Отчеты по книгам кредиторов и дебиторов, процедура создания: Россия 
Книги дебиторов и кредиторов являются юридически обязательными документами, содержащими информацию о счетах-фактурах и платежах по соответствующим базовым документам (закупкам и продажам) для отчетов по НДС.
Обе эти книги создаются на основе счетов-фактур к документам продаж и закупок и бухгалтерским операциям, причем книга дебиторов создается на основе исходящих счетов-фактур, а книга кредиторов - на основе входящих счетов-фактур и исходящих счетов-фактур для предоплат.
Последовательность операций
Создание книги дебиторов
В книге дебиторов осуществляется регистрация счетов-фактур на основе выбранного метода определения налоговой базы в окне "Инициализация системы: Информация о компании". Существуют следующие методы определения налоговой базы:
По отгрузке - исходящий счет-фактура к продаже регистрируется в книге дебиторов при его вводе в систему (на дату регистрации). Кроме того, в книге дебиторов регистрируются общая сумма (итоговая сумма документа) и сумма НДС.
По оплате - исходящий счет-фактура к продаже регистрируется в книге дебиторов при получении полной или частичной оплаты по соответствующим базовым документа продаж. Если платеж является частичным или не покрывает все продажи, связанные с соответствующим исходящим счетом-фактурой, то рядом с соответствующей строкой появляется отметка "частичный платеж". В случае частичных платежей в книгу дебиторов попадет только сумма оплаты.
Счет-фактура будет включен в книгу дебиторов в день платежа (если дата платежа следует после даты регистрации счета-фактуры; в противном случае используется дата регистрации).
Исходящий счет-фактура на основе предоплаты (платеж, не связанный с данной продажей, или платеж на основе исходящего счета на предоплату) регистрируется в книге дебиторов в день оформления (дата документа), независимо от метода налогообложения. Данный вид исходящего счета-фактуры также регистрируется в книге кредиторов после оформления исходящего счета на товары/услуги, по которым была проведена предоплата, после связывания предоплаты с базовыми продажами, соответствующими данному счету.
Исходящий счет-фактура на основе бухгалтерской проводки регистрируется в книге дебиторов в день регистрации этого счета-фактуры.
При использовании метода По отгрузке в отчете по книгам дебиторов также отображаются счета с корректировками продаж/закупок, если выбрана соответствующая опция для их просмотра.
Создание книги кредиторов
Входящий счет-фактура всегда регистрируется в книге кредиторов согласно методу "По оплате", независимо от параметров настройки в окне "Информация о компании" (законодательное требование). Это означает, что входящий счет-фактура регистрируется в книге кредиторов при получении итогового или частичного платежа по базовым закупкам.
Если платеж является частичным или не покрывает все закупки, связанные с соответствующим исходящим счетом-фактурой, то рядом с соответствующей строкой появляется отметка "частичный платеж". В случае частичных платежей в книгу кредиторов попадет только сумма оплаты.
Входящий счет-фактура для бухгалтерской проводки регистрируется в книге кредиторов в день регистрации этого счета.
Результат
Входящие и исходящие счета-фактуры автоматически регистрируются в книгах дебиторов и кредиторов. В зависимости от существующих законодательных требований, можно создавать отчеты по книгам кредиторов и дебиторов (
Отчет 
Финансы Бухгалтерия Налог 
), в которых будут отображаться зарегистрированные счета-фактуры.
Пример
Данные ввода
В данном примере приведены самые распространенные ситуации, возникающие при выполнении бизнес-процессов в компании.
Продажа (дата) | Итого без НДС | НДС | Исходящий счет-фактура (на основе продажи) (дата) | Итого без НДС | НДС |
|---|---|---|---|---|---|
Продажа № 1 (05.01) | 100 | 20 | Исходящий счет-фактура № 101 (на основе продажи № 1 и № 2) (09.01) | 300 | 60 |
Продажа № 2 (08.01) | 200 | 40 | |||
Продажа № 3 (12.01) | 50 | 10 | Исходящий счет-фактура № 103 (на основе продажи № 3) (15.01) | 50 | 10 |
Кроме того, компанией были получены следующие документы закупок и входящие счета-фактуры на основе этих документов (номера документов закупок и входящих счетов-фактур присваиваются поставщиками):
Продажа (дата) | Итого без НДС | НДС | Исходящий счет-фактура (на основе продажи) (дата) | Итого без НДС | НДС |
|---|---|---|---|---|---|
Закупка № 19 (07.01) | 500 | 100 | Входящий счет-фактура № 6 (на основе закупки № 19 и № 45) (11.01) | 800 | 160 |
Закупка № 45 (10.01) | 300 | 60 | |||
Закупка № 89 (19.01) | 150 | 30 | Входящий счет-фактура № 87 (на основе закупки № 89) (24.01) | 150 | 30 |
В январе компанией были получены следующие входящие платежи:
Продажа (дата) | Итого без НДС | НДС | Исходящий счет-фактура (на основе продажи) (дата) | Итого без НДС | НДС |
|---|---|---|---|---|---|
№ 1 (07.01) | Продажа № 1 | 120 | |||
№ 2 (10.01) | 30 | Исходящий счет-фактура № 102 (для предоплаты) (10.01) | 25 | 5 | |
№ 3 (15.01) | Продажа № 2 | 120 |
В январе компанией были произведены следующие исходящие платежи:
Платеж | Дата платежа | Закупка, на которой основан платеж | Выплаченная сумма |
|---|---|---|---|
№ 101 | 09.01 | Закупка № 19 | 300 |
№ 102 | 11.01 | 180 | |
№ 103 | 15.01 | Закупка № 45 | 60 |
Кроме перечисленных выше операций, в январе в компании были выполнены следующие операции:
Исходящий платеж № 102 был связан с закупкой № 89 (выверка была выполнена 19.01).
Продажа № 3 была связана с входящим платежом № 2 (12.01).
В феврале компанией были получены следующие входящие платежи:
Продажа (дата) | Итого без НДС | НДС | Исходящий счет-фактура (на основе продажи) (дата) | Итого без НДС | НДС |
|---|---|---|---|---|---|
№ 4 (10.02) | Продажа № 2 | 120 | |||
№ 5 (16.02) | 480 | Исходящий счет-фактура № 104 (для предоплаты) (16.02) | 400 | 80 | |
№ 6 (25.02) | Продажа № 3 | 30 |
В феврале компанией были произведены следующие исходящие платежи:
Платеж | Дата платежа | Закупка, на которой основан платеж | Выплаченная сумма |
|---|---|---|---|
№ 104 | 05.02 | Закупка № 19 | 300 |
№ 105 | 13.02 | Закупка № 45 | 120 |
Результаты
Книги дебиторов и кредиторов за январь
В книге дебиторов в период с 01.01 по 31.01 (январь) будут зарегистрированы следующие счета-фактуры:
Метод "По отгрузке"
Дата и номер счета-фактуры | Дата платежа | Всего покупок, включая НДС | Итого без НДС | НДС |
|---|---|---|---|---|
09.01 № 101 | 09.01 | 360 | 300 | 60 |
10.01 № 102 | 10.01 | 30 | 25 | 5 |
15.01 № 103 | 15.01 | 60 | 50 | 10 |
Метод "По оплате"
Дата и номер счета-фактуры | Дата платежа | Всего покупок, включая НДС | Итого без НДС | НДС |
|---|---|---|---|---|
09.01 № 101 | 07.01 | 120 (частичный платеж) | 100 | 20 |
10.01 № 102 | 10.01 | 30 | 25 | 5 |
09.01 № 101 | 15.01 | 120 (частичный платеж) | 100 | 20 |
15.01 № 103 | 10.01 | 30 (частичный платеж) | 25 | 5 |
В книге кредиторов в период с 01.01 по 31.01 (январь) будут зарегистрированы следующие счета-фактуры:
Дата и номер счета-фактуры | Дата платежа | Всего покупок, включая НДС | Итого без НДС | НДС |
|---|---|---|---|---|
11.01 № 6 | 09.01 | 300 (частичный платеж) | 250 | 50 |
11.01 № 6 | 15.01 | 60 (частичный платеж) | 50 | 10 |
10.01 № 102 | 10.01 | 30 | 25 | 5 |
24.01 № 87 | 11.01 | 180 | 150 | 30 |
Книги дебиторов и кредиторов за февраль
В книге дебиторов в период с 01.02 по 28.02 (февраль) будут зарегистрированы следующие счета-фактуры:
Метод "По отгрузке"
Дата и номер счета-фактуры | Дата платежа | Всего покупок, включая НДС | Итого без НДС | НДС |
|---|---|---|---|---|
16.02 № 104 | 16.02 | 480 | 400 | 80 |
Метод "По оплате"
Дата и номер счета-фактуры | Дата платежа | Всего покупок, включая НДС | Итого без НДС | НДС |
|---|---|---|---|---|
09.01 № 101 | 10.02 | 120 (частичный платеж) | 100 | 20 |
16.02 № 104 | 16.02 | 480 | 400 | 80 |
15.01 № 103 | 25.02 | 30 | 25 | 5 |
В книге кредиторов в период с 01.02 по 28.02 (февраль) будут зарегистрированы следующие счета-фактуры:
Дата и номер счета-фактуры | Дата платежа | Всего покупок, включая НДС | Итого без НДС | НДС |
|---|---|---|---|---|
11.01 № 6 | 05.02 | 300 (частичный платеж) | 250 | 50 |
11.01 № 6 | 13.02 | 120 (частичный платеж) | 100 | 20 |