Größe von KM-Ordnern bestimmen 

Verwendung

Mit Hilfe eines Reports können Sie die Größe von KM-Ordnern bestimmen. Der Report berechnet die Größe eines Ordners aus der Summe aller enthaltenen Dokumente und Unterordner.

Sie können den Report für folgende Zwecke verwenden:

●      Fall A: Der Report erstellt einer Liste mit den Größen aller Ordner.

●      Fall B: Der Report setzt die Ordnergröße als neue Eigenschaft am Ordner.

 

Vorgehensweise

...

       1.      Wählen Sie im Portal Content Management ® Reports ® Ermittlung der Ordnergröße.

       2.      Falls Sie den Report gleich im Anschluss laufen lassen möchten, wählen Sie in der Befehlsliste den Link Starten. Falls Sie den Report zu einem späteren Zeitpunkt automatisiert starten möchten, wählen Sie Zeitplan.

       3.      Geben Sie einen Namen für den Report an.

       4.      Falls Sie Zeitplan gewählt haben, tragen Sie in der Registerkarte Zeitplan die Startzeit des Reports und gegebenenfalls das Wiederholungsintervall ein.

       5.      Tragen Sie in der Registerkarte Umfang die Pfade der Ordner ein, die der Report untersuchen soll. Ihnen stehen folgende Optionen zur Verfügung:

●      Geben Sie direkt in das Feld Ort einen Pfad ein und wählen Sie Hinzufügen.

●      Wählen Sie die Funktion Browse... zum Navigieren im entsprechenden Ordner. Markieren Sie den Ordner, und bestätigen Sie mit OK.

       6.      Wechseln Sie zur Registerkarte Parameter und geben Sie die relevanten Parameter für Fall A oder B an:

 

Parameter	Relevant für	Beschreibung
Eigenschaft für Ordnergröße für den obersten Ordner einstellen	Fall B	wenn aktiviert, wird die Ordnergröße als Eigenschaft (siehe weiterer Parameter) für den obersten Ordner der Hierarchie eingetragen
Eigenschaft für Ordnergröße für jeden Ordner einstellen	Fall B	wenn aktiviert, wird die Ordnergröße als Eigenschaft (siehe weiterer Parameter) für jeden Ordner der Hierarchie eingetragen
Eigenschaftsname für die Größeneigenschaft	Fall B	Geben Sie einen Namen für die Eigenschaft an, welche die Größeninformation tragen soll. Der Name darf nicht mit einer Zahl beginnen. Beispiel: foldersize
Eigenschaftsname für das Datum der letzen Kalkulation	Fall B	Geben Sie einen Namen für die Eigenschaft an, welche den Termin der letzten Berechnung tragen soll. Beispiel: calculationdate
Namensraum für die Größen- und Datumseigenschaft	Fall B	Namensraum der zu schreibenden Eigenschaften Beispiel: http://sapportals.com/xmlns/cm/reporting
Versionshistorie einbinden	Fall A und B	wenn aktiviert, werden Versionen der Dokumente in die Größenberechung einbezogen
Ausgeblendete Dateien und Ordner einbinden	Fall A und B	wenn aktiviert, werden versteckte Dateien und Ordner in die Größenberechung einbezogen
Report-Ergebnisliste samt aller Kollektionen und Größen anlegen	Fall A und B	Aktivieren Sie diesen Parameter, damit der Report eine tabellarische Auswertung generiert, in der alle Ordner und deren Größe aufgelistet werden. Mit der Auswertung können Sie prüfen, ob der Report in Fall B die Eigenschaften ohne Fehler setzen konnte.

 

       7.      Testen Sie die Gültigkeit der gewählten Angaben mit Prüfen.

       8.      Um die Eingaben abzuschließen, wählen Sie Sichern. Der Report wird gestartet. Falls Sie einen Zeitplan angegeben haben, wird der Report erst zur Startzeit ausgeführt.

 

Ergebnis

Wenn der Report beendet ist, können Sie das Ergebnis aufrufen, indem Sie den Namen des Reports wählen. Sie erhalten Informationen zur Gesamtgröße der Ordnerhierarchie und der Anzahl der Ordner und Dateien.

Für Fall A: In einer Tabelle finden Sie alle gefundenen Ordner der Hierarchie und deren Größe.

Fall B: Die ausgewählte Eigenschaft ist für jeden relevanten Ordner eingestellt. Sie zeigt Informationen zur Größe für alle entsprechenden Ordner an. Sie finden die Eigenschaften standardmäßig im Details-Dialog eines Ordners in der Eigenschaftenübersicht Verschiedenes.

 

Um gesetzte Eigenschaften an den Ordnern wieder zu entfernen, können Sie den Report Übertragung von Eigenschaften nutzen. Dieser ermöglicht neben der Übertragung von Eigenschaften auch deren Löschung.