Bedarf ermitteln und erfassen

Bedarf ermitteln

Ein Bedarf an bestimmten Dienstleistungen kann in einer Fachabteilung des Unternehmens entstehen, im Rahmen eines Projekts (z.B. Übersetzung von Software) oder bei der Instandhaltung (z.B. Outsourcing von Betriebselektrikern).

Die Fachabteilung kann selbst eine Bestellanforderung ausstellen, oder den Einkauf dazu auffordern. In jedem Fall ist die Bestellanforderung der Auslöser des Beschaffungsvorgangs in MM - Einkauf.

Bei der Durchführung größerer Projekte mit der SAP Anwendungskomponente PS - Projektsystem entstehen Bestellanforderungen aus Netzplänen mit genauen Terminvorgaben, die automatisch an die Komponente MM - Einkauf übermittelt werden. Zur einfachen Erstellung solcher Netzpläne kann auf Leistungsspezifikationen aus vorhandenen Standardnetzplänen zurückgegriffen werden.

Wenn Sie PM - Instandhaltung in Ihrem Unternehmen einsetzen, werden Spezifikationen für Wartungsleistungen ebenfalls bereits außerhalb der Komponente MM angelegt und automatisch an MM - Einkauf zur Weiterbearbeitung übergeben. Die Bestellanforderung entsteht ohne Erfassungsaufwand durch Übergabe der Leistungsspezifikation z.B. aus einer bestehenden Instandhaltungsanleitung oder aus dem Arbeitsplan für einen technischen Platz bzw. ein Equipment.

Bedarf erfassen

Zum Zeitpunkt der Bedarfsfeststellung wird ein Beleg als Grundlage für den Beschaffungsprozeß im System angelegt. Dies kann eine Bestellanforderung sein, aber auch ein Einkaufsbeleg wie z.B. eine Anfrage oder eine Bestellung.

Der Beleg kann ein Leistungsverzeichnis enthalten, das die notwendigen Leistungen bereits mit detaillierter Spezifikation auflistet.

Sie haben in dieser frühen Phase des Beschaffungsprozesses aber auch die Möglichkeit, auf Leistungsspezifikationen ganz zu verzichten und nur ungeplante Leistungen in Form von Wertlimits zu berücksichtigen.

Diese Methode ist insbesondere beim Einsatz von Fremdfirmen von Bedeutung, denn in diesem Fall wird oft erst bei der Durchführung der Arbeiten klar, welche Leistungen erforderlich sind.

Wenn Sie sicherstellen möchten, daß Bestellanforderungen (oder auch Bestellungen) nach dem Vier-Augen-Prinzip kontrolliert werden, dann können Sie sie einem Freigabeverfahren unterziehen.

Dies garantiert z.B., daß eine Bestellanforderung, die einen festgelegten Wert überschreitet, nicht ohne Zustimmung des Fachexperten und des zuständigen Abteilungsleiters bestellt weren darf. Die Bedingungen für die Freigabe zur Bestellung und die Stellen im Unternehmen, die die Freigabe erteilen müssen, können Sie frei definieren.

Bezugsquellenermittlung

Ein Produktivsystem verfügt in der Regel über eine große Menge von Einkaufsdaten. MM - Dienstleistung bietet Ihnen mit der Bezugsquellenermittlung ein Instrument zur Auswertung dieser Daten, mit dem Sie feststellen können, ob geeignete Anbieter für die angeforderten Leistungen vorhanden sind oder sogar längerfristige Geschäftsbeziehungen mit bestimmten Dienstleistern in Form von Kontrakten bestehen.

Aus den Vorschlägen, die das System Ihnen anbietet, können Sie mit Hilfe der Preissimulation die gewünschte Bezugsquelle wählen. In diesem Fall kann die Bestellanforderung direkt in eine Bestellung umgesetzt werden, bzw. in einen Abruf von einem bereits mit dem Anbieter vereinbarten Kontrakt.

Bei der Beschleunigung der Auftragsvergabe unterstützt Sie das System mit der automatischen Umsetzung von Bestellanforderungen in Bestellungen oder Kontraktabrufe. Routinearbeit bei der Zuordnung von Bezugsquellen kann dadurch entfallen.

Für den Fall, daß Leistungen angefordert werden, für die es bisher noch keinen Bedarf gab, d.h. für die keine Bezugsquelle vorhanden ist, muß eine Ausschreibung durchgeführt werden.

Ablauf der Bezugsquellenfindung im System

Bei der Ermittlung möglicher Bezugsqellen für eine angeforderte Dienstleistung stützt sich das System der Reihe nach auf auf folgende Informationen:

Wenn im System Kontrakte vorhanden sind, die entweder die Warengruppe oder die Leistung der Bestellanforderung aufweisen, dann schlägt das System diese Kontrakte als Bezugsquelle vor.

Wenn eine Bestellanforderung einem Rahmenvertrag zugeordnet wurde, dann kann das System dazu Abrufe erzeugen.

Sie können die Bezugsquelle für eine Bestellanforderung auch direkt manuell eingeben. Beispielsweise können Sie mit dieser Funktion die Bestellanforderung einem Lieferanten zuordnen, von dem Sie bisher noch keine Dienstleistungen beschafft haben.

Dienstleistungen ausschreiben

Die Ausschreibung untergliedert sich in zwei Phasen. Zunächst werden Anfragen angelegt, danach werden die eintreffenden Angebotsdaten erfaßt.

Anfrage erfassen

Wenn Dienstleistungen ausgeschrieben werden sollen, muß eine Anfrage erfaßt werden. Dabei können Sie Bezug auf den Vorgängerbeleg Bestellanforderung nehmen. So entsteht kein zusätzlicher Datenpflegeaufwand.

Sie können die Anfrage beliebig vielen Anbietern zuordnen. Für jeden Anbieter erstellt das System eine eigene Anfrage mit einer eindeutigen Nummer, die dem jeweiligen Anbieter übermittelt wird.

Angebotsdaten von Anbietern erfassen

Sobald Angebote eintreffen, übernehmen Sie die Preise und Konditionen der Anbieter in die bestehenden Anfragen. Der Status der Anfrage wird dadurch verändert, aus der Anfrage wird zu diesem Zeitpunkt ein Angebot.

Angebote vergleichen

Nachdem alle Angebote eingegangen und erfaßt sind, können Sie mit Hilfe des Angebotspreisspiegels schnell das günstigste Angebot ermitteln.

Der Preisspiegel wertet Ihnen die Angebote auf verschiedenen Ebenen aus. Sie können Ihre Entscheidung anhand einer Rangliste aller Angebote im Vergleich nach Gesamtwert treffen oder die Angebote auf der Ebene einzelner Gliederungsstufen vergleichen. Das System liefert Ihnen Vergleichsdaten bei Bedarf bis auf die Ebene der Einzelleistung.

Nach Auswahl des günstigsten Angebots erhält der Anbieter Ihrer Wahl den Auftrag. An die ausscheidenden Anbieter können automatisch Absageschreiben geschickt werden.

Auftrag vergeben

Der Anbieter erhält den Auftrag in Form einer Bestellung bzw. eines Abrufs von einem bestehenden Kontrakt. Dazu wird das im System vorhandene Angebot in eine Bestellung bzw. einen Abruf umgesetzt; d.h., auch hier greifen Sie auf vorhandene Daten zurück.

Bestellungen überwachen

Während der Phase der Leistungserbringung werden die Istwerte für erbrachte Leistungen in der zugrundeliegenden Bestellung (bzw. dem Kontraktabruf) permanent aktualisiert. So können Sie jederzeit feststellen, wie weit ein Beschaffungsprojekt fortgeschritten ist.

Sie erhalten Folgeinformationen zu einer Bestellung mit Hilfe der Überwachungsfunktionen Bestellentwicklung und Abrufdokumentation sowie Vergleich der Plan- und Istwerte innerhalb des Leistungsverzeichnisses. Bei Bedarf können Sie für jede einzelne Leistungszeile die Rückmeldung verfolgen.

Zusätzlich stehen Ihnen die umfangreichen Analysen des SAP Logistik Informationssystems (LIS) zur Verfügung, mit denen Sie z.B. die Kosten für Instandhaltungsmaßnahmen im ersten Quartal des laufenden Jahres ermitteln können sowie die Kostenentwicklung im Vergleich zum entsprechenden Quartal des Vorjahrs.

Erbrachte Leistungen erfassen

Wenn der Lieferant Dienstleistungen erbracht hat, werden sie in Leistungserfassungsblättern erfaßt. Bei der Erfassung können Sie Bezug auf die Bestellung nehmen. Dieses Verfahren beschleunigt besonders die Erfassung geplanter Leistungen. Jede Leistung wird mit Mengen und Werten festgehalten.

Wenn in der Bestellung ein Wertlimit für ungeplante Leistungen vorgesehen ist, dann können Sie Spezifikationen für solche Leistungen zum Zeitpunkt der Leistungserfassung pflegen. Die Leistungen werden mit ihrem genauen Wert festgehalten und das System prüft die Einhaltung der in der Bestellung festgesetzten Limits.

Erbrachte Leistungen abnehmen

Nachdem erbrachte Leistungen im Leistungserfassungsblatt festgehalten worden sind, können Sie von einem oder mehreren Verantwortlichen geprüft und abgenommen werden.

Sie können die Leistungsabnahme organisatorisch von der Erfassung trennen, um das Vier-Augen-Prinzip zu wahren. Es ist aber auch möglich, Leistungserfassung und -abnahme von derselben Stelle im Unternehmen durchführen zu lassen.

Sie haben die Wahl zwischen unterschiedlichen Verfahren zur Leistungsabnahme:

Je nach Einstellung im Customizing kann es unterschiedliche Freigabeverfahren mit verschiedenen Stellen im Unternehmen geben, die nacheinander ihre Zustimmung geben müssen. Der Beleg gilt erst dann als abgenommen, wenn die letzte Stelle die Freigabe erteilt hat. Mit diesem Verfahren können Sie die Prüfung sowohl auf fachliche, als auch sachliche Korrektheit gewährleisten.

Rechnungen für Dienstleistungen prüfen

Zum Schluß des Beschaffungsvorgangs wird geprüft, ob die Rechnungen des Dienstleisters korrekt ausgestellt sind. Dazu wird der Wert aus dem abgenommenen Erfassungsblatt herangezogen, mit der Rechnung verglichen und die Steuern in der Rechnung werden geprüft. Falls der Wert überschritten wird, gibt das System eine Warnung aus. Die geprüften und freigegebenen Rechnungen werden anschließend automatisch bezahlt.

Damit ist der Beschaffungszyklus für Dienstleistungen abgeschlossen.