Gemeinsamen Zugriff auf Abteilungsdokumente bereitstellen 
Als Content-Manager verwalten Sie eine Ordnerstruktur, in der die Mitarbeiter einer Abteilung Dokumente zum gemeinsamen Zugriff sichern.
Benutzer können über einen zentralen Einstiegspunkt im Portal auf diese Dokumente zugreifen und Funktionen nutzen, die Ihr Administrator konfiguriert hat, wie z. B. Suche, Subskriptionen, persönliche Notizen oder Feedback.
Sie haben die zentrale Kontrolle über die Ordnerstruktur und können z. B. für bestimmte Ordner eine kontrollierte Publikation der Dokumente vorschreiben. Um Benutzer bei der Dokumenterstellung zu unterstützen und gleichzeitig Konsistenz zu gewährleisten, können Sie Vorlagen bereitstellen.
Voraussetzungen
Im Wurzelordner der Struktur sind Sie als Berechtigungseigner eingetragen und besitzen alle Berechtigungen für die gesamte Ordnerstruktur.
Vorgehensweise
Legen Sie Ordner an.
Weitere Informationen finden Sie unter Ordner anlegen.
Legen Sie Berechtigungen für die Ordner fest.
Weitere Informationen finden Sie unter Berechtigungen festlegen.
Optionale Schritte
Legen Sie die Darstellung von Ordnern im Portal fest.
Weitere Informationen finden Sie unter Darstellung von Ordnern festlegen und Dokumente in einem Ordner manuell anordnen.
Richten Sie das Publizieren von Dokumenten mit oder ohne Genehmigungsprozess ein.
Weitere Informationen finden Sie unter Publizieren mit Genehmigungsprozess einrichten and Publizieren ohne Genehmigungsprozess einrichten.
Aktivieren Sie die Funktion Zeitabhängiges Publizieren.
Wenn Sie diese Funktion aktivieren, können Autoren Dokumente mit einem Gültigkeitszeitraum versehen. Die Dokumente sind nur innerhalb dieses Gültigkeitszeitraums sichtbar.
Weitere Informationen erhalten Sie unter Zeitabhängiges Publizieren einrichten.
Aktivieren Sie die Versionierung von Dokumenten.
Weitere Informationen finden Sie unter Versionierung aktivieren.
Stellen Sie Vorlagen für Dokumente bereit.
Benutzer können direkt im Portal neue Dokumente anlegen, die auf diesen Vorlagen basieren.
Weitere Informationen finden Sie unter Vorlagen bereitstellen.