Для более эффективного использования SAP Business One после определения полномочий для одного пользователя этот профиль полномочий можно скопировать для другого пользователя. Например, путем копирования профиля полномочий можно предоставить одинаковые права всем сотрудникам одного отдела.

Система SAP Business One снабжена комплексным средством управления полномочиями, позволяющим настроить права доступа для любого пользователя. На протяжении фазы внедрения системный администратор должен продумать политику полномочий для предотвращения несанкционированного доступа к базе данных.

Помните, что изменения пользовательских настроек и полномочий не регистрируются в журнале. Все действия по адаптации (конфигурации системы) и установке пользовательских параметров должны документироваться вручную. Поскольку изменения системных параметров должны учитываться во внутренней системе мониторинга, их также следует документировать. Документирование может выполняться путем печати содержимого таблиц или создания снимков экрана.

Должны быть приняты меры предосторожности, которые обеспечат контроль над доступом к данным. В главной книге пользователи, не имеющие прав на работу с отчетом по операциям, но имеющие полномочия на выполнение бухгалтерских проводок, могут воспользоваться кнопками записей данных для просмотра базы данных и документов. Они могут просматривать другие записи даже в том случае, если не имеют прав на просмотр списков (пример: отчет по операциям).

Продуманное присвоение полномочий позволяет ограничить изменение полей документов. Это не относится к пользователям, определенным как суперпользователи.