Funktion

Beschreibung

Integration von Repositories

Unstrukturierte Informationen sind in verschiedenen Repositories gespeichert, wie z. B. auf Dateiservern oder in Dokumentenverwaltungssystemen. Mit Hilfe vorkonfigurierter Repository-Manager können Sie Repositories integrieren und ihre Inhalte über einen zentralen Einstiegspunkt im Portal zugänglich machen. Über offene Programmierschnittstellen (APIs) können Kunden und Partner Repository-Manager für weitere Ablagesysteme entwickeln.

Darüber hinaus können Sie Dokumente in einem KM-eigenen Repository speichern.

Navigation in Ordnern

Portalbenutzer können in den Ordnern aller integrierten Repositories navigieren und auf die enthaltenen Dokumente zugreifen. Der Zugriff auf Ordner und Dokumente wird über Berechtigungen gesteuert.

Die Benutzungsoberfläche für die Navigation in Ordnern kann flexibel konfiguriert und an verschiedene Rollen angepasst werden. Portalbenutzer können die Darstellung der Benutzungsoberfläche personalisieren. Offene Schnittstellen ermöglichen Ihnen, die Benutzungsoberfläche zu erweitern, um eigene Funktionen in das Standardsystem zu integrieren.

Suche

Die Suchfunktion findet Dokumente aus allen integrierten Repositories. In der Suchergebnisliste zeigt das System ausschließlich Dokumente an, für die der jeweilige Benutzer Leseberechtigung hat.

Darüber hinaus können Sie mit Hilfe eines Web-Crawlers die Inhalte von Web-Sites in Ihre Indizes aufnehmen, um diese Inhalte über die Suchfunktion in Ihrem Portal verfügbar zu machen.

Taxonomien und Klassifikation

Eine Taxonomie ist eine hierarchische Struktur von Kategorien, in die Sie Dokumente nach inhaltlichen, organisatorischen oder anderen Kriterien klassifizieren. Dabei können in einer Kategorie Dokumente klassifiziert werden, die in verschiedenen Repositories gespeichert sind. Mit einer Taxonomie ermöglichen Sie Portalbenutzern, trotz heterogener Datenablage in einer organisationsweit einheitlichen Struktur zu navigieren.

Nach einer initialen Konfiguration führt das System für neue und geänderte Dokumente eine automatische Klassifikation durch.

Knowledge-Management-Services

Knowledge-Management-Services ermöglichen Funktionen, die Sie je nach den technischen Bedingungen auf die Inhalte aller angebundenen Repositories anwenden können. Dazu gehören z. B. Subskriptionen, Rating, öffentliche Bewertungen, Feedback oder persönliche Notizen.

Darüber hinaus können Sie mit Hilfe des Content-Exchange-Service Dokumente aus externen Quellen in KM-Repositories importieren.

Erstellen und Publizieren

Jeder Portalbenutzer kann Informationen im Portal erstellen, sofern er über die erforderlichen Berechtigungen verfügt.

Dokumente, die Sie mit PC-Anwendungen erstellt haben, können Sie in KM-Ordner hochladen. Alternativ können Sie Informationen mit Hilfe von Formularen direkt im Web-Browser erstellen.

Der Publikationsprozess wird mit verschiedenen Funktionen, wie z. B. einem Genehmigungs-Workflow, unterstützt.

Sie können Dokumenten und andere Objekten Metadaten zuordnen, um das in Ihrer Organisation vorhandene Wissen besser nutzbar zu machen.