Anzahlungsrechnungsprozess

In Unternehmen müssen häufig Rechnungen einschließlich Steuern (USt.) für getätigte und erhaltene Anzahlungen gestellt werden, bzw. die Unternehmen erhalten solche Rechnungen. Diese Rechnungen werden dann mit Teil- und Endrechnungen verrechnet. In SAP Business One werden Anzahlungen durch Erstellen einer Zahlung ohne Rechnungsbezug erfasst. Allerdings ist für Anzahlungen aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen in bestimmten Ländern eine Rechnung oder Faktura erforderlich.

Anhand des folgenden Prozesses wird erläutert, wie Sie eine Anzahlungsrechnung anlegen und wie diese verrechnet wird.

Informationen für die Tschechische Republik, Ungarn, Polen und die Slowakei finden Sie unter Anzahlungsprozess: (CZ, HU, PL, SK).

Voraussetzungen

Bevor Sie Anzahlungsrechnungen verwenden können, müssen Sie folgende Schritte ausführen:

Definieren Sie unter Administration Definition Finanzwesen im Fenster Kontenfindung Sachkonten auf den Registerkarten Verkauf und Einkauf ein Verrechnungskonto. Wenn Sie die Anzahlungsrechnung nur für den Verkauf oder nur für den Einkauf verwenden möchten, definieren Sie das Verrechnungskonto nur auf der entsprechenden Registerkarte.
Optional können Sie unter Geschäftspartner Geschäftspartner-Stammdaten im Fenster Buchhaltung auf der Registerkarte Allgemein für jeden Geschäftspartner ein separates Anzahlungsverrechnungskonto definieren.

Prozess

Legen Sie für den entsprechenden Geschäftspartner eine Verkaufs- oder eine Einkaufsanzahlungsrechnung an. Wenn Sie die Anzahlungsrechnung durch Ausstellen eines Basisbelegs anlegen, vergewissern Sie sich, dass Sie den erforderlichen Anzahlungsprozentsatz definiert haben. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Verkaufsanzahlungsbelege: Allgemeinbereich oder Einkaufsanzahlungsbelege: Allgemeinbereich.
Für die Anzahlungsrechnung gilt Folgendes:
- Sie erzeugt eine Buchung in der Buchhaltung.
- Die Anzahlungsrechnung wirkt sich nicht auf Bestandswerte oder auf die kontinuierliche Bestandsführung aus.
- Der Status des auf sie übertragenen Basisbelegs wird nicht geändert.
Nachdem die Zahlung für die Anzahlungsrechnung tatsächlich erfolgt ist, legen Sie einen geeigneten Zahlungsbeleg auf der Grundlage der Anzahlungsrechnung an. Eine Anzahlungsrechnung kann teilweise bezahlt werden.
Nachdem der Zahlungsbeleg angelegt wurde, wird im entsprechenden Abstimmkonto eine Journalbuchung erfasst.

Hinweis
Wenn Sie die für die Anzahlung angelegte Zahlung stornieren, indem Sie innerhalb der Eingangs- oder Ausgangszahlung die Option Daten Stornieren wählen, wird die getätigte Anzahlung erneut geöffnet und kann beim Erstellen der Rechnung nicht abgezogen werden.

Wenn jedoch die Anzahlung z. B. per Scheck getätigt wurde und Sie den Scheck anschließend in der Scheckverwaltung stornieren, bleibt die Anzahlung weiterhin geschlossen und kann bei Erstellung der Rechnung übertragen werden.

Ende des Hinweises.

Hinweis
Wenn Sie eine Anzahlungsrechnung in eine Gutschrift kopieren, können die Felder Artikel pro Einheit und Maßeinheit nicht bearbeitet werden.

Ende des Hinweises.
Legen Sie eine reguläre Rechnung an. Wählen Sie vor dem Hinzufügen der Rechnung (Durchsuchen), um das Fenster Zu übertragende Anzahlungen zu öffnen. Übertragen Sie die erforderlichen Anzahlungen aus diesem Fenster, und geben Sie den Netto- oder Bruttobetrag an, der in die reguläre Rechnung kopiert werden soll.
Der Gesamtbetrag der übertragenen Anzahlungen wird aus dem Feld Anzahlung gesamt in die Rechnung übernommen. Dieser Betrag wird vom ursprünglichen Gesamtbetrag der Rechnung subtrahiert.

Hinweis Hinweis

Sie können die Anzahlungsrechnungen und die regulären Rechnungen mit demselben Zahlungsbeleg bezahlen. Die Anzahlungsbelege werden im Zahlungsbeleg als Belegart DT gekennzeichnet.

Ende des Hinweises.

Ergebnis

Die Gesamtrechnungsbetrag wird aktualisiert, indem der Gesamtbetrag der Anzahlung von dem ursprünglichen Gesamtrechnungsbetrag abgezogen wird.
Eine auf eine Rechnung ausgestellte Anzahlungsrechnung wird geschlossen und kann nicht erneut auf eine andere Rechnung ausgestellt werden.

Beispiel

Das folgende Beispiel veranschaulicht den Anzahlungsrechnungsprozess im Verkauf.

Erstellung einer Anzahlungsrechnung durch einen Vertriebsmitarbeiter (US)

Bass Clef Ltd. verwendet für die Bestandsbewertung die Methode der nicht kontinuierlichen Bestandsführung. Der Vertriebsmitarbeiter Tom legt für Horn & Brass den Kundenauftrag Nr. 875 für folgende Artikel an:

1 Noten für Trompetensoli	$60
1 Noten für Gitarrensoli	$40
1 Noten für Flötenduette	$100
Gesamt	$200
Umsatzsteuer (5 %)	$10
Gesamt inkl. USt.	$210

Horn & Brass hat sich entschlossen, zunächst nur einen Betrag in Höhe von 80 USD zu zahlen. Tom hat als Vertriebsmitarbeiter keine Berechtigung zum Erstellen einer Anzahlungsrechnung, er kann jedoch in SAP Business One direkt aus dem Kundenauftrag heraus eine Einzahlung (Eingangszahlung) anlegen, sodass die Anzahlungsrechnung Nr. 431 nach Erhalt der Zahlung automatisch erstellt wird. Zu diesem Zeitpunkt wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Auf Basis des Einzahlungsbelegs wird folgende Journalbuchung angelegt:

	Soll	Haben
Bar	80
Debitoren		80

Außerdem wird auf Basis der Anzahlungsrechnung Nr. 431 automatisch folgende Journalbuchung angelegt:

	Soll	Haben
Debitoren	80
Anzahlungsverrechnungskonto		80

Tom legt die Lieferung Nr. 589 an, und der Auftrag wird ausgeliefert. Er stellt die abschließende Rechnung über den Gesamtbetrag des Kundenauftrags aus. Fällig ist nur der offene Betrag (der noch verbliebene zu zahlende Betrag). Als Umsatz ist der vollständige Betrag angegeben. Auf Basis dieses Betrags werden folgende Journalbuchungen angelegt:

	Soll	Haben
Debitoren	130
Anzahlungsverrechnungskonto	80
Umsatzsteuer		10
Umsatz		200

Erstellung einer Anzahlungsrechnung durch einen Vertriebsmitarbeiter (US)

Books & Poems Inc. verwendet für die Bestandsbewertung die Methode der nicht kontinuierlichen Bestandsführung. Die Managerin Anne legt für den Bloor Street Book Club den Kundenauftrag Nr. 361 für folgende Artikel an:

1 Britischer Roman	$30
1 Amerikanischer Roman	$45
1 Kanadischer Roman	$25
Gesamt	$100
Umsatzsteuer (5 %)	$5
Gesamt inkl. USt.	$105

Zwei Wochen später hat Anne noch keine Zahlung erhalten. Sie legt die Anzahlungsrechnung Nr. 232 an. Für diese wird die folgende Journalbuchung angelegt:

	Soll	Haben
Debitoren	40
Anzahlungsverrechnungskonto		40

Der Bloor Street Book Club nimmt die Einzahlung nach dem Erhalt der Anzahlungsrechnung vor. Zu diesem Zeitpunkt wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Die folgende Journalbuchung wird angelegt:

	Soll	Haben
Bar	40
Debitoren		40

Anne legt die Lieferung Nr. 870 an, und der Auftrag wird ausgeliefert. Sie stellt die abschließende Rechnung aus. Auf Basis der Rechnung werden folgende Journalbuchungen angelegt:

	Soll	Haben
Debitoren	65
Anzahlungsverrechnungskonto	45
Umsatzsteuer		5
Umsatz		100

Weitere Informationen

Verkaufsanzahlungsrechnung

Einkaufsanzahlungsrechnung

Zu übertragende Anzahlungen