Für Abwesenheitszeiten können Sie einen Vertreter benennen. Der Vertreter kann für die Dauer der Vertretung Ihre Workitems sehen und bearbeiten.
Sie müssen den Vertreter im Voraus festlegen. Der Vertreter kann während der Vertretung Ihre Workitems sehen und bearbeiten, wenn er nicht zu den ausgeschlossenen Bearbeitern gehört. Er muss jedoch nicht als Empfänger zugeordnet sein oder zu den möglichen Bearbeitern der zugrunde liegenden Aufgabe gehören.
Vertretung für geplante oder ungeplante Abwesenheit
Für geplante Abwesenheitszeiten, wie z. B. Urlaub, und ungeplante Abwesenheitszeiten, wie z. B. Krankheit, gibt es unterschiedliche Formen der Vertreterregelung.
Geplante Abwesenheit
Für geplante Abwesenheitszeiten benennen Sie einen Vertreter und aktivieren die Vertretung ( "aktive Vertretung"). Ihre Workitems werden dann für die Dauer der Vertretung automatisch an den Vertreter weitergeleitet. Der Vertreter kann dann außer seinen eigenen Workitems auch Ihre Workitems bearbeiten.
Um automatisches Weiterleiten zu ermöglichen, muss das Kennzeichen für automatisches Weiterleiten in einer Systemtabelle des Organisationsmanagements gesetzt sein (siehe auch: Workflow-relevante Daten zum Organisationsmanagement ).
Ungeplante Abwesenheit
Für den Fall einer ungeplanten Abwesenheit benennen Sie im Voraus einen Vertreter ohne die Vertretung jedoch zu aktivieren ("passive Vertretung"). Der Vertreter kann dann jederzeit die Vertretung übernehmen. Welche Workitems der Vertreter dann sieht, hängt von der Einstellung Workitems übernommener Vertretungen zusätzlich anzeigen im Customizing ab.
Ist die Einstellung gesetzt, sieht der Vertreter seine eigenen Workitems und zusätzlich die Workitems des abwesenden Benutzers.
Ist die Einstellung nicht gesetzt (Voreinstellung), sieht der Vertreter nur die Worklist des abwesenden Benutzers. Dabei kann es zu folgender Situation kommen:
Hat ein Vertreter ein Workitem aus der Worklist des abwesenden Benutzers in Bearbeitung genommen und die Bearbeitung abgebrochen, "verschwindet" dieses Workitem aus der Worklist. Das Workitem ist statt in der Worklist des abwesenden Benutzers nun in der Worklist des Vertreters. Um diese wieder sehen zu können, muss der Vertreter die Vertretung beenden.
Weitere Informationen finden Sie im Custominzing unter
.Vertretung für alle oder bestimmte Workitems
Sie können steuern, ob Ihr Vertreter alle oder nur bestimmte Workitems sehen und bearbeiten kann. Dazu legen Sie Ihren Vertreter entweder als persönlichen oder planstellenbezogenen Vertreter fest. Über ein Vertreterprofil können Sie die Vertretung auf Workitems bestimmter Aufgaben einschränken.
Persönlicher Vertreter
Ein persönlicher Vertreter kann alle Ihre Workitems sehen und bearbeiten. Als persönlichen Vertreter geben Sie einen anderen Benutzer an.
Planstellenbezogener Vertreter
Ein planstellenbezogener Vertreter kann nur die Workitems sehen und bearbeiten, die Sie aufgrund der Bearbeiterzuordnung auf Planstellen-, Stellen- oder Organisationseinheitenebene erhalten haben.
Abhängig von den Einstellung des Organisationsmanagements können Sie als planstellenbezogenen Vertreter einen Benutzer, eine Planstelle oder eine Person (Objekttyp P) angeben (siehe auch: Administration des Organisationsmanagements ).
Vertreterprofil
Wenn Sie ein Vertreterprofil auswählen, kann der Vertreter nur die Workitems der Aufgaben sehen und bearbeiten, die im Vertreterprofil zugewiesen sind.
SAP liefert vordefinierte Vertreterprofile aus. Im Customizing können Sie zusätzliche Vertreterprofile definieren. Im Vertreterprofil geben Sie die Aufgabenklassen an, für die das Vertreterprofil gilt. Die Zuordnung einer Aufgabe zu einer Aufgabenklasse legen Sie beim Anlegen der Aufgabe fest.
Weitere Informationen finden Sie im Custominzing unter
.Vertreter festlegen
Wählen Sie im Business Workplace
.Sie gelangen auf das Dialogfenster Persönliche Vertreter .
Möchten Sie einen persönlichen Vertreter festlegen, positionieren Sie den Cursor auf Ihren Benutzernamen und wählen Sie Vertreter anlegen .
Möchten Sie einen planstellenbezogenen Vertreter festlegen, wählen Sie Vertreter für Planstellen .
Sie gelangen auf ein Dialogfenster, in dem Sie den persönlichen bzw. planstellenbezogenen Vertreter auswählen können.
Wählen Sie den Vertreter und dann Weiter .
Sie gelangen auf das Dialogfenster Detailbild Vertretung .
Geben Sie den Gültigkeitszeitraum der Vertretung ein.
Möchten Sie die Vertretung auf Workitems bestimmter Aufgaben einschränken, wählen Sie das entsprechende Vertreterprofil.
Sollen Ihre Workitems sofort an Ihren Vertreter weitergeleitet werden, markieren Sie Vertretung aktiv .
Sie können die Vertretung auch später aktivieren bzw. deaktivieren.
Sichern Sie.
Vertretung ändern oder löschen
Sie können eine Vertretung wie folgt ändern:
Früheres Endedatum festlegen
Gültigkeitszeitraum ändern
Anderes Vertreterprofil zuordnen
Wenn Sie den Gültigkeitszeitraum ändern, wird für die neuen Angaben eine entsprechende Vertretung erzeugt und die bestehende Vertretung entsprechend "aufgetrennt", wie das nachfolgende Beispiel erläutert. Durch diese Auftrennung bleiben die Vertretungen nachvollziehbar. Soll nur der neue Gültigkeitszeitraum bestehen bleiben, können Sie die restlichen Gültigkeitszeiträume löschen.
Der bestehende Gültigkeitszeitraum ist 01.01.2005 bis 31.01.2005. Sie ändern die Gültigkeit auf 15.01.2005 bis 20.01.2005. Dadurch entstehen drei Gültigkeitszeiträume für den Vertreter:
01.01.2005 bis 14.01.2005
15.01.2005 bis 20.01.2005
21.01.2005 bis 31.01.2005
Wählen Sie im Business Workplace
.Sie gelangen auf das Dialogfenster Persönliche Vertreter .
Eine persönliche Vertretung können Sie direkt hier ändern. Um eine planstellenbezogene Vertretung zu ändern, wählen Sie Vertreter für Planstellen .
Positionieren Sie den Cursor auf die Vertretung, die Sie ändern möchten.
Um ein früheres Endedatum für eine Vertretung anzugeben, wählen Sie Abgrenzen .
Um den Gültigkeitszeitraum oder das Vertreterprofil zu ändern, wählen Sie Auswählen .
Um eine Vertretung zu löschen, wählen Sie Vertreter löschen .
Vertretung aktivieren bzw. deaktivieren
Wenn Sie die Vertretung aktivieren, werden Ihre Workitems automatisch an Ihren Vertreter weitergeleitet.
Wählen Sie im Business Workplace
.Sie gelangen auf das Dialogfenster Vertreter für Planstellen oder Persönliche Vertreter .
Markieren Sie den entsprechenden Vertreter und wählen Sie Aktivieren bzw. Deaktivieren .
Vertretung übernehmen
Sie können die Vertretung übernehmen, wenn der abwesende Benutzer Sie als Vertreter festgelegt hat.
Wählen Sie im Business Workplace
.Sie gelangen auf das Dialogfenster Vertretung auswählen .
Markieren Sie die Vertretungen für den oder die Benutzer oder Planstellen, für die Sie die Vertretung übernehmen möchten, und wählen Sie Weiter .
Vertretung beenden
Wählen Sie im Business Workplace
.