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 Planungsprozeß: Erstellung eines bewerteten Absatzplans Dieses Dokument in der Navigationsstruktur finden

Einsatzmöglichkeiten

Die Absatz- und Ergebnisplanung eines Unternehmens ist meist ein sehr individueller Prozeß, der stark von der Organisationsstruktur und Branche eines Unternehmens abhängt. Insofern ist jeder Planungsprozeß inhaltlich sehr unterschiedlich bezüglich der Inhalte, die geplant werden bzw. des Umfangs eines Plans. Folgende Entscheidungen müssen individuell getroffen werden: Welche Merkmale und Wertfelder werden beplant, wird zentral oder dezentral geplant, wird über die unterschiedlichen betriebswirtschaftlichen Bereiche integriert geplant usw.

Trotz aller Individualität jedoch lassen sich in der Absatz- und Ergebnisplanung einzelne Teilprozesse identifizieren, die bei vielen Unternehmen ähnlich ablaufen. Im folgenden wird ein beispielhafter Planungsteilprozeß beschrieben, wie er in der Praxis durchgeführt werden kann. Das Ziel des Prozesses ist es, für das kommende Jahr einen bewerteten Absatzplan zu erzeugen, bei dem die Vorgaben des Managements, die auf einer aggregierten Ebene geplant werden, mit den Absatzprognosen der Vertriebsmitarbeiter auf detaillierter Ebene abgestimmt sind.

Szenario

Es ist Oktober des laufenden Jahres und der Planungskoordinator muß die Planung für das kommende Jahr vorbereiten. Die Erstellung des bewerteten Absatzplans ist ein Teilprozeß des unternehmensweiten integrierten Planungsprozesses und wird in der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung durchgeführt.

Als Ausgangspunkt dienen Planvorgaben der Unternehmensführung, die an das Produktmanagement kommuniziert werden und z.B. auf Spartenebene in die Planung eingehen. Diese Vorgaben werden dann auf Produkt-/Kundengruppenebene heruntergebrochen und an die einzelnen Vertriebsmitarbeiter als Planvorschlag weitergereicht. Der Plan wird endgültig verabschiedet, wenn die Ziele auf beiden Ebenen abgestimmt sind.

Voraussetzungen

Als erstes muß der Planungskoordinator die passenden Planungselemente anlegen. Dazu gehört zunächst eine Planversion, die im Customizing der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung angelegt wird (siehe auch Dokumentation zur Aktivität Versionen pflegen ). Die Version erlaubt, parallele Plandaten für dasselbe Marktsegment zu führen. So können z.B. optimistische und pessimistische Planungen abgebildet werden.

Für jede auszuführende Planungsmethode wie z.B. Kopieren von Istdaten, Plandaten anzeigen usw. muß der Planungskoordinator entscheiden, für welche Planungsobjekte diese durchgeführt wird. Dafür legt er im Planungseinstieg der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung entsprechende Planungsebenen und Planungspakete an. Um eine Planungsmethode schließlich auszuführen, bedarf es einer Parametergruppe , die angibt, was die Methode bezogen auf welche Wertfelder ausführt. Nähere Informationen dazu finden Sie in den Abschnitten Planungseinstieg und Planungsinhalte festlegen .

Ablauf

  1. Ist-Absatzmengen in die Planung kopieren

  2. Als Grundlage der bewerteten Absatzplanung kopiert der Planungskoordinator Ist-Absatzmengen in die Planung. Wir befinden uns im Monat Oktober des laufenden Jahres. Somit stehen aktuelle Istdaten für die Monate Januar bis September zur Verfügung. Für die noch ausstehenden Istdaten der Monate Oktober bis Dezember ziehen wir die Ist-Absätze der entsprechenden Monate des Vorjahres heran.

    Die Absatzmengen werden auf höherer Ebene, d.h. pro Kombination Sparte, Warengruppe und Verkaufsorganisation geplant.

    Um die Ist-Absatzmengen des laufenden Jahres nun in die Planversion zu kopieren, müssen die Parameter für die Planungsmethode Kopieren festgelegt werden. In einem ersten Lauf werden die Istdaten der Monate 01 bis 09 des laufenden Jahres kopiert. Anschließend kopiert der Planungskoordinator die Istmengen der Vorjahres-Monate 10 bis 12.

    Zu Kontrollzwecken schaut sich der Planungskoordinator anschließend die kopierten Mengen mit der Methode Plandaten anzeigen in einem Planungslayout an (siehe dazu Abschnitt Manuelle Plandatenerfassung einrichten ).

  3. 10%-Zuschlag auf Ist-Absatzmengen

  4. Da das Management allgemein als Ziel eine 10-prozentige Absatzsteigerung formuliert hat, erhöht der Planungskoordinator die Absätze aller Sparten pauschal um 10%.

    Dafür legt er eine Umwertungsreihe an und führt die Planungsmethode Umwertung aus.

  5. Neue Warengruppe in die Planung integrieren

  6. Dem Planungskoordinator wurde mitgeteilt, daß im kommenden Jahr eine neue Warengruppe vermarktet wird, die in die Planung mit aufgenommen werden soll. Um einen Planvorschlag für die neue Warengruppe maschinell zu erzeugen, verwendet der Planungskoordinator die Planungsmethode Kopieren und gibt unter der Funktion Merkmalswerte transformieren an, daß die Absatzmengen einer vergleichbaren, bereits existierenden Warengruppe auf die neue kopiert werden.

  7. Bewertung der Plan-Absatzmengen mit durchschnittlichen Preisen und Kosten

  8. Zusätzlich zu den Absatzmengen wird in einem weiteren Schritt die Planung um durchschnittliche Istwerte wie Preise, durchschnittliche Erlösschmälerungen, Vertriebseinzelkosten und variable Herstellkosten ergänzt, um schließlich eine Deckungsbeitragsplanung durchzuführen.

    Um die geplanten Absatzmengen zu bewerten, werden die durchschnittlichen Istwerte mit Hilfe der Planungsmethode Quoten ermittelt und dann mit den geplanten Mengen multipliziert. Dafür legt der Planungskoordinator zunächst Quoten und ein Quotenschema an. Über eine Quote ist es möglich, Durchschnittswerte zu errechnen, z.B. Durchschnittspreis = Erlös/Absatzmenge oder durschschnittlich gewährte Boni = Boni/Absatzmengen usw. Quoten können in einem Quotenschema zusammengefaßt werden, so daß die Werte in einem gemeinsamen Lauf ermittelt werden können.

    Der Planungskoordinator läßt die Durchschnittspreise, -erlösschmälerungen, usw. aus den Istdaten der Perioden 01 bis 09 des laufenden Jahres und der Monate 10 bis 12 des Vorjahres ermitteln. Für die neue Warengruppe übernimmt er im Rahmen der Methode Quoten mit der Funktion Merkmalswerte transformieren die Werte der vergleichbaren, bereits existierenden Warengruppe.

  9. Preiserhöhung um 3%

  10. Einige Größen werden, wie die Absatzmengen zuvor auch, gemäß der Vorgaben des Managements um einen pauschalen Prozentsatz angehoben, z.B. sollen die Preise um 3% erhöht werden.

    Diesmal schaut sich der Planungskoordinator zuerst die Plandaten im Planungslayout mit Hilfe der Methode Plandaten erfassen an. In der Erfassungsmaske markiert er dann die Spalte Preis und führt die Funktion Werte ändern aus (siehe dazu auch Abschnitt Manuelle Plandatenerfassung ausführen ).

  11. Top-down-Verteilung der Planvorgaben auf Produkte

  12. Die bisherigen Plandaten wurden auf der Ebene Sparte/Warengruppe/Verkaufsorganisation erzeugt und wurden entsprechend der Vorgaben der Unternehmensführung angepaßt. Diese Vorgaben bricht der Planungskoordinator nun auf die Planungsebene herunter, auf der die Vertriebsmitarbeiter ihre Plandaten erfassen, also auf Ebene Produkt/Kundengruppe.

    Diese Plandaten werden in eine eigene Version gespeichert, damit die Management-Vorgaben (in einer Version) und die Planzahlen der Vertriebsmitarbeiter (in der anderen) unabhängig voneinander geändert und doch miteinander verglichen werden können (in einem gemeinsamen Bericht).

    Mit der Planungsmethode Top-down-Verteilung werden die Werte und die Absatzmenge von der aggregierten Ebene (Sparte/Warengruppe/Verkaufsorganisation) auf die detaillierte Ebene (Produkt/Kundengruppe) verteilt. Das Verhältnis, in dem verteilt wird, wird von den Referenzdaten, hier die Istdaten des laufenden bzw. des Vorjahres, vorgegeben. Um Werte für die Produkte der neuen Warengruppe zu erhalten, wird wiederum im Rahmen der Methode Top-down-Verteilung die Funktion Merkmalswerte transformieren verwendet.

  13. Dezentrale manuelle Planung durch die Vertriebsmitarbeiter

  14. Der Planungskoordinator bereitet für die Vertriebsmitarbeiter die Planung mittels der Funktion Excel-Integration in einem Excel-Tabellenblatt vor (siehe Abschnitt Excel-Integration vorbereiten ). Das Tabellenblatt enthält die Management-Vorgaben und zum Vergleich die vergangenen Ist-Absätze, -Preise und -Erlösschmälerungen der Produkte pro Kundengruppe.

    Über den Planungseinstieg legt der Planungskoordinator Personalisierungsprofile an, über die er die Planungsinhalte den Vertriebsmitarbeitern zuordnet. Dadurch erscheinen später beim Aufruf der Planung lediglich die für den einzelnen Vertriebsmitarbeiter relevanten Planungsaufgaben.

    Die betroffenen Vertriebsmitarbeiter werden dann per E-Mail darüber informiert, daß sie Planungsaufgaben termingerecht im SAP-System zu erledigen haben. Beim Planen steht ihnen dann neben der Excel-Arbeitsumgebung die CO-PA-Planungsfunktionalität zur Verfügung.

  15. Planabstimmung und -verabschiedung

Schließlich legt der Planungskoordinator im Infosystem einen Bericht an, in dem er zwecks Abstimmung die Plandaten der beiden Versionen miteinander vergleichen kann. Nachdem die Plandaten in einem iterativen Prozeß abgestimmt und angepaßt wurden, wird die Planung als verbindlich verabschiedet und im kommenden Jahr laufend mit den aktuellen Istwerten verglichen.