Dateioperationen in Taxonomien 

Verwendung

Sie verwenden diese Funktion in folgendem Szenario: Ein Großteil der Dokumente wird nicht in Repositories erstellt, die mit dem Knowledge Management verwaltet werden. Statt dessen werden die Dokumente mit Hilfe von Crawlern von Web-Sites geholt und in einer Taxonomie klassifiziert. Alle Dokumente sind in einer einzigen Taxonomie anstatt auf verschiedenen Web-Sites verfügbar.

Vorteil dieses Szenarios: Sie können zusätzlich einige lokale Dokumente, wie z. B. eine Überblicksinfo zu jeder Kategorie, direkt in die Kategorien hochladen. Es entfällt die Notwendigkeit, diese Dokumente erst in einem Repository anzulegen und anschließend zu klassifizieren.

Nachteil dieses Szenarios: Sie verzichten auf die Funktionalität, die Ihnen zur Verfügung steht, wenn Sie die Dokumente in KM-Repositories anlegen. Wenn Sie beispielsweise den Zugriff auf Dokumente einschränken wollen, sollten Sie die Berechtigungen an jedem einzelnen Dokument einstellen.

Im Standardszenario des Knowledge Management legen Sie Dokumente in Ordnerhierarchien an und klassifizieren diese anschließend in einer Taxonomie. Die Ordnerhierarchie stellt die Navigationsstruktur für Autoren dar, die Taxonomie stellt die Navigationsstruktur für Leser dar. Die Berechtigungen, die Sie an Ordnern der Ordnerhierarchie einstellen, werden an die Dokumente vererbt.

Voraussetzungen

In der Konfiguration des Content-Management haben Sie für das Taxdata-Repository den Properties-Service aktiviert (Konfiguration ® Content-Management ® Repository-Manager ® CM Repository Manager ® taxdata).

Darüber hinaus müssen Sie für dieses Repository weitere Services aktivieren, die Sie nutzen wollen, wie z. B. den Subscription-Service.

Funktionsumfang

Sie können Dokumente und Ordner in Taxonomien auf ähnliche Weise handhaben wie in Repositories. Für Benutzer oder Content-Manager werden in Taxonomien die gleichen Befehle angezeigt wie in KM-Repositories, z. B. Hochladen, Kopieren oder Verschieben. Dies ermöglicht intuitives Arbeiten mit den gewohnten Befehlen.

In Taxonomien haben diese Befehle jedoch ein anderes Verhalten als in Repositories. Wenn Sie z. B. einen Link auf ein Dokument von einer Kategorie in eine andere verschieben, führt das System eine Umklassifikation des Dokuments durch.

Sie können in Taxonomien folgende Aktionen ausführen:

·        Hochladen und Anlegen von Dokumenten in Kategorien

Sie können Dokumente von Ihrem lokalen PC in eine Kategorie einer Taxonomie hochladen oder Dokumente in Kategorien online anlegen. Das System speichert diese Dokumente in einem versteckten Repository und klassifiziert sie in der jeweiligen Kategorie.

·        Kopieren und Verschieben von Dokumenten

Sie können Links auf Dokumente zwischen den Kategorien von Taxonomien kopieren oder verschieben. Dies bewirkt eine Klassifikation oder Umklassifikation der Dokumente.

·        Kopieren und Verschieben von Taxonomieordnern

Sie können Kategorieordner innerhalb einer Taxonomie kopieren oder verschieben, um die Taxonomie umzustrukturieren.

Siehe auch:

Speicherort für Dokumente

Befehle für Dokumente

Befehle für Ordner

Befehle im Ordner ‚Zu klassifizierende Dokumente’

Befehle im Ordner ‚Nie zu klassifizieren’