Publizieren mit Genehmigungsprozess einrichten 

Verwendung

Der Genehmigungsprozess für Dokumente kann mehrere Schritte umfassen. Das System benachrichtigt auftomatisch die Genehmigenden des fälligen Genehmigungsschrittes. Den Ablauf des Genehmigungsprozesses müssen Sie entsprechend den Erfordernissen einrichten.

Voraussetzungen

Sie besitzen für den Ordner die Serviceberechtigung Genehmigenden ändern (oder Vollzugriff).

Für eine ordnungsgemäße Funktionsweise des Genehmigungsprozesses ist es zwingend erforderlich, dass in der Ordnerstruktur, in der die zu publizierenden Dokumente abgelegt sind, Serviceberechtigungen vorhanden sind. Auf keinen Fall dürfen alle Benutzer über die Serviceberechtigung Vollzugriff verfügen.

Vorgehensweise

1. Genehmigungsprozess aktivieren

Damit Dokumente einen Genehmigungsprozess durchlaufen, müssen Sie den Genehmigungsprozess im Ordner aktivieren.

...

       1.      Öffnen Sie das Details-Dialogfenster des Ordners.

       2.      Wählen Sie Einstellungen ® Genehmigung.

       3.      Wählen Sie Genehmigungsprozess aktivieren.

2. Genehmigungsschritte definieren

Teilen Sie den Genehmigungsprozess in mehrere Schritte auf, wie z. B. Inhalt, Layout und Einhaltung von Corporate-Design-Richtlinien.

       4.      Verwenden Sie folgende Funktionen:

○       Schritt hinzufügen

○       Schritt nach oben verschieben

○       Schritt nach unten verschieben

○       Entfernen

       5.      Erfassen Sie für jeden Schritt einen sprechenden Namen.

3. Genehmigende festlegen

       6.      Ordnen Sie jedem Genehmigungsschritt mindestens einen Benutzer, eine Gruppe oder eine Rolle zu.

In jedem Genehmigungsschritt genügt die Genehmigung durch eine einzige Person. Sobald eine Person einen Schritt genehmigt hat, leitet das System das Dokument an die Genehmigenden des nächsten Schrittes weiter.

Diese Einstellungen gelten nur für den aktuellen Ordner. Untergeordnete Ordner erben diese Einstellungen nicht.

       7.      Vergewissern Sie sich, dass die Genehmigenden Leseberechtigung für die Dokumente haben.

Zum Genehmigen von Dokumenten sind keine weiteren Berechtigungen oder Serviceberechtigungen erforderlich.

Wenn die Versionierung aktiv ist, zeigt das System die Menübefehle zum Genehmigen von Dokumenten dynamisch im Kontextmenü oder im Details-Dialogfenster an. Voraussetzung dafür ist, dass im Layout-Set die entsprechende Befehlsgruppe konfiguriert ist.

Optional: Genehmigungsstatus von Dokumenten anzeigen

Wenn Sie den Genehmigungsprozess für einen Ordner ändern, wirkt sich diese Änderung nur auf Dokumente aus, die Sie neu anlegen oder die den Status In Bearbeitung haben. Für Dokumente, die sich bereits in einem Genehmigungsprozess befinden, gelten die ursprünglichen Einstellungen.

Um zu prüfen, welche Benutzer ein Dokument bereits genehmigt haben und welche Genehmigungsschritte noch ausstehen, gehen Sie vor wie folgt:

...

       1.      Öffnen Sie das Details-Dialogfenster des Dokuments.

       2.      Wählen Sie Einstellungen ® Genehmigung.

Siehe auch:

Serviceberechtigungen festlegen