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Umhängen von Elementen im AktenplanLocate this document in the navigation structure

Verwendung

Mit dieser Funktion können Sie Aktenplanpositionen, Akten und Dokumente bzw. Posteingangsstücke im Aktenplan an eine andere Stelle umhängen. Dabei werden - sofern vorhanden - alle untergeordneten Elemente mit umgezogen.

Abhängig davon, wie Sie Ihre Vererbungslogik für die einzelnen Elementtypen festgelegt haben, werden beim Umhängen von Elementen die Metadaten des neuen übergeordneten Elements geerbt bzw. aktualisiert oder die alten Werte behalten. Beachten Sie, dass Attributwerte, die zuvor manuell geändert wurden, von einer Vererbung beim Umhängen ausgeschlossen sind (siehe Vererbung von Metadaten).

Vorgehensweise

Umhängen von Aktenplanpositionen

  1. Setzen Sie den Cursor auf die Aktenplanposition, die Sie umhängen möchten und markieren Sie die Position bzw. den Teilbaum in der Drucktastenleiste über ( Knoten/Teilbaum markieren).

  2. Positionieren Sie den Cursor an der Stelle im Aktenplan, an der Sie die markierte Aktenplanposition bzw. den Teilbaum umhängen möchten.

  3. Wählen Sie in der Anwendungsfunktionsleiste ( Markierten Knoten/Baum einfügen) und legen Sie den relativen Bezug des umzuhängenden Knotens fest.

  4. Sie werden aufgefordert, den Grund des Umhängens als Kommentar zu erfassen. Geben Sie einen Kommentar für das Protokoll ein und wählen Sie Weiter.

    Das markierte Element einschließlich der Unterknoten wird umgehängt und die Änderung gleichzeitig im Aktenplan gesichert.

Umhängen von Akten

  1. Setzen Sie den Cursor auf die Akten, die Sie umhängen möchten und wählen Sie in der Anwendungsfunktionsleiste über ( Akte) den Menüeintrag Auswahl Akte aus.

    Markieren Sie im Dialogfenster Akte auswählen die umzuhängende Akte aus und wählen Sie ( Auswählen).

  2. Setzen Sie den Cursor an die Stelle im Aktenplan, an der Sie die Akte umhängen möchten.

  3. Wählen Sie in der Anwendungsfunktionsleiste über ( Akte) den Menüeintrag Akte einfügen.

  4. Sie werden aufgefordert, den Grund des Umhängens als Kommentar zu erfassen. Geben Sie einen Kommentar für das Protokoll ein und wählen Sie Weiter.

    Die jeweilige Akte wird an die neue Stelle im Aktenplan umgehängt.

Umhängen von Dokumenten bzw. Posteingangsstücken

  1. Setzen Sie den Cursor auf das Dokument, das Sie umhängen möchten und wählen Sie über ( Aktivitäten) den Menüeintrag Umhängen aus.

  2. Wählen Sie im Dialogfenster Akte auswählen die neue Akte aus, in der das Dokument umgehängt werden soll.

  3. Erfassen Sie im Feld Kommentar den Grund des Umzugs und wählen Sie ( Weiter).

    Das Dokument wird an die neue Stelle im Aktenplan umgehängt.

Ergebnis

Wird das Umhängen von Elementen mit Fehlern oder Warnungen abgeschlossen, erhalten Sie im Dialogfenster Protokollanzeige eine detaillierte Auflistung aller Warnungen und Fehlermeldungen. Warnungen treten beispielsweise auf, wenn manuell geänderte Attributwerten beim Umzug nicht geändert werden. Verlief der Umzug von Elementen fehlerfrei, dann wird Ihnen das Dialogfenster Protokollanzeige nicht angezeigt.

Das Umhängen von Elementen im Aktenplan wird in einer Historie der Aktenplanzuordnung protokolliert.

  • Für Aktenplanpositionen rufen Sie die Historie der Aktenplanzuordnung in der Anwendungsfunktionsleiste über ( Aktenplanposition) mit dem Menüeintrag Reklassifizierungen auf. In der Historie ist auch der als Kommentar erfasste Grund der Änderung hinterlegt.

  • Für Akten rufen Sie die Historie der Aktenplanzuordnung über ( Funktionen TNA) mit dem Menüeintrag Historie Aktenplanzuordnungen auf.

  • Für Dokumente (bzw. Posteingangsstücke) rufen Sie die Historie der Aktenplanzuordnung in der Anwendungsfunktionsleiste über ( Reklassifizierung) auf.