Zeitabhängiges Publizieren einrichten

1. Zeitabhängiges Publizieren im Ordner aktivieren

1. Öffnen Sie das Dialogfenster Details des Ordners.

2. Wählen Sie  Einstellungen    Lebensdauer .

3. Wählen Sie Zeitabhängiges Publizieren aktivieren.

4. Optional: Aktivieren Sie das Senden von Benachrichtigungen.

   Falls erforderlich, können Sie das Senden von Benachrichtigungen aktivieren und konfigurieren, um subskribierte Benutzer über den Ablauf der Lebensdauer von Dokumenten zu informieren.

   1. Markieren Sie Send notification before validity expiration (period in days) .

   2. Geben Sie den Zeitpunkt für das Versenden der Benachrichtigung an. Geben Sie hierzu die erforderliche Anzahl von Tagen vor dem Ablaufdatum an. Der Wert muss ein positiver Integer-Wert sein.

      Um beispielsweise festzulegen, dass das System fünf Tage vor Ablauf der Lebensdauer eines Dokuments eine Benachrichtigung sendet, geben Sie den Wert 5 in das Feld Send notification before validity expiration (period in days) ein.

      Hinweis

      Liegt das Ablaufdatum eines Dokuments vor dem Wert, der für den Parameter Benachrichtigung vor Ablauf der Gültigkeit versenden (Zeitraum in Tagen) bestimmt wurde, wird keine Benachrichtigung gesendet. Haben Sie beispielsweise Ihr System so konfiguriert, dass es fünf Tage vor Ablauf der Gültigkeit eines Dokuments eine Benachrichtigung sendet und fügen danach ein Dokument hinzu, dessen Lebensdauer vier Tage später abläuft, sendet das System keine Benachrichtigung für dieses Dokument.

      Achtung

      In der Standardauslieferung sucht das System einmal täglich um 10:00 vormittags nach Dokumenten, für die eine Benachrichtigung gesendet werden muss. Falls 1 als Wert festgelegt ist und Sie den Wert nach der täglichen Überprüfung durch das System eingegeben haben, treten beim Senden der Benachrichtigung möglicherweise Inkonsistenzen auf. Das System sendet keine Benachrichtigung. Ihr Administrator kann die Standardzeit für die Durchführung der Überprüfung ändern, indem er die Eigenschaften des Scheduler-Tasks TimeBasePublishingSendNotificationBeforeExpiry ändert. Weitere Informationen finden Sie unter Scheduler-Tasks für das zeitabhängige Publizieren .

   3. Optional: Legt ein Benutzer eine neue Subskription an oder ändert eine bereits vorhandene, müssen Sie das zeitabhängige Publizieren für den Ordner aktualisieren. Andernfalls erhält der neu subskribierte Benutzer keine Benachrichtigungen über den Ablauf der Lebensdauer von Dokumenten.

      Zum Aktualisieren des zeitabhängigen Publizierens wählen Sie  Einstellungen  Lebensdauer  Zeitabhängiges Veröffentlichen aktualisieren  im Dialogfenster Details des Ordners.

2. Lebensdauer für Dokumente festlegen

1. Öffnen Sie das Dialogfenster Details des Dokuments.

2. Wählen Sie  Einstellungen    Eigenschaften    Lebensdauer .

3. Geben Sie einen Gültig-ab- und einen Gültig-bis-Zeitpunkt ein, und sichern Sie.

   Mit dem Erreichen des Gültig-ab-Zeitpunkts ist das Dokument für Benutzer mit Leseberechtigung sichtbar. Das System benachrichtigt subskribierte Benutzer über das Dokument. Ab diesem Zeitpunkt ist das Dokument mit der Suchfunktion oder beim Durchsuchen von Kategorien auffindbar.

   Ab Erreichen des Gültig-bis-Zeitpunkts ist das Dokument für Benutzer mit Leseberechtigung unsichtbar, es bleibt aber physisch erhalten. Benutzer mit Schreibberechtigung können es weiterhin sehen.

   Hinweis

   Bei der zeitabhängigen Publizierung kann es zu einer Zeitverzögerung kommen.

3. Optional: Übertragen Sie die Einstellungen zur zeitabhängigen Publizierung auf untergeordnete Ordner.

Sie können die Einstellungen für das zeitabhängige Publizieren, die Sie für einen Ordner festgelegt haben, auf alle Unterordner übertragen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie das Dialogfenster Details des Dokuments.

2. Wählen Sie  Einstellungen    Lebensdauer  Auf Unterordner vererben .