Wenn der Anforderer einen Bedarf im Ansprechpartnerprozess angelegt hat, behandelt das System diesen Bedarf als ein Angebot an verschiedene Disponenten. Sobald Ressourcen zu einem Bedarf zugeordnet wurden, befindet sich der Bedarf in Bearbeitung. Der Bedarf kann dann auf zwei Arten abgeschlossen werden:
Der Anforderer schließt den Bedarf manuell ab.
Das System schließt den Bedarf automatisch ab. Dies ist erst der Fall, wenn der Bedarf vollständig durch Einsätze abgedeckt ist.
Wenn der Anforderer eine Rolle zum Ansprechpartnerprozess anlegt, kennzeichnet das System diese auf der Registerkarte MRS zunächst mit (Bedarf ist ein Angebot) . Sie finden das Symbol in der tabellarischen Disponenten- und Ressourcenübersicht in der Spalte Einsatzstatus.
Sobald der Disponent zum Bedarf einen Einsatz im Status Vorgeschlagen, Ausgewählt oder Gebucht angelegt hat, zeigt das System statt des Angebotssymbols das Symbol (Bedarf in Bearbeitung) in der Spalte Einsatzstatus an.
Der Anforderer kann den Bedarf vorzeitig manuell abschließen. Dazu wählt er die Drucktaste (Angebot entfernen). Das System verfährt dann wie folgt:
Wenn zum Bedarf bisher nur offene Einsätze vorhanden sind, dann löscht das System den Bedarf sowie alle dazugehörigen offenen Einsätze („Softbookings“), also Einsätze im Status Ausgewählt, Reserviert oder Vorgeschlagen.
Wenn zum Bedarf bereits gebuchte Einsätze vorhanden sind („Hardbookings“, also Einsätze im Status Gebucht), entfernt das System das Angebotskennzeichen vom Bedarf und schließt den Bedarf ab. Wenn zusätzlich noch offene Einsätze zu diesem Bedarf bestehen, löscht das System diese Einsätze.
Das System schließt den Bedarf automatisch ab, sobald die Planung abgeschlossen ist. Das ist der Fall, wenn keine offenen Einsätze mehr für den Bedarf vorhanden sind.