Sekundärindexlaufzeiten (FI)
Neben der Belegarten- und der Kontoartenlaufzeit können auch Sekundärindexlaufzeiten festgelegt werden. Nach Ablauf dieser Zeit können die Sekundärindizes mit dem Nachlaufprogramm aus der Datenbank gelöscht werden.
Sekundärindizes enthalten für Sach-, Debitoren- und Kreditorenkonten Informationen für die Einzelpostenanzeige sowie Informationen, die für die doppelte Rechnungsprüfung benötigt werden.
Sie können mittels der Sekundärindexlaufzeit bestimmen, ob und wie lange ein Index zu einem Beleg (bezogen auf Buchungsdatum und Stichtag des Sekundärindexabbauprogramms) über die Archivierung hinaus im System gehalten werden soll. Ist die Sekundärindexlaufzeit länger als die Kontoarten-/Belegartenlaufzeit, so kann ein Beleg schon archiviert und aus der Datenbank gelöscht sein, seine Sekundärinformation ist jedoch noch immer im System vorhanden.
Beispiel
Archivierungsstichtag ist der 01.04.96, die Sekundärindexlaufzeit beträgt 60 Tage. Das Buchungsdatum für Beleg A ist der 15.03.96 und für Beleg B der 15.01.96. Damit wird der Sekundärindex von A zum Zeitpunkt der Archivierung nicht gelöscht, während der von B gelöscht wird.
Sie bestimmen die Laufzeiten des Sekundärindex über das Customizing “Grundeinstellungen Finanzwesen” im Arbeitsschritt
Kontoartenlaufzeit definieren
. Hier können Sie neben den Kontoartenlaufzeiten auch die Sekundärindexlaufzeiten eintragen. Die Sekundärindexlaufzeit muss dabei immer größer oder gleich der Kontoartenlaufzeit sein.
Durch diese Technik wird es z.B. ermöglicht, Einzelposten zu archivierten Belegen anzuzeigen, siehe Einzelpostenanzeige .
Wenn Sie versehentlich Sekundärindizes gelöscht haben, oder aus irgendeinem Grund solche Indizes wieder aufbauen möchten, lesen hierzu den Abschnitt Sekundärindexaufbauprogramm (FI) .
Achtung
Im Geschäftsjahr der Hauswährungsumstellung dürfen keine Sekundärindizes von Belegen, die im aktuellen Geschäftsjahr ausgeglichen wurden, abgebaut werden, da diese für die Hauswährungsumstellung benötigt werden. Für den Schutz der Sekundärindizes mit Ausgleich im laufenden Geschäftsjahr sollte die Sekundärindexlaufzeit auf mindestens 366 Tage eingestellt werden. Die Indexlaufzeit muss aber mindestens die Differenz in Tagen zwischen Geschäftsjahresanfang und Umsetzungszeitpunkt betragen. Hierfür muss allerdings der Umsetzungszeitpunkt bekannt sein, und es ist auf Buchungskreise mit verschobenem Rumpfgeschäftsjahr zu achten. Das Customizing der Laufzeiten kann nach der Hauswährungsumstellung wieder auf die Ursprungswerte zurückgesetzt werden.