschreiben soll möglicherweise an unterschiedliche Adressaten gesendet werden, je nachdem, zu welchem Zweck die Saldenbestätigung erfolgt: Wenn die interne Revisionsabteilung die Salden abstimmt, soll die Adresse Ihres Unternehmens verwendet werden; wenn der Wirtschaftsprüfer die Saldenbestätigung anfordert, wird die Rückantwort an ihn zu senden sein. Welche Adresse verwendet wird, kann daher variabel vor jeder Auswertung angegeben werden. Sie müssen eine Rückantwortadresse hinterlegen, auch wenn es die Buchungskreisadresse ist und Sie keine abweichende Adresse verwenden.
Auswahl der Geschäftspartner
Da für die Saldenbestätigung in der Regel nicht alle Geschäftspartner angeschrieben werden, ist es erforderlich, eine gezielte Auswahl treffen zu können. Im System können Sie die Auswahl anhand folgender Kriterien vor jeder Auswertung bestimmen:
Sie legen fest, ob Zentral- und Filialkonten, CpD-Konten und/oder alle anderen Konten berücksichtigt werden sollen.
Sie können die Auswahl abhängig vom Gesamtsaldo oder vom Umsatz eines Kontos treffen.
Sie können festlegen, daß jeder n-te Debitor bzw. Kreditor der selektierten Geschäftspartner berücksichtigt werden soll.
Durch die Auswahl von weiteren Selektionsfeldern, wie z.B. Name1, können Sie weitere Selektionsmöglichkeiten schaffen. Wenn schon Selektionsvarianten zum Report angelegt sind, sollten sie angepaßt werden.
Durch die Kombination der Auswahlkriterien können Sie die gewünschten Debitoren oder Kreditoren weiter eingrenzen.
Bei jeder Auswertung wird immer eine Abstimmliste ausgegeben. Zusätzlich können eine Ergebnistabelle und eine Fehlerliste ausgegeben werden. Die Listen verbleiben in Ihrer Buchhaltung bzw. beim Wirtschaftsprüfer für die Auswertung des Rücklaufs:
Abstimmliste
Die Abstimmliste enthält Daten zur Auswertung, wie das Ausstellungsdatum und das Rückantwortdatum. In der Liste werden für jeden Geschäftspartner Adreßdaten aus dem Stammsatz und der Betrag, für den die Saldenbestätigung erfolgen soll, aufgelistet. Sie verwenden die Liste, um eine Übersicht über die angeschriebenen Geschäftspartner zu haben. In der Liste können Sie für Saldenbestätigungen und Saldenanforderungen vermerken, ob der Geschäftspartner geantwortet hat. Anderenfalls ist ihm ggf. ein Erinnerungsschreiben zu senden.
Ergebnistabelle
Die Ergebnistabelle enthält allgemeine Angaben zur Auswertung, wie das Abstimmungsdatum. Die Tabelle enthält außerdem drei Rubriken, unter denen Sie das Ergebnis der Rückantworten zusammenfassen können: nicht erhaltene Rückantworten, ohne Bestätigung erhaltene Rückantworten und mit Bestätigung erhaltene Rückantworten. In den letzten beiden Rubriken können Sie weiter differenzieren.
Sie verwenden die Tabelle, um den Rücklauf auszuwerten und Schwachstellen in der Buchhaltung festzustellen. Kommen z.B. viele Anschreiben zurück, weil der Geschäftspartner verzogen ist, muß geprüft werden, ob die Stammdatenpflege ordnungsgemäß durchgeführt wird.
Fehlerliste
Wenn der Report während der Auswertung Fehler feststellt, listet er diese in der Fehlerliste auf. Die Liste wird daher nicht immer ausgegeben.
Selektionsdeckblatt
Sie können wählen, ob ein Selektionsdeckblatt ausgegeben werden soll.