Korrespondenz 

Einsatzmöglichkeiten

Korrespondenz ist für die Geschäftsprozesse von Unternehmen unabdingbar. In Form von Briefen, Faxen und E-Mails, die meist täglich in großer Anzahl erstellt und an Kunden versandt werden, erfüllt die Korrespondenz vielfältige Kommunikationszwecke:

·        Übermittlung von Informationen
(z. B. Mitteilung über die Änderung von Konditionen)

·        Dokumentation von Geschäftsprozessen
(z. B. Mitteilung über die Anlage eines Dauerauftrags, Kündigungsbestätigung, Ratenplanvereinbarung)

Die Anwendungskomponente Korrespondenz unterstützt Sie beim Erstellen periodischer und ereignisgesteuerter Korrespondenzen. Das Hauptaugenmerk liegt dabei auf der Erstellung von standardisierter Massenkorrespondenz durch die Anwendung.

Erzeugungsarten von Korrespondenz

Die Korrespondenzerstellung erfolgt:

·        ereignisgesteuert, wenn Korrespondenzen für einen bestimmten Geschäftsvorfall benötigt werden (z. B. Bestätigung einer Adressänderung).
Dabei erstellt das System mit dem Ausführen des jeweiligen Anwendungsprogramms eine Korrespondenz als Einzellauf.

·        periodisch, wenn Korrespondenz für regelmäßig wiederkehrende Geschäftsvorfälle benötigt wird (z. B. Kontoauszug).
Dabei erstellt das System bei der periodischen Ausführung des jeweiligen Anwendungsprogramms die Korrespondenz als Massenlauf. Über die Selektionskriterien des Programms können Sie festlegen, welche betriebswirtschaftlichen Objekte bei der Erstellung der Korrespondenz berücksichtigt werden sollen (z. B. Ausführungsbestätigungen für Daueraufträge, Rechnungen).

Integration

Die Erstellung und Ausgabe von Korrespondenz steuert das System anhand der folgenden Anwendungskomponenten:

·        Korrespondenz-Tool
Das Korrespondenz-Tool verwaltet den Prozess der Korrespondenzerstellung anhand von Korrespondenzanforderungen.

·        Druck-Workbench
Die Druck-Workbench übernimmt die Erstellung von Druckprogrammen sowie die Datenbeschaffung und -konfiguration. Die Druck-Workbench bietet freie Gestaltungsmöglichkeiten für das Layout der Korrespondenz. Der Versand der Korrespondenz kann auf verschiedenen Wegen erfolgen, wie Brief, E-Mail, Fax, SMS. Wenn Sie die Korrespondenz als flache Datei ausgeben, können Sie die Daten extern mit einem Output-Management-System (OMS) weiterverarbeiten.

·        SAPscript, Smart Forms, PDF-basierte Formulare
Mit SAPscript, SmartForms und PDF-basierten Formularen können Sie das Layout der Korrespondenz gestalten und Daten transferieren.

In den folgenden Kapiteln soll näher auf die Abläufe und Funktionen des Korrespondenz-Tools eingegangen werden. Ausführliche Informationen zur Druck-Workbench, sowie SAPscript, SmartForms und PDF-basierten Formularen finden Sie in der Dokumentation dieser Komponenten. Wählen Sie dazu die Internetadresse help.sap.com und danach einen der folgenden Pfade SAP NetWeaver ® Release xx ® SAP NetWeaver ® Application Platform (SAP Web Application Server):

·        Übergreifende Services ® Druck-Workbench

·        Business Services ® Smart Forms/PDF-basierte Formulare/SAPscript (BC-SRV-KPR)

Erzeugung standardisierter Korrespondenz

Einschränkungen

Folgende Funktionen sind nicht Bestandteil der Korrespondenzerstellung und müssen in einem Output-Management-System realisiert werden:

·        automatische Zuordnen von Marketingmaterial zu einer Korrespondenz

·        Zusammenfassung mehrerer Korrespondenzen zu einer Postsendung (z. B. gemeinsamer Versand eines Kontoauszugs, einer Bestätigung eines Dauerauftrages und einer Konditionsänderung)