Dokumente im Planungslayout 

Verwendung

In Dokumenten können Sie zusätzliche Informationen zu einem bestimmten Wert bereitstellen.

So könnten Sie z.B. in einem Layout, das Sie zur Darstellung der Gewinn- und Verlustrechnung verwenden, dem Feld zur Ausweisung der abgeführten Ertragsteuern ein Dokument zuordnen, in dem Sie über steuerpolitische Entwicklungen im abgelaufenen Geschäftsjahr berichten.

Einem Feld, das die aktuellen Absatzzahlen für ein bestimmtes Produkt zeigt, könnten Sie eine Grafik mit dem Absatzverlauf der letzten fünf Jahre als Dokument hinzufügen.

Im Customizing des Planungslayouts legen Sie fest, ob die Dokumentfunktion zum Ausführungszeitpunkt aktiv sein soll. Im ausgeführten Planungslayout können Sie Dokumente anlegen, öffnen, bearbeiten und löschen.

Integration

·        Diese Funktion nutzt die Möglichkeit des SAP BW, Dokumente zu InfoProvider-Daten zu bearbeiten.

·        Auf Dokumente, die Sie im Kontext eines Planungslayouts anlegen, können Sie auch mit der Planungsfunktion Dokumente zugreifen.

Im Gegensatz zu Dokumenten, die Sie dort anlegen, besitzen die im Kontext eines Planungslayouts erstellten Dokumente stets eine zugeordnete Kennzahl. Um welche Kennzahl es sich handelt, ermittelt das System automatisch beim Anlegen des Dokumentes auf Grund der Position der Zelle im Planungslayout, zu der Sie das Dokument anlegen.

Voraussetzungen

·        Da Dokumente in Planungslayouts immer zu einer Merkmal-Kennzahl-Kombination abgelegt werden, können Sie Dokumente nur dann für eine bestimmte Zelle des Layouts pflegen, wenn für die beteiligten Merkmale das Hinterlegen von Dokumenten zugelassen ist. Die entsprechende Option wird in der InfoObject-Pflege auf der Registerkarte: Allgemeines festgelegt. Weitere Informationen finden Sie unter Merkmal ist Dokumenteigenschaft.

Falls nicht alle Merkmale in einem Planungslayout kommentierbar sind, kann es vorkommen, dass ein und dasselbe Dokument mehreren Zellen des Planungslayouts zugeordnet wird.

·        Wenn die Dokumente, die Sie im Layout hinterlegen möchten, mit einer Microsoft-Office-Anwendung erstellt wurden, müssen Sie die entsprechende Anwendung lokal installiert haben, um die Funktion nutzen zu können.

Funktionsumfang

Customizing des Planungslayouts

Über  Dokumente anzeigen können Sie festlegen, dass das System beim Ausführen des Planungslayouts prüft, ob zu den Werten in den Datenspalten Dokumente hinterlegt sind. Wenn dies der Fall ist, werden die Zellen, für die es ein Dokument gibt, im ausgeführten Planungslayout mit einem kleinen Shape-Symbol (MS Excel) bzw. durch blaue Hintergrundfarbe (SAP ALV-Grid) gekennzeichnet. Wenn die Funktion nicht aktiv ist, gibt es im ausgeführten Layout dagegen keinen Hinweis darauf, ob Dokumente zu den dargestellten Daten vorhanden sind. Außerdem steuern Sie mit der Funktion, ob neue Dokumente im Layout angelegt werden können.

Im ausgeführten Planungslayout stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:  Dokumente anlegen,  Dokumente öffnen (und bearbeiten),  Dokumente löschen. Sie können auch mehrere Dokumente zu einer Zelle anlegen.

Folgende Dokumenttypen werden unterstützt:

·        Microsoft Excel

·        Microsoft PowerPoint

·        Microsoft Word

·        Textdokument

Dokumente verhalten sich wie Bewegungsdaten: Sie werden zusammen mit den Bewegungsdaten gesperrt. Dokumente zu nicht eingabebereiten Zellen lassen sich nur anzeigen, können also nicht verändert oder gelöscht werden. Zu solchen Zellen können auch keine neuen Dokumente angelegt werden.

Aktivitäten

Dokumente für Planungslayout aktivieren

...

       1.      Wählen Sie im Kontextmenü eines Planungslayouts Layout Ändern.

       2.      Wählen Sie  Weiter, bis Sie zum dritten Schritt der Layoutdefinition gelangen. Die Vorschau mit dem Entwurf des Layouts wird angezeigt.

       3.      Wählen Sie  Dokumente anzeigen. Sie gelangen auf ein Dialogfenster, auf dem Sie festlegen können, ob Dokumente gelesen werden sollen. Im Hinblick auf die Optimierung der Performance ist diese Option standardmäßtig nicht gewählt.

       4.      Markieren Sie die Option Dokumente lesen.

Diese Einstellung bewirkt, dass das System beim Ausführen des Planungslayouts nach vorhandenen Dokumenten sucht, diese den Zellen des Planungslayouts zuordnet und die Bearbeitungsfunktionen für Dokumente aktiviert.

Dokumente im Planungslayout verwenden

...

       1.      Führen Sie das Planungslayout aus.

Falls es Dokumente zur aktuellen Merkmalsselektion und den im Layout verwendeten Kennzahlen gibt, ergänzt das System bei den betreffenden Zellen ein kleines Symbol in der oberen rechten Zellenecke. Im SAP ALV wird die Zelle in diesem Fall farblich hervorgehoben.

       2.      Um ein neues Dokument für eine Zelle anzulegen, markieren Sie diese, und wählen Sie  Dokument anlegen. Sie gelangen auf ein Dialogfenster zur Eingabe des Titels und des Typs des Dokumentes.

Geben Sie den Titel für das Dokument ein und legen Sie seinen Typ (Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Textdokument) fest. Das System startet entsprechend dem von Ihnen gewählten Typ den zugeordneten Editor mit einem neuen Dokument.

Wenn Sie bereits ein Dokument mit derselben Anwendung geöffnet haben, wird dieses Dokument automatisch geschlossen und in einem Dokumenten-Puffer zwischengespeichert.

Bearbeiten Sie das neue Dokument.

       3.      Um ein Dokument zu öffnen, das einer Zelle zugeordnet ist, markieren Sie diese, und wählen Sie  Dokument öffnen. Das System startet die entsprechende Anwendung mit dem Dokument.

Falls der Zelle mehr als ein Dokument zugeordnet ist, zeigt das System ein Dialogfenster mit der Liste der verfügbaren Dokumente an, aus der Sie das gewünschte Dokument wählen können.

Sie können in Excel auf die im Layout angezeigten Dokumente zugreifen, indem Sie einfach mit der Maus auf das Dokumentensymbol in der oberen rechten Ecke der Zelle klicken.

       4.      Um ein Dokument zu löschen, das einer Zelle zugeordnet ist, markieren Sie diese, und wählen Sie  Dokument löschen.

Falls der Zelle mehr als ein Dokument zugeordnet ist, zeigt das System ein Dialogfenster mit der Liste der verfügbaren Dokumente an, aus der Sie das zu löschende Dokument wählen können.

       5.      Um Änderungen an Dokumenten zu sichern, wählen Sie  Sichern alles.