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  Prüfungen (FI-GL, FI-AR, FI-AP)

Damit nur Belege aus dem System archiviert werden, die nicht mehr benötigt werden, müssen mehrerer Bedingungen erfüllt sein. Das Schreibprogramm prüft die Archivierbarkeit auf Belegkopf- und Belegpositionsebene. Ist in den Prüfungen eine der Voraussetzungen für einen Beleg nicht erfüllt, so wird der ganze Beleg nicht archiviert.

Der Belegkopf muss folgende Kriterien erfüllen, bevor er archiviert werden kann:

  • Die Belegartenlaufzeit muss überschritten sein.

    Die Belegartenlaufzeit legen Sie abhängig von der Belegart (z.B. debitorischer Zahlungseingang) und vom Buchungskreis fest. Lesen Sie dazu den Abschnitt Belegartenlaufzeit (FI) .

  • Der Beleg muss mehr als die Mindestanzahl Tage im System sein

    Diese Mindestverweildauer müssen die Belege zusätzlich zur Belegarten- und Kontenartenlaufzeit überschreiten. Dies bedeutet, dass die Tage, die zwischen Erfassungsdatum bzw. Änderungsdatum des Belegs und dem eingegebenen Archivierungsstichtag liegen, die Mindestverweildauer überschreiten müssen, damit der Beleg archiviert werden kann.

  • Belege mit Quellensteuer bleiben mindestens 455 Tage im System.

  • Dauerbelege, vorerfasste oder Musterbelege bleiben unberücksichtigt.

Die Belegposition muss folgende Kriterien erfüllen, bevor sie archiviert werden kann:

  • Der Beleg darf keine offenen Posten mehr enthalten. Das System berücksichtigt nur ausgeglichene Posten oder solche ohne Offene-Posten-Verwaltung.

  • Die Kontoartenlaufzeit muss überschritten sein.

    Diese legen Sie in Abhängigkeit von der Kontoart (Debitoren, Kreditoren, Sachkonten) fest. Lesen Sie hierzu den Abschnitt Kontoartenlaufzeit (FI) .

Für die Laufzeiten gilt als Bezugsdatum ein Stichtag , den Sie für jeden Programmlauf separat angeben können. Wird kein Stichtag explizit angegeben, wird er auf das aktuelle Ausführungsdatum gesetzt.

Eine weitere Prüfung stellt sicher, dass die externe Steuerbehandlung abgeschlossen ist.

Falls in den Belegen Konditionen der Nachträglichen Abrechnung enthalten sind, können Sie die Belege erst dann archivieren, wenn die dazugehörige Absprache bereits abgerechnet und die Residenzzeit, die sie für den Beleg im Customizing der Nachträglichen Abrechnung gepflegt haben, abgelaufen ist. Weitere Informationen finden Sie unter Archivierung von Absprachen .

Zusätzliche Prüfungen können über Business Add-Ins (BAdIS) implementiert sein, siehe Erweiterungen (FI-GL, FI-AR, FI-AP) .