Information Retention Manager

Der Information Retention Manager (IRM) ist das zentrale Werkzeug für die Verwendung von Regelwerken und Regeln zur Steuerung des Lebenszyklus von Informationen.

Achtung Achtung

Mit dem Information Retention Manager (IRM) stellt SAP lediglich einen Rahmen zur Verfügung, anhand dessen der Anwender Regelwerke zum Management der Aufbewahrungsfristen seiner Daten definieren kann. Der Anwender ist allein verantwortlich für die Anpassung des IRM an seine Bedürfnisse, die Definition und Ausführung der Regelwerke und die diesbezügliche Einhaltung der anwendbaren gesetzlichen Regelungen, insbesondere der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. SAP übernimmt diesbezüglich keine Haftung oder Gewähr.

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Integration

Der IRM ist funktional eng mit der Datenarchivierung verknüpft. Während der Schreibphase eines für ILM erweiterten Archivierungsobjekts liest das System für jedes zu archivierende Datenobjekt die IRM-Regeln, um die eingestellte Aufbewahrungsfrist und den Ablageort zu ermitteln.

Falls Sie bereits vor der Einführung von ILM die Datenarchivierung eingesetzt haben, können Sie diese archivierten Daten mit Hilfe der ILM-Funktion Dateiumsetzung (siehe ILM-Erweiterungen in der Datenarchivierung) in Ihre neue ILM-Strategie mit integrieren. Damit ist es möglich, Aufbewahrungsregeln auch auf Daten anzuwenden, die vor der Einführung von ILM archiviert wurden.

Funktionsumfang

Mit Hilfe des IRM können Sie Regelwerke und Regeln nach verschiedenen Kriterien definieren. Sie können zum Beispiel festlegen, wie lange die Aufbewahrungsfrist für einen bestimmten Objekttyp sein soll, an welchem Ablageort die Daten aufzubewahren sind und wann sie vernichtet werden können bzw. müssen.

Regelwerke können auf (externen) gesetzlichen Anforderungen oder auf (internen) Service Level Agreements (SLAs) basieren und sie können strukturierte und unstrukturierte Daten umfassen.

Die IRM-Funktionen stehen im Wesentlichen über folgende Transaktionen zur Verfügung:

IRM_CUST — Registrieren und Customizing der IRM-Objekte
IRM_CAT — Definieren und Customizing von Regelwerken und Regeln (IRM-Katalog)

Der IRM dient allgemein zur Ablage von Regeln für verschiedene Objekttypen. Die Regeln sind im IRM hierarchisch strukturiert: Es werden beispielsweise Regelwerkkategorien für die SAP Business Suite unterstützt, die wiederum die entsprechenden IRM-Objekttypen beinhalten. Den IRM-Objekttypen sind in der SAP Business Suite z.B. die ADK-Archivierungsobjekte zugeordnet.

Die einzelnen Regeln werden in Regelwerken abgelegt. Diese sind jeweils einem bestimmten Regelwerktyp (z.B. Steuer, Produkthaftung) einer bestimmten Regelwerkkategorie (z.B. Residenzzeitregel, Aufbewahrungsregel) zugeordnet.

Die folgende Tabelle zeigt die hierarchische Beziehung der IRM-Objekte (die Granularität der Objekte nimmt von oben nach unten ab):

IRM-Objekt	Beispiel / Bemerkung
Objektkategorie	SAP Business Suite
Objekttyp	`FI_DOCUMNT`
Regelwerkkategorie	Aufbewahrungsregel
Regelwerktyp	Steuerrecht
Regelwerk	Summe aller Regeln mit dieser Ausprägung
Regel	Entspricht einer Zeile im Regelwerk und wird durch eine eindeutige Nummer identifiziert. Ein Regelwerk kann eine oder mehrere Regeln umfassen.
Bedingung	Kriterien, die eine Regel näher spezifizieren, z.B. Mandant und System

Für Bewegungsdaten wird eine Regel durch Angabe der Mindestaufbewahrungsfrist, der maximalen Aufbewahrungsfrist, der Einheit für die Aufbewahrungsfrist, des Beginns der Aufbewahrungsfrist sowie des gewünschten Ablageorts bei einer Archivierung definiert.

Weitere Informationen

Weitere Informationen zur Pflege von Regeln, siehe Allgemeine Grundsätze und Empfehlungen zur Pflege von Regeln im IRM.