Prozess

Sie können den Einkaufsprozess in SAP Business One starten, indem Sie mithilfe der Lieferantenanfrage Angebote für Artikel oder Dienstleistungen von Ihren Lieferanten anfordern. Nachdem Sie die Angebote der Lieferanten verglichen und das beste Angebot ermittelt haben, bestellen Sie die Ware. Legen Sie zum Bestellen der Artikel oder Dienstleistungen einen Beleg vom Typ Bestellung an.

Bei der nächsten Stufe geht es um den Beleg Wareneingang (Bestellung). In dieser Stufe werden die Artikel und Dienstleistungen in den Bestand der Firma aufgenommen. Auf den Wareneingang folgt die Eingangsrechnung, die einer Zahlungsanforderung entspricht. Die Eingangsrechnung ist der einzige obligatorische Beleg, der während des Einkaufsprozesses erstellt werden muss. Sie können die Eingangsrechnung auch erstellen, ohne zuvor die Belege Bestellung oder Wareneingang erstellt zu haben.

SAP Business One bietet Ihnen die Möglichkeit, eine Eingangsvorausrechnung zu erstellen. Dieser Beleg ist mit einer Bestellung vergleichbar, enthält jedoch zusätzlich eine Zahlungsanforderung. Die Eingangsvorausrechnung wird dann verwendet, wenn Lieferanten berechtigte Zweifel an der Bonität ihrer Kunden haben. Der Einkaufsprozess von SAP Business One bietet die Möglichkeit, eingegangene Ware im Fall von Mängeln an den Lieferanten zurückzusenden. Verwenden Sie dazu den Beleg Retoure, falls die Rückgabe auf Basis des Belegs Wareneingang (Bestellung) erfolgt, oder den Beleg Eingangsgutschrift, falls die Rückgabe auf Basis des Belegs Eingangsrechnung erfolgt.

Neue Belege können basierend auf einem oder mehreren bereits vorhandenen Belegen erstellt werden. Wenn Sie einen neuen Beleg auf Basis eines bereits vorhandenen Belegs erstellen, werden nur die Belege angezeigt, die zu diesem Zeitpunkt noch offen sind. Alle Belege, für die kein Folgebeleg erstellt wurde, sind mit dem Status Offen gekennzeichnet. Offene Belege behalten diesen Status bei, bis Sie alle Artikel in den Folgebeleg übernommen haben oder bis Sie die Belege manuell schließen oder stornieren.

Alle Belege wirken sich auf die Bestandsmengen am Lager aus, während sich einige auch auf das Hauptbuch auswirken. Die Bestellung beeinflusst die verfügbare Bestandsmenge. Mit dem Wareneingang (Bestellung) wird die tatsächlich vorhandene Bestandsmenge erhöht. Wenn die Eingangsrechnung nicht mit Bezug auf den Beleg Wareneingang (Bestellung) erstellt wird, wird die Bestandsmenge ebenfalls erhöht.

Mit jeder Eingangsrechnung wird in der Buchhaltung ein Buchhaltungsvorgang erzeugt. Dabei werden die Frachtkosten und Steuern erfasst, und das Lieferantenkonto wird um die neue ausstehende Forderung aktualisiert.

Die Eingangsvorausrechnung wirkt sich nur auf die verfügbare Bestandsmenge aus und erzeugt einen Buchhaltungsvorgang.

Durch Retouren werden die tatsächlichen Lagerbestände reduziert. Mit der Eingangsgutschrift werden die aktuellen Lagerbestände reduziert und ein Buchhaltungsvorgang erzeugt, wobei die negativen Beträge den zuvor belasteten Konten gutgeschrieben werden.