Genehmigungsprozess 
Der Genehmigungsprozess wird in Firmen eingesetzt, in denen im üblichen Arbeitsablauf zum Anlegen bestimmter Belege (z. B. Bestellungen) die Genehmigung einer Führungskraft oder eines Vorgesetzten erforderlich ist. Die Führungskraft definiert die verwendeten Genehmigungsstufen und -vorlagen, dazu zählt:
welche Mitarbeiterbelege genehmigt werden müssen.
welche Mitarbeiter Belege genehmigen dürfen.
welche Belege Teil des Genehmigungsprozesses sind.
Der Genehmigungsprozess für einen Beleg beginnt, wenn ein Mitarbeiter (der Belegersteller) den Beleg als geparkten Beleg in SAP Business One hinzufügt. Über eine interne Nachricht wird eine Genehmigungsanfrage an die Führungskraft oder den Vorgesetzten (den Genehmigenden) gesendet, damit dieser den Beleg genehmigt (gemäß den Definitionen in SAP Business One). Diese internen Nachrichten unterstützen den Genehmigungsprozess, indem Sie Belegersteller sowie Genehmigende über den Belegstatus und alle Änderungen informieren.
Der Genehmigungsprozess für einen Beleg endet, wenn der Belegersteller die endgültige Genehmigung erhält und den Beleg als regulären Beleg hinzufügt.
Prozess
Eine Führungskraft identifiziert die in der Firma benötigten Genehmigungsprozesse.
Wenn ein Beleg angelegt wird, der dem Genehmigungsprozess unterliegt, werden folgende Schritte ausgeführt:
Der Ersteller erhält eine Nachricht mit der Information, dass eine Genehmigung erforderlich ist, damit der Beleg als regulärer Beleg gespeichert werden kann.
Der Beleg wird als geparkter Beleg gespeichert.
HinweisWenn der geparkte Beleg angezeigt wird, erscheint sein Status in der Kopfzeile des Fensters.
Ende des Hinweises.Der Genehmigende erhält eine Nachricht mit der Information, dass ein geparkter Beleg genehmigt werden muss.
Der Genehmigende kann im Fenster Übersicht Nachrichten/Alarme jede Nachricht prüfen und dort den Beleg genehmigen oder ablehnen.
HinweisWenn eine Genehmigungsvorlage über zwei Stufen mit unterschiedlichen Genehmigenden verfügt und beide Genehmigende bereits einen Beleg genehmigt haben, kann jeder Genehmigende den Beleg wieder ablehnen, bevor der geparkte Beleg als regulärer Beleg gespeichert wird. Die Genehmigenden verfügen über dieselbe Berechtigungsstufe. Die Reihenfolge, in der die Stufen in der Genehmigungsvorlage aufgeführt sind, sagt nichts über die Rangordnung der Entscheidungen durch die Genehmigenden aus.
Ende des Hinweises.
Wurde der Beleg
genehmigt, erhält der Ersteller des Belegs eine entsprechende Nachricht. Der Ersteller kann dann den genehmigten geparkten Beleg in einen regulären Beleg umwandeln. Diese Funktion ist auch über die Nachricht verfügbar, in der der Ersteller oder Genehmigende den zugrunde liegenden Beleg öffnen und dann als regulären Beleg sichern kann.
abgelehnt, erhält der Ersteller des Belegs eine entsprechende Nachricht. In diesem Fall kann der geparkte Beleg nicht in einen regulären Beleg umgewandelt werden. Um den geparkten Beleg zu löschen oder zu stornieren, muss das Genehmigungsverfahren abgebrochen werden.
HinweisDer Ersteller kann einen abgelehnten Beleg anpassen. Wenn der angepasste Beleg weiterhin einem Genehmigungsverfahren unterliegt, stößt die Anwendung das neue Genehmigungsverfahren an, und die erforderlichen Genehmigenden für den Beleg erhalten eine Nachricht. Ansonsten kann der Benutzer den geparkten Beleg in einen regulären Beleg umwandeln.
Ende des Hinweises.Wenn ein Genehmigender das Genehmigungsverfahren in einer der Genehmigungsstufen abbricht, erhält der Belegersteller eine entsprechende Nachricht. In diesem Fall kann der geparkte Beleg nicht in einen regulären Beleg umgewandelt werden.
Wenn ein Genehmigungsschritt abgebrochen wurde und das Genehmigungsverfahren zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgenommen wird, d. h., der Genehmigungsschritt erneut angelegt wird, erhält der Belegersteller eine entsprechende Nachricht. Zusätzliche Informationen über das Genehmigungsverfahren können jeder Nachricht in Form von Anmerkungen beigefügt werden.
Es stehen zwei Berichte zur Verfügung, mit denen berechtige Benutzer alle geparkten Belege überwachen und bearbeiten können, die aktuell im System einem Genehmigungsprozess unterliegen. Der eine Bericht ist in erster Linie für Belegersteller konzipiert, der Genehmigungsstatusbericht. Der andere Bericht ist in erster Linie für Genehmigende konzipiert, der Genehmigungsbericht.