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VorgehensweiseVertragsvorlagen hinzufügen, aktualisieren und duplizieren Dieses Dokument in der Navigationsstruktur finden

 

Sie definieren Serviceverträge zwischen Ihrem Unternehmen und seinen Kunden. Die Verträge umfassen über Seriennummern verwaltete Artikel, für die das Unternehmen Support bietet, tägliche Servicezeiten und sogar eine obligatorische Problemlösungszeit zur Bearbeitung kundenseitiger Probleme.

Mithilfe der Vertragsvorlage können Sie mit mehreren Basisverträgen gleichzeitig arbeiten, wodurch die Erstellung von Serviceverträgen für die einzelnen Kunden erleichtert wird. Neue Verträge können nur auf der Grundlage einer Vertragsvorlage erstellt werden. Die Details zum Vertragsumfang werden automatisch aus der Vorlage kopiert. Wenn Sie z. B. einer Vertragsvorlage eine Anlage hinzufügen, wird diese Anlage in alle Serviceverträge übernommen, die auf der Vorlage basieren.

Vorgehensweise

Sie verwenden eine gültige Vertragsvorlage:

  • Zur Angabe einer Garantievorlage für Artikel mit Seriennummernverwaltung (Fenster: Artikelstammdaten, Registerkarte Allgemein). Sobald Sie dann eine Ausgangsrechnung oder eine Lieferung für diesen Artikel anlegen, erstellt SAP Business One hinsichtlich dieses Artikels automatisch einen Vertrag für den Kunden.

  • Zur einfacheren Vertragserstellung mithilfe einer vordefinierten Vorlage anstatt einer manuellen Definition aller Vertragsfelder (Fenster: Servicevertrag, Registerkarte Allgemein).

Vertragsvorlage hinzufügen
  1. Wählen Sie im Hauptmenü von SAP Business One   Administration   Definition   Service   Vertragsvorlagen  .

    Das Fenster Vertragsvorlagen - Definition wird geöffnet.

  2. Wechseln Sie in den Hinzufügemodus.

  3. Geben Sie einen neuen Vertragsnamen ein, wählen Sie eine Vertragsart und legen Sie die Laufzeit fest.

  4. Legen Sie auf der Registerkarte Vertragsumfang die Servicezeiten fest, zu denen Sie Ihren Kunden wie vereinbart Serviceleistungen bieten.

  5. Auf der Registerkarte Bemerkungen können Sie Anmerkungen zur Vertragsvorlage erfassen.

  6. Fügen Sie dem Servicevertrag auf der Registerkarte Anlagen sämtliche erforderlichen Dokumente und andere Dateien an, beispielsweise eine gedruckte Version des Vertrages.

    Sie können Anhänge durchsuchen, anzeigen und löschen.

    • Um eine Datei anzuhängen, wählen Sie die Drucktaste Durchsuchen und anschließend die gewünschte Datei.

    • Um eine ausgewählte Datei anzuzeigen, klicken Sie auf den in der Registerkarte Anlagen angezeigten Dateipfad, und wählen Sie die Drucktaste Anzeigen.

    • Um eine angehängte Datei zu entfernen, klicken Sie auf den Dateipfad, und wählen Sie die Drucktaste Löschen.

  7. Wählen Sie die Drucktaste Hinzufügen, um die Vertragsvorlage hinzuzufügen.

Vertragsvorlage aktualisieren

Sie können Vorlagen jederzeit aktualisieren, Vertragsvorlagen allerdings nicht löschen. Sie können die Vorlagen jedoch als Abgelaufen markieren. Sie können diese Vorlage dann nicht mehr verwenden, um neue Verträge anzulegen oder vorhandene, auf dieser Vorlage basierende Verträge zu erneuern.

  1. Wählen Sie im Hauptmenü von SAP Business One   Administration   Definition   Service   Vertragsvorlagen  .

    Das Fenster Vertragsvorlagen - Definition wird geöffnet.

  2. Wechseln Sie in den Suchmodus.

  3. Geben Sie den Vertragsnamen ein und wählen Sie Suchen.

  4. Die zu aktualisierende Vertragsvorlage wird angezeigt.

  5. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, und wählen Sie Aktualisieren.

Vertragsvorlage duplizieren

Um mehrere Vorlagen anzulegen, die sich jeweils nur geringfügig unterscheiden, können Sie eine vorhandene Vertragsvorlage duplizieren.

  1. Wählen Sie im Hauptmenü von SAP Business One   Administration   Definition   Service   Vertragsvorlagen  .

    Das Fenster Vertragsvorlagen - Definition wird geöffnet.

  2. Wechseln Sie in den Suchmodus.

  3. Geben Sie den Vertragsnamen ein und wählen Sie Suchen.

  4. Die zu duplizierende Vertragsvorlage wird angezeigt.

  5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Allgemeinbereich, und wählen Sie Duplizieren. Alternativ können Sie in der Menüleiste   Daten   Duplizieren   wählen.

    Eine neue duplizierte Vorlage wird geöffnet; der Name der ursprünglichen Vorlage gelöscht.

  6. Geben Sie einen neuen Namen an, und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.

  7. Wählen Sie die Drucktaste Hinzufügen, um die neue Vertragsvorlage hinzuzufügen.