Erstellung eines Budgetvorschlags
Einsatzmöglichkeiten
Sie möchten eine Budgetplanung für Instandhaltung und Kundenservice durchführen und einen Budgetvorschlag erstellen.
Voraussetzungen
Sie haben die Budgetplanung für Instandhaltung und Kundenservice vorbereitet. Weitere Informationen finden Sie unter Vorbereitung der Budgetplanung.
Ablauf für Manager
Der Manager plant das strategische Budget für seinen Bereich und schickt diese Budgetvorgabe an die verantwortlichen Instandhaltungsplaner (Top-Down-Budgetierungsprozess).
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1. Sie rufen die Budgetplanung für Instandhaltung und Kundenservice über den Web-UI-Link auf und wählen auf der Startseite Budgetverteilung.
2. Sie legen eine Planungsversion für die Budgetvorgabe fest (z. B. eine Minimalversion, Normalversion oder Maximalversion).
3. Sie öffnen die Gesamtübersicht.
Dadurch erhalten Sie eine grafische und tabellarische Übersicht des Budgetvorschlags.
4. Sie überprüfen die Einstellungen unter Funktionen ® Selektionskriterien.
5. Als Grundlage für Ihre Vorgabe zur Budgetplanung können Sie historische Daten heranziehen. Diese ermitteln Sie über BW-Berichte.
Wählen Sie im Menü BW-Berichte die für Sie passenden Berichte aus, und übertragen Sie die Daten in Ihre Vorgabe zur Budgetplanung.
6. Sie ergänzen für jede Budgetgruppe (d. h. für jeden Instandhaltungsplaner) und für jede Budgetkategorie Ihre Budgetvorgaben.
7. Sie kopieren die Daten Ihrer Budgetvorgabe ggf. in eine andere Planungsversion, um weitere Budgetvorgaben zu erstellen.
Die Kopier- oder Löschfunktionen hierfür finden Sie unter Funktionen ® Funktionen.
8. Sie entscheiden sich für eine Version und schicken diese als Budgetvorgabe über Budget senden an die verantwortlichen Planer.
9. Nachdem die Planer ihren Budgetvorschlag zurückgeschickt haben, können Sie die Budgetvorschläge ggf. ablehnen.
10. Zu Auswertungszwecken stehen Ihnen verschiedene BW-Berichte zur Verfügung. Dazu gehören eine detaillierte Aufschlüsselung der Budgetplanung, Vergleiche der Budgetvorschläge mit historischen Ist- oder Plankosten sowie eine Budgetkontrolle für das laufende Jahr.
Ablauf für Planer
Der Planer plant das Budget auf der Basis historischer oder simulierter Daten (Bottom-Up- Budgetierungsprozess). Es ist möglich, gleichzeitig mehrere Versionen von Budgetvorschlägen anzulegen (z. B. eine Minimalplanung, Normalplanung oder Maximalplanung). Nach der Planung entscheidet sich der Planer für eine Version und schickt diese zur Genehmigung an seinen Manager.
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1. Sie rufen die Budgetplanung für Instandhaltung und Kundenservice über den Web-UI-Link auf und wählen auf der Startseite Budgetplanung.
2. Sie legen eine Planungsversion für die Budgetplanung fest (z. B. eine Minimalversion, Normalversion oder Maximalversion). Sie wählen eine Kostenstelle aus.
3. Sie öffnen die Gesamtübersicht.
Dadurch erhalten Sie eine grafische und tabellarische Übersicht des Budgetvorschlags. Sie sehen außerdem die Budgetvorgabe des Managers.
4. Sie überprüfen die Einstellungen unter Funktionen ® Selektionskriterien.
5. Sie haben folgende Möglichkeiten, um Ihre Budgetplanung durchzuführen:
¡ mit dem historienbasierten Budgetierungsverfahren
¡ mit dem plandatenbasierten Budgetierungsverfahren
¡ Sie ermitteln historische Daten über BW-Berichte.
Wählen Sie im Web-UI über das Menü BW-Berichte die für Sie passenden Berichte aus, und übertragen Sie die Daten in Ihre Budgetplanung.
Die Datenbasis für die Budgetplanung ermitteln Sie über verschiedene Funktionen im Web-UI (z. B. Kopie simulierte Kosten, Kopie Istkosten).
6. Neuen Budgetvorschlag erstellen
Sie ergänzen oder ändern für jede Budgetkategorie Ihre neuen Budgetvorschläge und berechnen ggf. Zuschläge oder Abschläge.
¡ historienbasiertes Budgetierungsverfahren
Das historienbasierte Budgetierungsverfahen beruht auf Istkosten der ausgewählten Kostenstelle des vorangegangenen Budgetierungsjahres.
§ Sie kopieren die Istkosten des vorangegangen Budgetierungsjahres.
§ Unter Ad hoc (Hist) können Sie ggf. zusätzlich freie Daten erfassen.
¡ plandatenbasiertes Budgetierungsverfahren
Das plandatenbasierte Budgetierungsverfahren setzt sich aus drei Szenarios zusammen, die letztendlich den Gesamtbudgetvorschlag ergeben. Die angezeigten Daten stammen aus Wartungsplänen und Arbeitsplänen für Equipments oder Technische Plätze, für die Sie (z. B. über die zugeordnete Kostenstelle oder Planergruppe) verantwortlich sind.
Sie können die Planungsszenarios in beliebiger Reihenfolge bearbeiten.
§ Arbeitsplanszenario
Hier können Sie ggf. weitere Arbeitspläne hinzufügen.
§ Wartungsplanszenario
Hier können Sie keine neue Zeilen erfassen.
§ Ad-hoc-Szenario
Hier können Sie unter Ad hoc (Plan) ggf. zusätzlich freie Daten erfassen.
¡ Kombination aus historienbasierten und plandatenbasierten Budgetierungsverfahren
Das kombinierte Budgetierungsverfahren setzt sich aus den jeweils zu Grunde liegenden Szenarios zusammen, die letztendlich den Gesamtbudgetvorschlag ergeben.
Beachten Sie, dass das System bei der Erfassung neuer Zeilen Prüfungen durchführt.
7. Verteilung auf Perioden
Sie verteilen die Daten auf die definierten Perioden, entweder manuell oder mit Hilfe von Planungsfunktionen. Die Planungsfunktionen sind dabei folgende:
¡ historienbasiertes Budgetierungsverfahren
§ historienbasiertes Szenario
Sie können die Periodenverteilung mit der globalen Planungssequenz Historien: Daten auf Perioden verteilen einstellen (siehe Planungsebenen und globale Planungssequenzen). Es gibt folgende Alternativen:
· Der Budgetvorschlag wird so auf die Perioden verteilt, wie die Kosten gemäß der Aufträge angefallen sind.
· Der Budgetvorschlag wird gleichmäßig auf die Perioden verteilt.
§ Ad-hoc-Szenario
Der Budgetvorschlag wird gleichmäßig auf die Perioden verteilt.
¡ plandatenbasiertes Budgetierungsverfahren
§ Arbeitsplanszenario
Der Budgetvorschlag wird gleichmäßig auf die Perioden verteilt.
§ Wartungsplanszenario
Der Budgetvorschlag wird so auf die Perioden verteilt, wie die Kosten gemäß der Wartungsplanterminierung anfallen.
§ Ad-hoc-Szenario
Der Budgetvorschlag wird gleichmäßig auf die Perioden verteilt.
8. Alternative Planungsversionen
Sie kopieren die Daten Ihres Budgetvorschlags ggf. in eine andere Planungsversion, um weitere Budgetvorschläge zu erstellen. Die Kopier- oder Löschfunktionen hierfür finden Sie unter Funktionen ® Funktionen.
9. Vorlage zur Genehmigung
Sie entscheiden sich für eine Planungsversion und schicken diesen Budgetvorschlag zur Genehmigung an Ihren verantwortlichen Manager (Bottom-Up-Planung).
¡ Wenn Sie ohne STS (Status und Tracking-System) arbeiten, finden Sie die Genehmigungsfunktionen unter Funktionen ® Funktionen.
¡ Wenn Sie mit STS arbeiten, wird diese Funktion über den STS durchgeführt.
10. Auswertung
Zu Auswertungszwecken stehen Ihnen verschiedene BW-Berichte zur Verfügung. Dazu gehören eine detaillierte Aufschlüsselung der Budgetplanung, Vergleiche des Budgetvorschlags mit historischen Ist- oder Plankosten sowie eine Budgetkontrolle für das laufende Jahr.
11. Übernahme genehmigter Budgetvorschläge
Durch die Implementierung entsprechender BAdI-Schnittstellen (Businiess Add-Ins) können Sie eine Übernahme genehmigter Budgetvorschläge erreichen, z. B.
¡ Retraktion in Ihr ERP-System als aktives Budget
¡ Fortschreibung weiterer Datensätze Ihres BW-Sxstems