Belegprinzip
Auch in einer EDV-gestützten Bestandsführung gilt der Grundsatz der Buchführung "Keine Buchung ohne Beleg" . Das Belegprinzip bedeutet, daß für jeden bestandsverändernden Vorgang ein Beleg erzeugt und im System gespeichert wird.
Bei der Buchung einer Warenbewegung im SAP-System werden folgende Belege erzeugt:
Materialbeleg
In der Bestandsführung wird bei der Buchung einer Warenbewegung ein Materialbeleg erzeugt, der als Nachweis für eine oder mehrere Bewegungen und als Informationsquelle für alle nachgelagerten Anwendungen dient.
Der Materialbeleg besteht aus einem Kopf und mindestens einer Position Der Kopf enthält allgemeine Daten über den Bewegungsvorgang (z.B. Datum). Die Positionen beschreiben die einzelnen Bewegungen.
Buchhaltungsbeleg
Ist die Bewegung für die Finanzbuchhaltung relevant, d.h., führt sie zu einer Fortschreibung der Sachkonten, wird parallel zum Materialbeleg ein Buchhaltungsbeleg erstellt.
In manchen Fällen (z.B. zwei Materialbelegpositionen mit unterschiedlichen Werken, die zu unterschiedlichen Buchungskreisen gehören werden sogar mehrere Buchhaltungsbelege für einen Materialbeleg erstellt.
Die von einer Warenbewegung betroffenen Sachkonten werden über eine automatische Kontenfindung fortgeschrieben.
Bei Wareneingängen zu Bestellungen, Warenbewegungen zu Umlagerbestellungen und Konsignationsentnahmen können die Geschäftspartner unterschiedliche Hauswährungen besitzen, so daß im Buchhaltungsbeleg neben der Hauswährung eine weitere Währung geführt werden muß, in der abgewickelt und gebucht wird. Zu diesem Zweck werden die Buchhaltungsbelege, die durch solche Warenbewegungen entstehen, automatisch in der Hauswährung und in der Belegwährung geführt. Über
können Sie zwischen beiden Währungen umschalten.Änderung eines Belegs
Haben Sie eine Bewegung schon gebucht, können Sie den Beleg nicht mehr ändern. Sie können lediglich zusätzliche Informationen zum Beleg erfassen, wie die Bezugnahme zum Originalbeleg oder einen Kommentar zum Vorgang. Wenn Sie eine Bewegung stornieren oder die Menge ändern wollen, müssen Sie einen neuen Beleg erfassen.
Belegnummern
Ein Materialbeleg wird durch die Belegnummer und das Materialbelegjahr identifiziert. Ein Buchhaltungsbeleg wird durch den Buchungskreis, die Belegnummer und das Geschäftsjahr identifiziert.
Materialbelegnummer und Buchhaltungsbelegnummer sind in der Regel unterschiedlich.
Der Buchungskreis, in dem der Buchhaltungsbeleg gebucht wird, wird aus dem für das Werk definierten Bewertungskreis abgeleitet.
Vorgangsart/Belegart
Um eine differenzierte Belegnummernvergabe und eine systematische Ablage der Belege in der Belegdatei zu ermöglichen, werden Materialbelege in Vorgangsarten und Buchhaltungsbelege in Belegarten unterteilt (s. folgende Tabelle).
Vorgangsarten und Belegarten für Warenbewegungen (Beispiele)
Warenbewegung |
Vorgangsart |
Belegart |
Wareneingänge zu Bestellungen |
WE |
WE bzw. WN |
Wareneingänge zu Aufträgen |
WF |
WE |
Warenausgänge, Umbuchungen, sonstige Wareneingänge |
WA |
WA |
Warenausgänge zu Lieferungen |
WL |
WL |
Pro Vorgangsart wird ein Nummernkreis für die Nummernvergabe der Materialbelege definiert. Pro Belegart wird ein Nummernkreis für die Nummernvergabe der Buchhaltungsbelege definiert.