Debitoren- und Kreditorenbuch erstellen: RU

Debitoren- und Kreditorenbücher sind Belege, die laut gesetzlichen Bestimmungen erforderlich sind und in denen Steuerrechnungen sowie Zahlungen für Basisbelege (Eingangs- und Ausgangsrechnungen) in Form eines Umsatzsteuerberichts erfasst werden.

Beide Bücher basieren auf den Belegen von Eingangs- und Ausgangssteuerrechnungen, wobei im Debitorenbuch die Ausgangssteuerrechnungen und im Kreditorenbuch die Eingangs- oder Ausgangssteuerrechnungen (nur Zahlungsart) erfasst werden.

Vorgehensweise

Debitorenbuch erstellen

Das Debitorenbuch basiert auf der unter Systeminitialisierung Firmendetails gewählten Besteuerungsmethode. Alle Steuerrechnungen werden nach dieser Methode registriert. Folgende Besteuerungsmethoden stehen zur Auswahl:

Bei Versand – Auf Rechnungen basierende Ausgangssteuerrechnungen werden im Debitorenbuch registriert, sobald sie im System gebucht werden (am Buchungsdatum). Dabei wird der gesamte Betrag (Belegsumme) plus Umsatzsteuer im Debitorenbuch vermerkt.
Bei Zahlung – Auf Rechnungen basierende Ausgangssteuerrechnungen werden im Debitorenbuch registriert, sobald die gesamte oder eine Teilzahlung für die Basisbelege der Ausgangsrechnung eingegangen ist. Wenn lediglich eine Teilzahlung eingeht oder noch nicht alle mit der Ausgangssteuerrechnung verknüpften Ausgangsrechnungen bezahlt sind, wird neben der betreffenden Zeile der Vermerk "Teilzahlung" angezeigt. Im Falle einer Teilzahlung wird für die Ausgangssteuerrechnung lediglich die Höhe der eingegangenen Zahlung vermerkt.
Ausgangssteuerrechnungen werden am Zahlungsdatum ins Debitorenbuch aufgenommen (sofern das Zahlungsdatum nach dem Buchungsdatum der Steuerrechnung liegt, andernfalls wird dieses Datum verwendet).

Auf Anzahlungen (Zahlungen, die nicht auf Rechnungen basieren, bzw. Zahlungen, die auf Verkaufsanzahlungsanforderungen basieren) basierende Ausgangssteuerrechnungen werden an dem Datum im Debitorenbuch registriert, an dem sie getätigt werden (Belegdatum). In diesem Fall ist die Besteuerungsmethode unerheblich. Diese Art der Ausgangssteuerrechnung wird auch im Kreditorenbuch registriert, und zwar nachdem für die Waren oder Dienstleistungen, für die die Anzahlung gebucht wurde, eine Ausgangssteuerrechnung ausgestellt wurde und nachdem die Anzahlung mit den Basisbelegen der Ausgangssteuerrechnung verknüpft wurde.

Auf Journalbuchungen basierende Ausgangssteuerrechnungen werden am Buchungsdatum der Steuerrechnung im Debitorenbuch vermerkt.

Wenn Sie die Besteuerungsmethode Bei Versand verwenden und die entsprechende Ansichtsoption aktivieren, können Sie im Debitorenbuch auch die Rechnungen anzeigen, die mithilfe der Transaktion Gutschrift gutgeschrieben wurden.

Kreditorenbuch erstellen

Im Kreditorenbuch werden alle Eingangssteuerrechnungen nach der Besteuerungsmethode Bei Zahlung erfasst, unabhängig davon, welche Einstellungen Sie in den Firmendetails festgelegt haben (gesetzliche Vorschrift). Eine Eingangssteuerrechnung wird demnach im Kreditorenbuch vermerkt, sobald die gesamte oder eine Teilzahlung für die Basisbelege der Eingangsrechnung eingegangen ist.

Wenn lediglich eine Teilzahlung eingeht oder noch nicht alle mit der entsprechenden Ausgangssteuerrechnung verknüpften Eingangsrechnungen bezahlt sind, wird neben der betreffenden Zeile der Vermerk "Teilzahlung" angezeigt. Im Falle einer Teilzahlung wird für die Eingangssteuerrechnung lediglich die Höhe der eingegangenen Zahlung vermerkt.

Auf Journalbuchungen basierende Eingangssteuerrechnungen werden am Buchungsdatum der Steuerrechnung im Kreditorenbuch vermerkt.

Ergebnis

Eingangs- und Ausgangssteuerrechnungen werden im Debitoren- und Kreditorenbuch automatisch vermerkt. Je nach den gesetzlichen Bestimmungen können auf Basis von Debitorenbuch und Kreditorenbuch Berichte erstellt werden, die die registrierten Steuerrechnungen beinhalten ( Berichtauswahl Finanzwesen Buchhaltung Steuer ).

Beispiel

Eingabedaten

Anhand des Beispiels werden typische Situationen erklärt, die im Rahmen der Geschäftsprozesse eines Unternehmens auftreten können.

Ausgangsrechnung (Datum)	Summe ohne USt.	USt.	Ausgangssteuerrechnung (basierend auf Rechnung(en)) (Datum)	Summe ohne USt.	USt.
Ausgangsrechnung Nr. 1 (05.01.)	100	20	Ausgangssteuerrechnung Nr. 101 (basierend auf den Ausgangsrechnungen Nr. 1 und 2) (09.01.)	300	60
Ausgangsrechnung Nr. 2 (08.01.)	200	40		300	60
Ausgangsrechnung Nr. 3 (12.01.)	50	10	Ausgangssteuerrechnung Nr. 103 (basierend auf Ausgangsrechnung Nr. 3) (15.01.)	50	10

Außerdem gehen bei dem Unternehmen die folgenden Eingangsrechnungen und die auf diesen Rechnungen basierenden Eingangssteuerrechnungen ein (die Nummern der Eingangs- und Steuerrechnungen werden von den Lieferanten vergeben):

Ausgangsrechnung (Datum)	Summe ohne USt.	USt.	Ausgangssteuerrechnung (basierend auf Rechnung(en)) (Datum)	Summe ohne USt.	USt.
Eingangsrechnung Nr. 19 (07.01)	500	100	Eingangssteuerrechnung Nr. 6 (basierend auf Ausgangsrechnung Nr. 19 & Nr. 45) (11.01)	800	160
Eingangsrechnung Nr. 45 (10.01)	300	60		800	160
Eingangsrechnung Nr. 89 (19.01)	150	30	Eingangssteuerrechnung Nr. 87 (basierend auf Ausgangsrechnung Nr. 89) (24.01)	150	30

Im Januar hat das Unternehmen folgende Eingangszahlungen erhalten:

Ausgangsrechnung (Datum)	Summe ohne USt.	USt.	Ausgangssteuerrechnung (basierend auf Rechnung(en)) (Datum)	Summe ohne USt.	USt.
Nr. 1 (07.01)	Ausgangsrechnung Nr. 1	120
Nr. 2 (10.01)		30	Ausgangssteuerrechnung Nr. 102 (Zahlungsart Steuerrechnung) (10.01)	25	5
Nr. 3 (15.01)	Ausgangsrechnung Nr. 2	120

Im Januar hat das Unternehmen folgende Ausgangszahlungen getätigt:

Zahlung	Zahlungsdatum	Eingangsgutschrift - Zahlung basiert auf	Gezahlter Betrag
Nr. 101	09.01	Eingangsrechnung Nr. 19	300
Nr. 102	11.01		180
Nr. 103	15.01	Eingangsrechnung Nr. 45	60

Neben den oben aufgeführten Vorgängen wurden im Unternehmen folgende Schritte vorgenommen:

Ausgangszahlung Nr. 102 wurde mit Eingangsrechnung Nr. 89 verknüpft (die Abstimmung wurde am 19.01. vorgenommen).
Ausgangsrechnung Nr. 3 wurde mit Eingangszahlung Nr. 2 verknüpft (am 12.01.).

Im Februar hat das Unternehmen folgende Eingangszahlungen erhalten:

Ausgangsrechnung (Datum)	Summe ohne USt.	USt.	Ausgangssteuerrechnung (basierend auf Rechnung(en)) (Datum)	Summe ohne USt.	USt.
Nr. 4 (10.02)	Ausgangsrechnung Nr. 2	120
Nr. 5 (16.02)		480	Ausgangssteuerrechnung Nr. 104 (Zahlungsart Steuerrechnung) (16.02)	400	80
Nr. 6 (25.02)	Ausgangsrechnung Nr. 3	30

Im Februar hat das Unternehmen folgende Ausgangszahlungen getätigt:

Zahlung	Zahlungsdatum	Eingangsgutschrift - Zahlung basiert auf	Gezahlter Betrag
Nr. 104	05.02	Eingangsrechnung Nr. 19	300
Nr. 105	13.02	Eingangsrechnung Nr. 45	120

Ergebnisse

Debitorenbuch und Kreditorenbuch für den Monat Januar

Im Debitorenbuch wurden für den Zeitraum vom 01.01. bis 31.01. (Januar) folgende Steuerrechnungen registriert:

Besteuerungsmethode Bei Versand

Datum und Nummer der Steuerrechnung	Zahlungsdatum	Summe der Steuerrechnung einschließlich USt.	Summe ohne USt.	USt.
09.01 Nr. 101	09.01	360	300	60
10.01 Nr. 102	10.01	30	25	5
15.01 Nr. 103	15.01	60	50	10

Besteuerungsmethode Bei Zahlung

Datum und Nummer der Steuerrechnung	Zahlungsdatum	Summe der Steuerrechnung einschließlich USt.	Summe ohne USt.	USt.
09.01. Nr. 101	07.01	120 (Teilzahlung)	100	20
10.01. Nr. 102	10.01	30	25	5
09.01. Nr. 101	15.01	120 (Teilzahlung)	100	20
15.01. Nr. 103	10.01	30 (Teilzahlung)	25	5

Im Kreditorenbuch wurden für den Zeitraum vom 01.01. bis 31.01. (Januar) folgende Steuerrechnungen registriert:

Datum und Nummer der Steuerrechnung	Zahlungsdatum	Summe der Steuerrechnung einschließlich USt.	Summe ohne USt.	USt.
11.01. Nr. 6	09.01	300 (Teilzahlung)	250	50
11.01. Nr. 6	15.01	60 (Teilzahlung)	50	10
10.01. Nr. 102	10.01	30	25	5
24.01. Nr. 87	11.01	180	150	30

Debitorenbuch und Kreditorenbuch für den Monat Februar

Im Debitorenbuch wurden für den Zeitraum vom 01.02. bis 28.02. (Februar) folgende Steuerrechnungen registriert:

Besteuerungsmethode Bei Versand

Datum und Nummer der Steuerrechnung	Zahlungsdatum	Summe der Steuerrechnung einschließlich USt.	Summe ohne USt.	USt.
16.02 Nr. 104	16.02	480	400	80

Besteuerungsmethode Bei Zahlung

Datum und Nummer der Steuerrechnung	Zahlungsdatum	Summe der Steuerrechnung einschließlich USt.	Summe ohne USt.	USt.
09.01 Nr. 101	10.02	120 (Teilzahlung)	100	20
16.02 Nr. 104	16.02	480	400	80
15.01 Nr. 103	25.02	30	25	5

Im Kreditorenbuch wurden für den Zeitraum vom 01.02. bis 28.02. (Februar) folgende Steuerrechnungen registriert:

Datum und Nummer der Steuerrechnung	Zahlungsdatum	Summe der Steuerrechnung einschließlich USt.	Summe ohne USt.	USt.
11.01 Nr. 6	05.02	300 (Teilzahlung)	250	50
11.01 Nr. 6	13.02	120 (Teilzahlung)	100	20