Mahnungen 
Mit jedem Verkauf von Waren oder Services erhöhen sich die Verbindlichkeiten des Kunden gegenüber Ihrem Unternehmen. Daher werden ab dann eingehende Zahlungen überwacht, um sicherzustellen, dass die vom Kunden geschuldeten Beträge rechtzeitig beglichen werden. Ist dies nicht der Fall, muss das Unternehmen einen mehrstufigen Inkassoprozess für den nachlässigen Kunden aktivieren. Dieser umfasst beispielsweise Zahlungserinnerungen per Telefon oder Mahnschreiben.
In SAP Business One ist ein Mahnassistent für die Erstellung von Mahnschreiben verfügbar. Dieser läuft über alle Kunden, prüft alle offenen Ausgangsrechnungen und Transaktionen, die Außenstände darstellen, und ermöglicht es Ihnen, Mahnschreiben mit verschiedenen Dringlichkeitsstufen zu versenden. Darüber hinaus können Sie mit dem Mahnassistenten Servicerechnungen für Zinsen und Gebühren, die mit einem Mahnschreiben berechnet werden, automatisch buchen.
Für das Mahnsystem sind die folgenden Belege relevant:
offene Ausgangsrechnungen, einschließlich der Rechnungen, die teilweise gutgeschrieben oder beglichen sind
Rechnungen, die Raten beinhalten
Ausgangsgutschriften
nicht auf Rechnungen basierende Eingangszahlungen
manuelle Journalbuchungen mit mindestens einer auf einen Kunden gebuchten Zeile
Transaktionen mit Eröffnungs- und Abschlusssaldo
Um den Mahnassistenten verwenden zu können, müssen Sie einige Voreinstellungen vornehmen.
Im Folgenden werden die Einrichtung des Mahnprozesses beschrieben und die Ergebnisse des Mahnassistenten erläutert.
Voraussetzungen
Damit der Mahnassistent ausgeführt werden kann, haben Sie Folgendes festgelegt:
Mahnzinsen- und Mahngebührenkonten (Registerkarte Verkauf unter
Administration 
Definition Finanzwesen Kontenfindung Sachkonten 
), um Zinsen oder Gebühren mit Servicerechnungen automatisch buchen zu könnenMahnbedingungen (unter
Administration Definition Geschäftspartner Mahnbedingungen )Mahnbedingungen basieren auf Mahnstufen, und sie enthalten Parameter und Werte, die für die Ausführung des Mahnverfahrens erforderlich sind.
Standardmahnbedingungen für Kunden (Registerkarte GP unter
Administration Systeminitialisierung Allgemeine Einstellungen )Mahnbedingungen für Kunden (Feld Mahnbedingung auf der Registerkarte Zahlungsbedingungen unter
Geschäftspartner Geschäftspartner-Stammdaten )
Mithilfe folgender Optionen haben Sie irrelevante Ausgangsrechnungen aus dem Mahnverfahren ausgeschlossen:
Zum Ausschließen einer bestimmten Rechnung:
Zeigen Sie die Rechnung an, bevor Sie den Assistenten ausführen.
Wählen Sie auf der Registerkarte Logistik die Option Mahnungen sperren.
Um die Rechnung in ein künftiges Mahnverfahren einzubeziehen, können Sie das Kennzeichen später wieder entfernen.
Zum Ausschließen aller Rechnungen eines bestimmten Kunden:
Zeigen Sie die Geschäftspartner-Stammdaten des betreffenden Kunden an.
Wählen Sie auf der Registerkarte Buchhaltung die Option Mahnungen sperren.
Prozess
Wählen Sie Verkauf Mahnassistent , und folgen Sie den unten beschriebenen Schritten. Wählen Sie in den einzelnen Schritten
Weiter, um zum nächsten Schritt des Mahnassistenten zu gelangen
Zurück, um zum vorigen Schritt zurückzukehren
Abbrechen, um die Ausführung des Mahnassistenten abzubrechen
Schritt 1: Assistent-Optionen. Wählen Sie, ob Sie einen neuen Mahnassistenten starten oder einen gespeicherten Assistenten laden möchten.
Schritt 2: Allgemeine Parameter. Ändern Sie den Namen des Standardmahnassistenten, und wählen Sie eine Mahnstufe.
Schritt 3: Geschäftspartner – Auswahlkriterien. Wählen Sie einen Bereich von Kundencodes.
Schritt 4: Belegparameter. Geben Sie hier den Buchungs- bzw. Fälligkeitsdatumsbereich an, der bei der Ausführung des Assistenten berücksichtigt werden soll. Wählen Sie außerdem die relevanten Belegarten und andere Parameter aus, z. B. Negative Mahnschreiben zulassen und Alle offenen Belege anzeigen.
Schritt 5: Empfehlungsbericht. Geben Sie ein neues Datum ein, bis zu dem Zahlungen erwartet werden, und wählen Sie die Rechnungen aus, die im Mahnassistenten für jeden Kunden berücksichtigt werden. Geben Sie an, ob Zinsen oder Gebühren automatisch gebucht werden sollen, und legen Sie zu diesem Zweck Servicerechnungen an.
Schritt 6: Empfohlene Servicerechnungen. Wenn Sie die automatische Buchung von Zinsen oder Gebühren für Mahnschreiben ausgewählt haben, können Sie die empfohlenen Servicerechnungen anzeigen und entscheiden, ob Sie diese hinzufügen möchten.
Schritt 7: Verarbeitung. Wählen Sie eine der folgenden Optionen, um den Mahnassistenten zu verarbeiten:
Auswahlparameter speichern und beenden
Empfehlungsbericht: Entwurf speichern u. beenden
Nur ausführen, später drucken und verlassen
Mahnungen drucken und beenden
Ergebnis
Bei Ausführung des Mahnungslaufs werden für die im Mahnungslauf enthaltenen überfälligen Rechnungen die Mahnstufe und das Datum des letzten Mahnschreibens aktualisiert. Wenn Sie eine Mahnung für einen Kunden anlegen, werden gleichzeitig die zu diesem Geschäftspartner gehörigen Stammdaten aktualisiert. Im Feld Mahndatum der Registerkarte Buchhaltung wird das Datum angezeigt, an dem die letzten Mahnungen angelegt wurden.
Wenn Sie die automatische Erstellung von Servicerechnungen für Zinsen oder Gebühren gewählt haben, werden die entsprechenden Servicerechnungen erstellt. Der Zusammenfassungsbericht in Schritt 8 des Assistenten zeigt, welche Mahnschreiben erstellt wurden und welche Fehler eventuell aufgetreten sind.
Um die Historie der Mahnschreiben und die Liste aller Rechnungen anzuzeigen, wählen Sie Geschäftspartner Geschäftspartnerberichte Mahnhistorienbericht .