SAP Records Management 

Einsatzmöglichkeiten

Records Management ist eine Standardlösung für die elektronische Aktenverwaltung.

Schneller Zugriff auf Information ist ein wesentlicher Faktor für eine erfolgreiche Geschäftsabwicklung. Records Management gewährleistet diesen schnellen Zugriff: In einer Akte können alle Informationsobjekte eines Geschäftsvorgangs in einer übersichtlichen hierarchischen Struktur zusammengefasst werden.

Die Umstellung von Papierakten auf elektronische Akten bietet alle Vorteile eines papierarmen Büros: Keine Lagerungskosten für Akten, keine kostenintensiven Kopierarbeiten und optimale Recherchierbarkeit von Informationen.

SAP Records Management bildet aber nicht nur die herkömmliche Papierakte elektronisch ab, sondern bietet darüber hinaus Funktionen an, die weit über den Anwendungsbereich einer konventionellen Aktenverwaltung hinausgehen: Sie haben schnellen und sicheren Zugriff auf archivierte Dokumente. Sie können Office-Dokumente und Notizen direkt in einer Akte erfassen und dabei Dokumentvorlagen nutzen. Sie können Internet- oder Intranet-Seiten in eine Akte einbinden. Neben Dokumenten können Sie verschiedene andere elektronische Elemente einbinden (die Elemente können aus dem lokalen SAP-System, aus anderen SAP-Systemen oder aus Fremdsystemen stammen):

·        Business-Objekte

·        Transaktionen

·        Reports

Durch diese Integrationsmöglichkeiten bietet die Akte eine durchgängige und medienunabhängige Sicht auf alle zu einem Geschäftsprozess gehörenden Informationsobjekte. Der Zugriff auf Information wird erleichtert, da der Benutzer nicht mehr durch die Systeme navigieren und nach Informationsobjekten suchen muss, sondern alle Informationsobjekte in der Akte in einer strukturierten Übersicht findet. Mit einem Mausklick kann er direkt auf die Objekte navigieren.

Darüber hinaus ist durch die Integration der WebFlow Engine sowie eines Ad-hoc-Workflow-Tools eine effiziente Prozesssteuerung aus der Akte heraus möglich: Vordefinitierte Workflows können in eine Akte eingebunden und aus dieser heraus gestartet werden. Benutzer können aber auch in der Akte Ad-Hoc-Workflows definieren. Hierbei senden sie Aktenelemente in einer elektronischen Umlaufmappe an Mitarbeiter und legen deren Aufgaben fest. Dieser Prozess wird protokolliert und ist aus der Akte heraus nachvollziehbar.