Service Provider für Dokumente 
Der Service Provider für Dokumente kann Dokumente unterschiedlichen Formats in Records Management einbinden. Office-Dokumente und einfache Dokumente im Text-Edit-Control können innerhalb von Records Management editiert werden. Andere Formate können auf einfache Art und Weise hoch- und heruntergeladen werden und somit in einer Akte verwaltet und auf dem lokalen Desktop editiert werden.
Connection-Parameter
Siehe Generisches Service Provider Backend. Zusätzliche Connection-Parameter:
CREATE_ONLY_VIA_TEMPLATE
Über diesen Parameter können Sie festlegen, dass der Benutzer Dokumente nur über Dokumentvorlagen anlegen darf. Wenn Sie dies wünschen, vergeben Sie als Wert ein X. Dem Benutzer wird dann auf der Elementart für Dokumente nicht mehr die Aktivität Anlegen angeboten, sondern nur die Aktivität Anlegen mit Vorlage.
TEMPLATE_PROFILE
Als Wert vergeben Sie den Namen eines Vorlagen-Profils, das Sie in der IMG-Aktivität Dokumentvorlagen verwalten angelegt haben. Das Vorlagen-Profil fasst mehrere Vorlagen-Dokumente zusammen.
Sie können 0 bis n Vorlagen-Profile eintragen. Bei Eintrag mindestens eines Vorlagen-Profils wird dem Benutzer auf der Elementart die Aktivität Anlegen mit Vorlage angeboten. Anschließend gelangt er auf ein Dialogfenster, auf dem alle Vorlagen des Vorlagenprofils aufgelistet sind, von denen er eine Vorlage auswählen kann.
TEMPLATE_ID
Als Wert vergeben Sie die Dokument-ID eines einzelnen Dokuments, das als Vorlage verwendbar sein soll. Sie können 0 bis n Vorlagen-Dokumente eintragen.
Eine Dokument-ID setzt sich zusammen aus dem Namen der Dokumentklasse (Name der LOIO-Klasse des Content Modells) und der Objekt-ID (GUID). Diese Information können Sie über die Aktivität Information auf dem Vorlagendokument abrufen.
Hinweis: Wir empfehlen, statt des Parameters TEMPLATE_ID nur den Parameter TEMPLATE_PROFILE zu verwenden.
TEMPLATE_SPS_ID
Als Wert vergeben Sie den Namen derjenigen Elementart, in der Sie die Vorlagen-Dokumente angelegt haben. Alle Vorlagen müssen Sie in einer Elementart angelegt haben. Sie können für die Vorlagen den Service Provider für Dokumentvorlagen verwenden, dies ist aber nicht zwingend.
TEMPLATE_PROPERTY_PRINT
Dieser Parameter bezieht sich auf die Druckfunktionalität der Akte. Beim Drucken einer Akte werden die Struktur der Akte sowie alle druckbaren Dokumente und ihre Attribute gedruckt. Über den Parameter TEMPLATE_PROPERTY_PRINT bestimmen Sie das Layout für das Drucken der Attribute eines Dokuments. Als Wert geben Sie den Namen eines Smart Forms-Formulars an. Wenn Sie keinen Wert angeben, verwendet das System das Standard-Formular SRM_DOC_PROP_PRINT_FORMULAR.
Wenn Sie ein eigenes Formular anlegen wollen, empfehlen wir, das Standard-Formular zu kopieren und Modifizierungen an dem kopierten Formular vorzunehmen. Beachten Sie, dass die Schnittstelle der des Standard-Formulars entsprechen muss.
Damit Dokumente gedruckt werden können, muss ein externer Konvertierungsserver per RFC an das SAP-System angeschlossen sein. Der Konvertierungsserver muss die XDC-Schnittstelle unterstützen. Es können nur Formate gedruckt werden, die der Konvertierungsserver unterstützt. Dokumente nicht unterstützter Formate werden nicht ausgedruckt. Das System gibt in diesem Fall keine Fehlermeldung aus.
STATE_PROFILE_ID
Als Wert vergeben Sie den Namen eines Statusprofils, das Sie in der IMG-Aktivität Statusprofil definieren angelegt haben. Legt der Benutzer anschließend ein Dokument dieser Elementart an, erhält er auf dem Dialogfenster zur Attributpflege das Attribut Status zur Pflege angeboten. Weiter Informationen finden Sie in der Online-Dokumentation im IMG zum Customizing der Statusverwaltung.
FUNCTION_GET_FORM_DATA
Der Parameter bezieht sich auf das Symbol Formularfelder setzen, das dem Benutzer beim Bearbeiten von Word-Dokumenten zur Verfügung steht. Über dieses Symbol können automatisch Formularfelder im Dokument gefüllt werden. Einen häufigen Anwendungsfall stellt das Setzen von Daten in Formularfelder einer Dokumentvorlage dar.
Der Connection-Parameter FUNCTION_GET_FORM_DATA bietet einen User-Exit. Als Wert vergeben Sie den Namen eines Funktionsbausteins, der die Daten ausliest, die in die Formularfelder gesetzt werden sollen.
Als Beispiel liefert SAP den Funktionsbaustein SRM_BDV_GET_FORM_DATA aus. Dieser ist in der ausgelieferten Elementart SRM_SPS_DOCUMENT als Wert zum Connection-Parameter FUNCTION_GET_FORM_DATA eingetragen. Ein von Ihnen implementierter Funktionsbaustein muss dieselbe Schnittstelle wie dieser Beispielfunktionsbaustein haben. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Dokumentation des Funktionsbausteins SRM_BDV_GET_FORM_DATA.
Wenn Sie keinen Wert zum Connection-Parameter FUNCTION_GET_FORM_DATA eintragen, können Formularfelder in einem Dokument über einen Standard-Mechanismus gefüllt werden: Per Standardeinstellung liest das System die Daten aus den Attributwerten der Akte, in der das Dokument integriert ist. Die Zuordnung von Attributwert zu Formularfeld erfolgt über Namensgleichheit. Wenn Sie diesen Mechanismus nutzen wollen, achten Sie also beim Einrichten der Formularfelder darauf, dass Sie diese genau so benennen wie die technischen Namen der Aktenattribute, deren Werte Sie in das Dokument übertragen lassen wollen.
Die Formularfelder müssen folgendermaßen vorher im Word Dokument eingerichtet werden:
...
a. Wählen Sie Formular auf der Word Toolbar mit der rechten Maustaste.
b. Wählen Sie die Schaltfläche Textfeld auf der Symbolleiste Formular.
c. Doppelklicken Sie auf das neu eingefügte Formularfeld und notieren Sie die automatisch generierten Textmarke.
d. Wählen Sie im Menü Datei -> Eigenschaften die Registerkarte Anpassen.
e. Geben Sie die technische Bezeichnung eines Attributes im Feld Name ein (z.B. ZRM_CUS_NR).
f. Aktivieren Sie das Ankreuzfeld Verknüpfung mit Text und wählen Sie Hinzufügen.
g. Wählen Sie die zuvor gemerkte Textmarke aus der Dropdown-Liste Quelle.