Records- und Case-Management

Verwendung

Das Records- und Case-Management unterstützt eine für den Public Sector ausgerichtete Akten- und Dokumentenverwaltung.

Sie können mit dem Records- und Case-Management Akten und Dokumente einfach und schnell registrieren, verwalten und bearbeiten. Im Einzelnen ergeben sich daraus folgende Vorteile:

Alle berechtigten Mitarbeiter erhalten eine zentrale Zugriffsmöglichkeit auf alle benötigten Informationen
Die Verwaltung von Papierakten und elektronische Akten erfolgt in einem System
Eingescannte Dokumente können abgelegt werden
Kosten für die Aufbewahrung von Papierakten sinken
Transportzeiten der Akten verringern sich oder entfallen
Die Lagerungskosten für Akten verringern sich
Schnelles Verwaltungshandeln bzw. schnelle Auskunftsfähigkeit gegenüber den Bürgern
Akteneinsicht und Aktenabgabe an fremde Behörden ist ohne aufwendigen Aktentransport möglich
Aussonderung von Akten kann elektronisch erfolgen

Um den jeweiligen länderspezifischen Anforderungen gerecht zu werden, können Sie das Records- und Case-Management für einen der folgenden Standards verwenden:

Standard für DOMEA

In Verbindung mit dem SAP Business Workflow steht Ihnen eine DOMEA-konforme IT-gestützte Aktenverwaltung und Vorgangsbearbeitung zur Verfügung, die sowohl vordefinierte als auch ad hoc definierte Laufwege (Prozessabläufe) abbilden kann, bei der eine Vielzahl von Bearbeitern beteiligt sind. Die Funktionen für die Antragsbearbeitung und die Ablage der Dokumente in die entsprechende Akte sind vollständig integriert. Das System unterstützt auch eine Integration mit beliebigen Fachverfahren öffentlicher Verwaltungen. Die Geschäftsprozesse werden somit effektiver und transparenter.

Standard für The National Archives

Der Standard The National Archives (TNA) unterstützt die elektronische Dokumentenverwaltung gemäß den Anforderungen von Großbritannien. In der Dokumentenverwaltung von TNA wird zwischen privaten und öffentlichen Dokumenten unterschieden. Während private Dokumente in besonderer Weise vor dem Zugriff durch andere geschützt sind, wird mit dem Veröffentlichen von Dokumenten die Verweildauer, Zugriffsberechtigung sowie die Aussonderung dieser Dokumente detailliert aussteuern. Die inhaltliche Strukturierung öffentlicher Dokumente erfolgt in einem mehrstufigen Aktenplan. Die generische Erzeugung der jeweiligen Objektbezeichnungen im Aktenplan sowie eine Service Provider-übergreifende Suchfunktion unterstützt das rasche Auffinden von Dokumenten im Aktenplan.

Standard für US Department of Defense

Der Standard US Department of Defense (DoD) unterstützt eine Dokumentenverwaltung gemäß den Anforderungen des amerikanischen Verteidigungsministeriums. Die Funktionen und Anforderungen sind denen des Standards TNA ähnlich. Auch bei DoD wird zwischen privaten und öffentlichen Dokumenten unterschieden. Die inhaltliche Strukturierung der öffentlichen Dokumente findet in einem mehrstufigen Aktenplan statt. Die Verweildauer und Aussonderung von Dokumenten wird zusätzlich über ein Aussonderungsabschlussdatum gesteuert.

Einführungshinweise

Das Records- und Case-Management (CA-GTF-RCM) nutzt folgende zwei Komponenten des SAP Web Application Servers:

Records Management (BC-SRV-RM)
Case Management (BC-SRV-CM)

Darüber hinaus enthält es weitere Funktionen für die jeweiligen Standards DOMEA und The National Archives.

Dokumentation

Die vorliegende Dokumentation bezieht sich auf die erweiterten Funktionen für die beiden unterstützten Standards DOMEA und TNA. Im ersten allgemeinen Teil erhalten Sie Informationen über die Grundfunktionen von Records- und Case-Management. Beachten Sie dabei, dass die Dokumentation der Grundfunktionen auf die Terminologie von DOMEA abgestimmt ist. Unter anderem wird in den Grundfunktionen auch die Vorgangsbearbeitung in öffentlichen Verwaltungen vorgestellt. In weiteren weiten gesonderten Abschnitten dieser Dokumentation finden Sie Informationen über die spezifischen Funktionen für die Standard TNA (siehe Funktionen für The National Archives.

Sie können aber selbstverständlich alle Funktionen nutzen, die im Records Management und im Case Management angeboten werden. Diese Funktionen sind in der entsprechenden Dokumentation beschrieben. Weitere Informationen finden Sie unter SAP Records Management und Case Management

Beachten Sie beim Lesen der Dokumentation für das Records Management und Case Management, dass dort in manchen Bereichen eine andere Terminologie verwendet wird als im Records- und Case- Management.

Abweichende Terminologie für DOMEA

Records Management/Case Management	Records- und Case-Management
Fall	Vorgang
Kompositum mit Fall, z. B. Fallart	Kompositum mit Vorgang, z.B. Vorgangsart
Fallakte	Vorgangscontainer
Records Organizer	Elektronischer Schreibtisch
Ablageplan	Aktenplan
Aktenzeichen	Geschäftszeichen

Customizing

Das Customizing für das Records- und Case-Management nehmen Sie im Einführungsleitfaden (IMG) Records- und Case-Management vor. Dieser Einführungsleitfaden umfasst zum einen die notwendigen IMG-Aktivitäten für das Records Management und das Case Management; zum anderen enthält es alle IMG-Aktivitäten, die Sie außerdem für die beiden Standards von Records- und Case-Management benötigen.

Beachten Sie, dass der ausgelieferte SAP Customizing Einführungsleitfaden auch noch die Einführungsleitfäden Records Management und Case Management enthält. Diese finden Sie unter Anfang des Navigationspfads SAP Web Application Server Nächster Navigationsschritt Basis Services Records Management Ende des Navigationspfads o. Case Management. Die Dokumentation zum Records Management und Case Management nimmt bei Verweisen jeweils auf diese Einführungsleitfäden Bezug. Wir empfehlen jedoch für das Customizing des Records- und Case-Management den Einführungsleitfaden Records- und Case-Management zu verwenden.