Klassifikationseingang
Das iView Klassifikationseingang bietet eine Übersicht der unklassifizierten Dokumente (Dokumente, die bei der automatischen Klassifikation keiner Kategorie zugeordnet wurden). Diese Übersicht stellt einen Arbeitsvorrat für die Person oder Personen dar, die für die Klassifikation von Dokumenten in eine Taxonomie verantwortlich sind. Sie können Dokumente aus dem Arbeitsvorrat direkt in die Kategorien einer Taxonomie klassifizieren.
Darüber hinaus ermöglicht das iView eine Neuorganisation der Klassifikation von Dokumenten innerhalb einer Taxonomie.
Sie können den Klassifikationseingang sowohl für beispielbasierte als auch für query-basierte Taxonomien verwenden.
Sie können eine Taxonomie und den zugehörigen Arbeitsvorrat nur dann im iView anzeigen, wenn Sie für den Root-Ordner der Taxonomie über Schreibberechtigung verfügen.
Für das Klassifizieren benötigen Sie Schreibberechtigung für die Dokumente und für die Taxonomieordner.
Klassifizieren von Dokumenten aus dem Arbeitsvorrat (Zu klassifizierende Dokumente)
Wenn ein Dokument bei der automatischen Klassifikation keiner Kategorie einer Taxonomie zugeordnet wurde, wird es in einer Liste zu klassifizierender Dokumente angezeigt. Diese Liste stellt den Arbeitsvorrat dar.
Die Liste enthält ausschließlich Dokumente, die im Klassifikationsindex der jeweiligen Taxonomie enthalten sind. Darüber hinaus hängt es von den Berechtigungen des jeweiligen Benutzers ab, welche Dokumente angezeigt werden (siehe unten).
Bevor Sie ein Dokument klassifizieren, können Sie den Inhalt sowie das Dialogfenster Details des Dokuments anzeigen.
Im linken Bereich des iView wird die Taxonomie in Form eines Übersichtsbaums dargestellt. Sie können in der Taxonomie navigieren und die Kategorien auswählen, in die Sie ein Dokument klassifizieren wollen.
Sie können Dokumente in einer oder mehreren Kategorien klassifizieren. Die Liste zeigt für jedes Dokument die Anzahl der Kategorien an, in denen es bereits klassifiziert ist.
Wenn Sie ein Dokument manuell klassifizieren, gehört es zur Trainingsmenge. Ab diesem Augenblick beeinflusst das Dokument die Ergebnisse der automatischen Klassifikation.
Nie zu klassifizierende Dokumente
Es gibt Dokumente, die in keine Kategorie einer Taxonomie passen oder die nicht in der Taxonomie erscheinen sollen. Mit der Drucktaste Nie klassifizieren entfernen Sie diese aus dem Arbeitsvorrat und aus allen Kategorien, in denen sie bereits klassifiziert waren. Die Dokumente werden daraufhin in einer Liste nie zu klassifizierender Dokumente angezeigt. Diese Liste hat folgende Zwecke:
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Sie können die Dokumente wiederfinden, die als nie zu klassifizieren eingestuft wurden. Sie können sich einen Überblick verschaffen, um welche Dokumente es sich handelt.
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Sie können diese Dokumente bei Bedarf dennoch klassifizieren.
HinweisEin Dokument kann ausschließlich manuell als nie zu klassifizieren eingestuft werden. Eine automatische Zuordnung von Dokumenten zur Liste nie zu klassifizierender Dokumente erfolgt nicht.
Filtern der Listen
Die Listen der zu klassifizierenden Dokumente und nie zu klassifizierenden Dokumente können eine große Zahl von Dokumenten enthalten. Mit der Dropdown-Liste Pfad können Sie die Sicht auf Dokumente aus einem bestimmten Ordner einschränken. Die Ordner werden innerhalb der Dropdown-Liste in ihrer hierarchischen Struktur dargestellt. Für jeden Ordner wird die Anzahl der enthaltenen Dokumente (einschließlich Dokumente in Unterordnern) angezeigt. Wenn Sie den obersten Knoten auswählen, werden alle Dokumente angezeigt.
Die Dropdown-Box wird nicht angezeigt, wenn es für die ausgewählte Taxonomie nur einen oder keinen Ordner gibt, der unklassifizierte Dokumente enthält.
Um die Übersichtlichkeit der Liste zu verbessern, können Sie in der iView-Personalisierung die maximale Anzahl anzuzeigender Dokumente verringern (Parameter Max. No. of Documents in Inbox ).
Um die Übersichtlichkeit der Ordnerstruktur innerhalb der Dropdown-Liste Pfad zu verbessern, werden nur Ordner angezeigt, die mindestens eine bestimmte Anzahl von zu klassifizierenden Dokumenten enthalten. Sie können diese Anzahl in der iView-Personalisierung einstellen (Parameter Min. No. of Documents per Folder in Documents to Classify ).
Weitere Informationen über die iView-Parameter finden Sie unter KM-Klassifikationseingang-iView .
Neuorganisieren einer Taxonomie
In der Taxonomie lassen Sie sich mit Klick auf den Namen einer Kategorie eine Liste aller Dokumente anzeigen, die in dieser Kategorie klassifiziert sind. Sie können die Klassifikation dieser Dokumente aufheben oder die Dokumente zu anderen Kategorien zuordnen.
Funktionen
Im Arbeitsvorrat ( Zu klassifizierende Dokumente ) und in der Liste der Dokumente einer Kategorie stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
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Funktion |
Beschreibung |
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Klassifizieren |
Das Dokument wird klassifiziert. Wenn Sie diese Funktion in Zu klassifizierende Dokumente ausführen, wird das Dokument aus Zu klassifizierende Dokumente entfernt. Wenn Sie diese Funktion in einer Kategorie ausführen, verbleibt das Dokument in der aktuellen Kategorie. |
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Klassifizieren und entfernen (nur Arbeitsvorrat) |
Das Dokument wird klassifiziert und gleichzeitig aus dem Arbeitsvorrat entfernt. |
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Neu klassifizieren (nur Kategorie) |
Das Dokument wird in den markierten Kategorien klassifiziert und aus allen bisher zugeordneten Kategorien entfernt. |
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Klassifikation hier aufheben (nur Kategorie) |
Sie heben die Klassifikation des Dokuments in der aktuellen Kategorie auf. Das Dokument kann eventuell noch in anderen Kategorien klassifiziert sein. Falls es in keiner anderen Kategorie klassifiziert ist, wird es in den Arbeitsvorrat verschoben. |
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Klassifikation vollständig aufheben |
Mit dieser Funktion heben Sie alle Klassifikationen eines Dokuments in der aktuellen Taxonomie auf. Das Dokument wird in den Arbeitsvorrat verschoben bzw. verbleibt dort. |
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Nie klassifizieren |
Das Dokument wird in die Liste nie zu klassifizierender Dokumente verschoben. Alle Klassifikationen des Dokuments in der aktuellen Taxonomie werden aufgehoben, und das Dokument wird aus dem Arbeitsvorrat entfernt. |
Unterstützung für mehrere Taxonomien
Wenn Sie in Ihrem System mehrere Taxonomien angelegt haben, besitzt jede Taxonomie einen eigenen Arbeitsvorrat. In diesem Fall wird oben links im iView ein Dropdown-Listenfeld angezeigt, mit dem Sie zwischen den Taxonomien wechseln können. Es hängt von den Berechtigungen des jeweiligen Benutzers ab, welche Taxonomien im Dropdown-Listenfeld ausgewählt werden können.
Wenn Sie zwischen Taxonomien wechseln, ermittelt das System die Liste zu klassifizierender Dokumente für die jeweilige Taxonomie.
Das Dropdown-Listenfeld wird nur dann angezeigt, wenn in Ihrem System mehrere Taxonomien vorhanden sind.